Organiser un concert passe par quatre étapes préliminaires. D’abord, fixer la cible de votre concert, trouver le lieu où il se tiendra, fixer votre programmation ou encore établir votre budget. Ensuite, vous aurez un certain nombre de tâches administratives à effectuer en direction de la marie de votre ville, de la DRAC, mais aussi auprès de la SACEM ou du GUSO. Parmi les éléments importants, pensez à l’assurance, aux normes de sécurité et aux accès aux personnes handicapées. Enfin, le succès de votre concert repose en partie sur la communication. Dans ce domaine, pensez à bien planifier votre communication sur les réseaux, dans la rue et vers la presse. Finalement, souvenez-vous que la pérennité de votre organisation repose sur sa capacité à atteindre l’équilibre financier.
Comment assurer le succès de l’organisation de mon concert ?
Organiser un concert est une mission lourde de responsabilités qui va vous demander de développer des compétences spécifiques dans des domaines tels que : la gestion budgétaire, les relations publiques, les relations presse ou encore le droit et la sécurité.
Pour réaliser votre projet, vous devrez impérativement passer par quatre grandes étapes préliminaires qui sont :
- définir le public cible de votre concert,
- trouver un lieu,
- contacter un groupe, des musiciens,
- budgétiser l’événement.
Définir la cible de votre concert
Qu’est-ce qu’un public cible ? Dans le cas de l’organisation de votre concert, votre public cible ne sera autre que l’ensemble des personnes qui se rendront potentiellement à votre événement musical. Il sera alors plus qu’impératif de définir le profil de vos participants. Cette étape est normalement assez naturelle et imposée par le style musical des artistes que vous programmerez.
Organiser un concert : première étape, trouver un lieu
Une fois votre public cible défini, l’étape suivante consiste à sélectionner le lieu de votre concert. En effet, les options de diffusion s’avèrent multiples : espace public, salle de spectacle, complexe polyvalent ou directement dans la rue.
Toutefois, quel que soit l’emplacement retenu, celui-ci doit s’adapter parfaitement à la nature de l’événement (plein air ou intérieur). De plus, sa capacité d’accueil doit s’aligner précisément sur vos objectifs de fréquentation.
Par ailleurs, l’espace choisi doit impérativement respecter les normes réglementaires en vigueur. Cela concerne tout particulièrement l’accessibilité pour les personnes en situation de handicap. En effet, la loi du 11 février 2005 impose de garantir une stricte égalité de traitement pour l’ensemble du public.
Comment contacter les artistes pour organiser un concert ?
C’est l’élément indispensable à toute organisation de concert. Sans lui, votre événement ne peut se tenir. Si vous organisez un concert, vous allez devoir contacter et convaincre des artistes pour venir se produire devant votre public.
De cette manière, vous pourrez faire le choix de recourir à des artistes bénévoles ou bien sollicitez des artistes que vous rémunérerez. A cet effet, vous devrez conclure un contrat de travail et effectuer les démarches nécessaires pour l’embauche auprès du GUSO ou encore de l’URSSAF.
Pour rappel, parce qu’il est bien moins connu que l’URSSAF, GUSO est l’acronyme pour Guichet Unique du Spectacle Occasionnel. Ce dernier vous sera utile si jamais vous engagez et rémunérez un ou plusieurs salariés du spectacle vivant pour un contrat à durée déterminée. Et de même si votre structure n’a pas pour activité principale, le spectacle vivant.
Fixer le budget de votre concert
L’élaboration du budget constitue une étape décisive dans l’organisation d’un concert. En effet, vos ambitions artistiques et techniques doivent impérativement s’aligner sur vos capacités financières réelles. Il est donc indispensable d’intégrer les postes suivants :
- la location de matériels audiovisuels,
- le paiement des droits et taxes,
- la prévision d’une marge pour ceux qu’on nommera les « petits imprévus »,
- le recrutement des intermittents,
- la rémunération des artistes,
- la réservation d’une salle pour votre spectacle,
- la taille de la salle,
- la renommée du groupe,
- le prix des entrées,
- le nombre de personnes à venir,
- l’achat des boissons que vous vendrez,
- les recettes du bar,
- etc.
Tous ces éléments sont à prendre en compte. Dans ce domaine, il y a aussi un vrai travail préliminaire à mener pour déterminer ce que vous allez mettre en place. Vos dépenses doivent déboucher sur des recettes et vous devez vous assurer que votre événement sera en mesure de terminer à l’équilibre. D’autre part, pour vous assurer cet équilibre, vous pouvez également envisager de faire appel au parrainage de sponsors, à celui d’un mécène.
Comment réaliser les démarches administratives ?
L’organisation d’un concert vous oblige à respecter certaines obligations légales. Celles-ci conduiront à procéder à quelques démarches administratives.
La DRAC
Dans un premier temps, vous devrez déclarer votre concert comme étant “spectacle occasionnel” auprès de la DRAC (Direction Régionale des Affaires Culturelles) de votre région au moins un mois avant la date de celui-ci en renseignant les informations suivantes :
- l’adresse (siège social),
- la capacité du lieu,
- la date, la durée, la nature et le nombre de personnes au concert,
- la dénomination sociale (nom de votre association),
- la description des mesures de sécurité prévues et du service d’ordre envisagé,
- l’identité de l’organisateur (votre association a priori),
- la forme juridique de l’exploitant du lieu de la représentation du spectacle mais également celle du diffuseur,
- la fréquentation,
- le nombre de salariés engagés pour l’organisation de l’évènement.
La SACEM
Lors de votre événement, vous diffuserez probablement des œuvres musicales. Par conséquent, il est impératif d’obtenir une autorisation préalable pour exploiter les morceaux des auteurs et compositeurs programmés. Toutefois, cette obligation ne s’applique pas si les artistes engagés interprètent exclusivement leurs propres créations.
Pour mener à bien cette démarche légale, vous devez solliciter la SACEM avant et après la représentation.
Dans un premier temps, au moins 15 jours avant la date prévue, adressez une demande d’autorisation à votre délégation SACEM locale. Celle-ci vous transmettra alors un contrat à compléter et à lui retourner. Enfin, une fois ce document validé, la SACEM vous accordera officiellement le droit de diffuser publiquement ces œuvres musicales.
Le bulletin de déclaration de la SACEM
Après le concert, et ce dans un délai maximum de 10 jours, vous devez compléter et retourner un document récapitulatif. En tant qu’organisateur, vous devrez y détailler :
- le bilan des recettes et des dépenses, permettant de calculer le montant des droits d’auteur à régler ;
- le programme exact des œuvres diffusées, afin de garantir une répartition équitable des redevances entre les différents créateurs ;
- et parfois des documents annexes, comme la copie des contrats des artistes ou le relevé de la billetterie.
Par ailleurs, vous pouvez effectuer l’ensemble de ces démarches administratives directement via un formulaire en ligne. Pour y accéder, il suffit d’utiliser les codes figurant sur le document transmis suite à la déclaration initiale de votre manifestation.
Enfin, pour gagner un temps précieux, vérifiez si les artistes programmés disposent d’une set-list (la liste de leurs morceaux). Si tel est le cas, vous pourrez saisir directement le numéro de leur programme pour automatiser le remplissage de votre déclaration.
Souscrire une assurance
Il vous faudra couvrir toutes les personnes qui auront monter et démonter les scènes, plateaux, etc. Il vous faudra tout autant couvrir les biens et les locaux contre d’éventuels dommages pouvant survenir avant, pendant et après le concert.
En conclusion, notez, qu’il vous faudra vous munir :
- d’une assurance responsabilité civile afin de couvrir votre association en cas de dommages (corporels) causés à un tiers ou à l’un de vos membres.
- d’une assurance tous risques matériels.
- d’une garantie annulation en cas d’annulation du concert en raison d’une intempérie s’il est organisé en plein air par exemple.
Prévoir une sécurité
Pour assurer la sécurité de l’organisation de votre concert, assurez-vous de prendre toutes les mesures nécessaires et ce particulièrement si ce dernier accueille plus de 1500 personnes. Auquel cas, vous devrez faire une déclaration auprès d’une mairie ou d’une préfecture et mentionner dans celle-ci, les termes suivants :
- la date et l’heure,
- l’identité et les coordonnées de votre association,
- le lieu et sa capacité d’accueil,
- la nature du concert,
- le nombre de personnes participant à son organisation (membres, volontaires, prestataires),
- le nombre de spectateurs attendus.
Aussi, n’oubliez pas de garder près de vous la liste des numéros d’urgence en cas d’incident majeur !
Communiquer pour un concert : comment attirer du public ?
Les organisateurs de concerts sont souvent des passionnés. Il se concentre le plus souvent sur le lieux et le groupe qu’ils souhaitent faire venir. Conséquemment, il arrive parfois qu’ils relèguent la communication au second plan. Or cette troisième étape n’est pourtant pas à négliger. C’est elle qui va assurer la venue du public, l’équilibre financier de votre organisation et la pérennité de votre projet.
Utiliser les réseaux sociaux, les relations presse, Infolocale, …
Aujourd’hui, les réseaux sociaux sont le canal de communication à privilégier. Ici le travail préliminaire effectué pour fixer votre cible, vous permettra de préciser les moyens de communication à employer. Une cible plus adulte pourra être touchée sur Facebook. La presse et les influenceurs sur Twitter, un public plus jeune sur Tik Tok et plus féminin sur Instagram…
Votre communication peut également passer par les relations presse, les médias locaux et territoriaux. Ici, pensez à lister les médias de votre territoire. Ceci fait, rédigez et envoyez un communiqué de presse au moins deux mois avant l’événement.
Aussi, pensez aux agendas en ligne, expressément faits pour la communication des associations ; et là, inévitablement, on ne peut que vous conseiller Infolocale.
Enfin, les canaux de communication traditionnels restent de fidèles alliés pour promouvoir votre concert. Alors, tout ce qui est affichages, flyers ou publipostage ne doivent pas être oubliés !
Mettre en place une billetterie
Comme évoqué précédemment, l’objectif financier minimal d’un événement consiste à atteindre l’équilibre. Dans cette optique, la stratégie liée à votre billetterie représente un levier de rentabilité majeur.
Pour optimiser ce poste, l’intégration d’un module de réservation directement sur votre site internet s’avère incontournable. En effet, la digitalisation de la billetterie facilite considérablement la gestion des préventes et la commercialisation globale des places. Cette démarche offre une vitrine numérique supplémentaire pour valoriser les artistes programmés.
De plus, cet espace centralisera l’ensemble des informations pratiques indispensables au public. Vous devrez notamment y préciser la date, l’horaire, le lieu exact, la grille tarifaire, la programmation complète et vos coordonnées de contact.
