Une buvette associative permet de vendre des boissons lors d’un événement organisé ou non par une association.
Si vous souhaitez ouvrir une buvette, certaines étapes sont à suivre pour faciliter vos démarches.
1. Définissez le type de buvette que vous souhaitez ouvrir.
2. Renseignez vous sur les démarches à suivre pour ouvrir votre buvette : demande, dérogation temporaire pour la vente d’alcool, demande d’ouverture d’un débit de boissons auprès de la mairie, etc.
3. Veillez à respecter les règles en matière d’affichage des boissons disponibles, certaines mentions obligatoires doivent être présentes.
4. Gérez l’approvisionnement de votre buvette : boissons, produits d’hygiène, mobilier, etc.
5. Mettez en place un système de gestion des stocks pour conserver vos produits et éviter les ruptures de stock.
6. Etablissez un budget prévisionnel et renseignez vous sur les possibilités de financement de votre buvette : subventions, partenariats, demande de dons.
7. Pensez à la logistique nécessaire : transport, location du mobilier, installation et rangement.
8. Estimez votre besoin en bénévole et faites appel à des membres de votre association ou des volontaires extérieurs.
9. Communiquez sur l’événement dans lequel sera présente votre buvette : affiches et flyers, réseaux sociaux, médias locaux, Infolocale.
Buvette associative : définition
Une buvette associative est un endroit aménagé où une association vend des boissons et parfois des snacks lors d’événements temporaires, comme des concerts ou des tournois sportifs. Généralement, les bénéfices servent à financer l’activité de l’association.
Si vous souhaitez ouvrir une buvette associative pour votre association, vous trouverez dans cet article les étapes à suivre pour y parvenir facilement.
Comment ouvrir une buvette associative ?
Avant de démarrer les démarches pour ouvrir votre buvette associative, vous devez déterminer le type de manifestation à laquelle votre buvette appartient. En effet, cela déterminera les règles et les obligations relatives à celle-ci.
Buvette dans une installation sportive
Il est possible d’ouvrir une buvette dans une enceinte sportive comme un gymnase ou un stade. Si c’est votre cas, vous aurez un certain nombre d’obligations à respecter.
Dans un premier temps, vous devez adresser votre demande au moins trois mois avant l’ouverture de la buvette. Elle devra spécifier la nature de la manifestation prévue ainsi que les informations relatives au débit de boissons : horaires d’ouverture prévues et les catégories des boissons servies.
S’il s’agit d’une manifestation exceptionnelle, la demande peut être effectuée 15 jours à l’avance.
Dans une enceinte sportive, vous ne pouvez pas vendre de boissons alcoolisées. Cependant, vous pouvez obtenir une dérogation temporaire pour vendre des boissons de groupe 3, c’est-à-dire avec un degré d’alcool inférieur à 18°. Celle-ci sera valable pour 48 heures maximum.
Pour obtenir cette dérogation, vous devez être l’une des associations suivantes :
- Association sportive agréée : dans la limite de 10 autorisations par an.
- Association organisatrice de manifestation à caractère touristique : dans la limite de 4 autorisations par an.
- Association organisatrices de manifestation à caractère agricole : dans la limite de 2 autorisations par an.
Pour demander votre dérogation, vous devez vous adresser à la mairie de la commune dans laquelle sera situé le débit de boissons.
Buvette dans une foire ou une exposition
Si vous souhaitez ouvrir une buvette associative dans une exposition ou une foire, vous pourrez servir tout type de boisson si votre buvette répond à ces 3 conditions :
- La foire / exposition est organisée par l’État ou une collectivité ou une association reconnue d’utilité publique.
- Le commissaire général de l’exposition ou de la foire lui a laissé un avis favorable.
- Une demande d’ouverture d’un débit de boissons temporaire a été effectuée au moins 15 jours à l’avance auprès du maire de la commune concernée, avec un avis favorable du commissaire général de l’exposition ou de la foire.
Buvette dans une manifestation organisée par une association
Dans le cas d’une manifestation organisée par votre association elle-même, vous pouvez ouvrir une buvette associative et vendre des boissons de groupe 1 (sans alcool) et de groupe 3 (boissons alcoolisées avec un degré inférieur à 18°).
Vous devez cependant obtenir une autorisation du maire de la commune dans laquelle se trouve le débit de boissons.
Dans ce cas de figure, le nombre maximum d’autorisations est de 5 par an.
Buvette réservée aux adhérents
Si vous ouvrez une buvette réservée à vos adhérents, vous n’avez pas de démarches ou de réglementation spécifique à suivre.
De plus, vous n’avez pas de démarches à faire auprès de l’administration fiscale.
Toutefois, les recettes générées par votre buvette doivent être prises en compte parmi vos recettes lucratives.
Celles-ci doivent être déclarées et soumises à imposition dans deux cas :
- Si elles représentent une part significative du budget de l’association, même pour le moindre montant perçu.
- Si elles génèrent un revenu annuel dépassant 76 679 €, même si elles sont secondaires.
Il est donc essentiel de déterminer si l’activité peut être considérée comme non lucrative ou non.
Pour rappel, ces règles concernent l’ouverture d’une buvette associative. Si vous souhaitez ouvrir une buvette permanente, la réglementation et les démarches seront différentes.
Ouvrir un bar associatif
Pour ouvrir une buvette permanente, vous devez déterminer le public auquel vous souhaitez vous adresser. Votre buvette peut être destinée aux adhérents ou ouverte au public.
Les démarches administratives à suivre seront les suivantes :
- Créer une association et l’enregistrer auprès des autorités compétentes.
- Souscrire à une assurance.
Dans le cas d’une buvette permanente réservée aux adhérents, vous pouvez obtenir une licence 3 (boissons avec un degré d’alcool inférieur à 18°) pour servir des boissons alcoolisées.
Par ailleurs, si votre buvette est ouverte au grand public, vous pourrez servir des boissons de catégorie 4 (boissons avec un degré d’alcool supérieur à 18°), sous réserve de l’obtention d’une licence 4.
Affichage des tarifs et de la carte dans une buvette associative
Lors de l’ouverture de votre buvette, il est indispensable d’afficher les boissons disponibles. Les boissons alcoolisées et non alcoolisées doivent faire l’objet d’une différenciation claire.
En outre, votre association doit respecter certaines règles en matière d’affichage :
- Mention obligatoire des tarifs : vous devez indiquer les tarifs des boissons que vous proposez.
- Affichage des licences obtenues : il est nécessaire d’afficher les licences obtenues, dans le cadre d’une buvette associative, la licence pour les boissons alcoolisées sera la licence 3.
- Mise en place d’une fiche d’avertissement : vous devez afficher une fiche qui met en garde contre la consommation excessive d’alcool et l’interdiction de vendre de l’alcool à des mineurs ou des personnes ivres.
Les étapes pratiques à suivre pour l’ouverture d’une buvette associative
Afin de préparer au mieux l’ouverture de votre buvette associative, voici une liste d’étapes pratiques à anticiper pour être opérationnel le jour du lancement.
Gérer l’approvisionnement de votre buvette
Dans un premier temps, vous devez évaluer les besoins relatifs à l’ouverture de votre buvette :
- Stock de boissons, de snacks.
- Matériels : vaisselles, produits ménagers, frigo, chaises, comptoir, machine à café, tireuse à bière, etc.
- Mobilier : tentes, stands, etc.
Vous pourrez alors identifier vos fournisseurs, il peut s’agir de grossistes, de commerçants ou de supermarchés par exemple.
Gérer vos stocks
Vous pouvez mettre en place un système de gestion des stocks pour suivre les quantités disponibles de vos produits et éviter les ruptures de stock pendant l’événement.
Veillez également à organiser un espace de stockage facile d’accès et avec des conditions favorables à la conservation des produits.
Financer votre buvette association
Il est nécessaire d’établir un budget prévisionnel pour l’organisation de votre buvette associative. Pour cela, vous devez prendre en compte des dépenses telles que l’approvisionnement, la location de matériel, les frais administratifs, etc.
Vous pouvez obtenir des sources de financement pour couvrir les dépenses prévues. Par exemple, en faisant une demande subvention, en obtenant des partenariats avec des entreprises locales ou en faisant des demandes de dons.
Organiser la logistique de votre buvette
Il faut anticiper la mise en place de la logistique nécessaire à l’installation de la buvette sur le lieu de l’événement. Cela inclut par exemple la location du mobilier (tente, tables, chaises, etc.), mais aussi le transport des équipements et des produits vers le lieu de l’événement, leur installation et leur rangement.
Trouver des bénévoles
Vous aurez peut-être besoin de bénévoles pour vous prêter main forte et assurer le bon fonctionnement de votre buvette.
De ce fait, il est nécessaire de bien identifier vos besoins en personnel. Pour cela, demandez-vous :
- Combien de personnes doivent être présentes en permanence à la buvette ?
- Quelle sera l’amplitude horaire de votre buvette par rapport aux heures de présence de vos bénévoles ?
- Prenez en considération les pauses de chacun de vos bénévoles.
- Surestimez votre besoin ! En effet, il est fréquent d’avoir des désistements de dernière minute auxquels il faudra remédier.
Vous pouvez faire appel à des bénévoles parmi les membres de votre association ou à des volontaires extérieurs en vous rendant sur des sites spécialisés dans la recherche de bénévoles.
Afin de préparer au mieux votre équipe, organiser des réunions d’informations et de formation pour vos bénévoles.
Communiquez sur votre buvette
Il est important de communiquer sur la mise en place de votre buvette. Pour ce faire, vous devez mettre en avant l’événement dans lequel elle sera présente. Par exemple, vous pouvez créer des affiches et des flyers à distribuer dans des endroits stratégiques par rapport à votre cible.
Les réseaux sociaux sont également un bon levier pour améliorer la visibilité de l’événement et créer une communauté autour de votre projet.
En outre, vous pouvez aussi avoir recours aux médias locaux pour faire connaitre votre événement et votre buvette auprès d’un public local.
Cependant, cela peut prendre du temps et il y a toujours une incertitude de publication. Pour communiquer simplement dans les médias locaux, vous pouvez utiliser Infolocale.
Infolocale est une solution gratuite de communication pour les associations. Elle permet de créer en quelques clics du contenu et d’être diffusé dans les médias du groupe Sipa Ouest-France (ouest-france.fr, actu.fr, 20 minutes, France Live…). Vous pouvez promouvoir dès maintenant votre projet sur Infolocale pour obtenir une visibilité dans de nombreux médias locaux.
