Les tournois sportifs sont un excellent moyen de fédérer une communauté autour d’une passion et de faire connaître votre organisme auprès du grand public.
Voici une liste des étapes clés à respecter pour organiser un tournoi sportif :
1. Déterminer l’objectif de votre tournoi pour définir les grands axes de votre organisation.
2. Choisir le lieu du tournoi en prenant en compte la capacité d’accueil, l’accessiblité, etc.
3. Elaborer un budget prévisionnel pour mesurer vos coûts et chercher des solutions de financement (subventions, sponsoring, dons, etc).
4. Organiser le déroulement du tournoi : les règles, les rencontres, les inscriptions et les ventes de places, la gestion du paiement sur place.
5. Planifier la logistique : évaluer vos besoins matériels et humains.
6. Se renseigner sur les obligations légales : assurances, autorisations, service d’ordre, premiers secours, etc.
7. Communiquer sur votre tournoi sportif en combinant plusieurs outils comme les affiches et les flyers, les réseaux sociaux ou encore Infolocale.
Organiser un tournoi sportif : les étapes à suivre
Les tournois sportifs sont l’occasion parfaite de réunir un public autour d’une passion et de créer des liens forts au sein d’une communauté. C’est également un excellent levier pour faire connaitre votre organisme auprès du grand public.
Si vous souhaitez organiser un tournoi sportif, mais que vous ne savez pas par où commencer, vous trouverez dans cet article toutes les étapes à suivre pour y parvenir facilement.
Déterminer l’objectif de votre tournoi sportif
Avant de commencer la préparation de votre tournoi, il est indispensable de définir clairement son objectif.
Par exemple, il peut être organisé dans un contexte amical ou faire partie d’une compétition officielle.
Par ailleurs, vous devez déterminer à quel public vous vous adressez, le nombre de participants au tournoi, si votre événement est gratuit ou payant, etc.
Tous ces éléments contribuent à établir les bases de la planification de votre événement sportif.
Choisir le lieu du tournoi
Le choix du lieu est un critère essentiel à l’organisation de votre tournoi sportif. De ce fait, il est important d’anticiper cette étape suffisamment en avance pour avoir l’espace le plus adapté à vos besoins :
- Combien de personnes votre lieu peut-il accueillir ?
- Est-il accessible pour les personnes à mobilité réduite ?
- Est-il adapté à la pratique de la discipline (sport en extérieur, sport en salle, équipements à disposition) ?
- Est-il bien desservi (accessible en voiture, stationnement disponible, desservi par les transports en commun, etc.) ?
Élaborer un budget prévisionnel
Pour anticiper au mieux les coûts liés à votre événement sportif, nous vous conseillons d’établir un budget prévisionnel. Pour cela, il faudra prendre en compte vos différentes dépenses et une estimation des recettes générées par l’événement.
Voici les différents coûts à prendre en compte :
- Location du terrain ou des installations sportives
- Coûts de sécurité et de premier secours
- Coûts logistiques (transport, mobilier, équipements)
- Ressources humaines, si vous décidez d’embaucher des personnes pour l’événement
- Assurance événementielle
- Frais de nourriture et de boisson, si vous proposez des stands/buvettes
- Autres dépenses imprévues ou diverses
Financer son tournoi sportif
Organiser un tournoi sportif peut représenter un coût important pour votre organisme. Pour vous aider à financer votre tournoi, il existe différentes solutions de financement :
- Générer des recettes : par le biais de frais d’inscription ou grâce à la vente de boissons et de nourriture par exemple.
- Faire une demande de subvention/aide locale : vous pouvez solliciter les autorités locales pour connaitre les modalités de subventions dans le cadre d’un tournoi sportif.
- Faire appel à des sponsors : il est possible de faire un partenariat avec une entreprise locale pour obtenir un soutien financier en échange de la mise en avant de sa marque par exemple.
- Collecte de fonds : en amont du tournoi sportif, vous pouvez organiser des événements comme des ventes spéciales ou des loteries pour récolter des fonds.
- Appel aux dons : vous pouvez faire un appel aux dons et aux contributions volontaires auprès d’entreprises et de personnes.
Organiser le déroulement du tournoi
Afin de cadrer au mieux votre événement et éviter les débordements, il est nécessaire de bien organiser le déroulement du tournoi.
Déterminer les règles
Dans un premier temps, vous devez définir des règles précises. Pensez par exemple aux conditions de disqualification et aux règles de comportements à respecter.
Pour vous aider à cadrer la compétition, prenez un arbitre qui veillera au respect des règles du tournoi.
Organiser les rencontres
Pour fluidifier le déroulement du tournoi, vous pouvez créer une liste des participants et/ou des équipes en amont de l’événement. Si vous organisez des rencontres, vous pouvez utiliser un logiciel de tirage, nombreux sont à disposition gratuitement en ligne.
Organiser les inscriptions et les ventes
Un des point centraux pour organiser un tournoi sportif est la mise en place des inscriptions pour les participants et de la vente de places pour le public.
Cette étape peut être fastidieuse pour les organisateurs du tournoi. Afin de vous faciliter la tâche, vous pouvez vous tourner vers un système d’inscription et de billetterie en ligne pour centraliser les informations au même endroit.
Gérer le paiement sur place
Si vous choisissez de vendre de la marchandise, de la nourriture ou des boissons durant votre événement, vous devez réfléchir à un système de paiement sur place. Plusieurs options s’offrent à vous :
- Paiement en espèces : cette méthode est la plus simple et courante. Vous devez cependant veiller à avoir un personnel formé pour gérer les transactions et faire les comptes.
- Paiement par carte bancaire : si vous souhaitez privilégier les paiements par carte, il existe de nombreuses options de terminaux mobiles connectés à un smartphone ou une tablette. Cela nécessite d’avoir une connexion internet stable le jour du tournoi pour traiter les transactions.
- Paiement par tickets ou jetons : pour simplifier le processus de paiement, vous pouvez vendre des tickets/jetons à l’avance ou sur place, que les participants utilisent en échange de nourriture, boissons et autres.
- Paiement sans espèce : si vous organisez un événement de grande envergure, vous avez la possibilité d’utiliser des bracelets équipés de puces. Les participants les chargent en avance et effectuent des paiements sur le site du tournoi en scannant leur bracelet à des terminaux dédiés.
Planifier la logistique de votre tournoi sportif
De nombreux éléments sont à prendre en compte dans la logistique d’un tournoi sportif. Il est essentiel de les anticiper suffisamment en avance pour ne pas être débordé le jour de l’événement.
Évaluer vos besoins logistiques
Dans un premier temps, évaluez vos besoins logistiques en dressant une liste détaillée des éléments nécessaires à l’organisation de votre tournoi : équipements sportifs, installations sanitaires, zones de restauration, espaces de stationnement, etc.
Recruter des bénévoles
Par ailleurs, définissez aussi vos besoins en ressources humaines. En effet, le jour de l’événement, vous aurez besoin de personnes pour vous prêter main forte à différents niveaux : sécurité, arbitrage, ventes, accueil, premier secours, gestion des caisses et des paiements, etc. Il est nécessaire d’anticiper au maximum le recrutement pour ne pas manquer de personnel le jour j.
Pour cela, vous pouvez recruter des personnes en contrat temporaire ou faire appel à des bénévoles. Si vous souhaitez solliciter des bénévoles, vous pouvez faire une offre sur des sites de recherches dédiés au bénévolat ou faire appel à des membres internes si vous êtes une association.
Les obligations légales pour l’organisation d’un tournoi sportif
Pour organiser un tournoi sportif, certaines obligations légales sont à respecter.
Premièrement, vous devez souscrire à une garantie d’assurance afin de couvrir les risques liés à l’événement. L’assurance doit couvrir la responsabilité civile de l’organisateur du tournoi, celle des bénévoles, des salariés et celle des participants. Si cette obligation n’est pas respectée, vous encourez des sanctions pénales.
De plus, des autorisations sont à obtenir auprès des autorités locales compétentes. En général, il s’agit d’une autorisation de la municipalité ou de la commune dans laquelle se déroule le tournoi. Si votre tournoi se déroule sur une voie publique, vous devrez soumettre une demande pour l’occupation de l’espace public.
En outre, d’autres obligations relatives aux mesures de sécurité pour l’événement sont à prendre en compte :
- Prévoir un service d’ordre.
- Avoir un kit de premier secours à disposition ou éventuellement des secouristes formés si votre tournoi rassemble beaucoup de monde.
- Respecter les règles techniques et les règlements émis par votre fédération délégataire.
- S’assurer que le matériel soit conforme aux normes.
- Si vous souhaitez organiser une buvette comprenant la vente de boissons alcoolisées, vous devez vous assurer de faire une demande de dérogation auprès de votre mairie au moins trois mois avant l’événement. Pour cela, votre groupement sportif doit être agréé.
Concernant les participants, ils doivent fournir une licence attestant de la délivrance d’un certificat médical. Pour les non-licenciés, un certificat médical de moins de 12 mois doit être présenté.
Attention, il faut impérativement prendre en compte les délais d’attente des demandes auprès des administrations pour s’assurer que votre tournoi respecte les obligations légales le jour de l’événement.
Communiquer sur votre tournoi sportif
Le dernier point majeur pour organiser votre tournoi sportif est la communication. En effet, promouvoir votre événement est indispensable pour assurer d’attirer des participants et du public le jour j.
Pour ce faire, vous pouvez opter pour différents outils de communication.
Créer une page web pour votre tournoi sportif
La création d’une page d’inscription pour votre tournoi sportif peut être utile pour former un point central entre tous vos supports de communication et attirer des participants.
Elle permet de mettre en avant des éléments clés sur votre événement comme la date, le lieu et les modalités d’inscription.
Afin de créer votre page facilement, vous pouvez utiliser des outils simples et gratuits en ligne comme Wix et Hubspot. Veillez à ce que votre page soit simple et intuitive pour faciliter le parcours de l’utilisateur.
Créer des affiches et des flyers
Pour cibler spécifquement votre public, vous pouvez créer des affiches et des flyers. Assurez-vous de les distribuer dans des lieux stratégiques, c’est-à-dire, fréquentés par votre audience cible.
De plus, il est important d’élaborer des visuels attrayants en privilégiant des images fortes aux textes longs pour être plus impactant.
Vous pouvez créer deux types de visuels, chacun destiné respectivement aux potentiels participants à votre tournoi sportif ou au public de votre événement.
Animer vos réseaux sociaux
Servez-vous de vos réseaux sociaux pour créer de l’interaction avec votre cible et engager votre communauté autour de votre tournoi sportif.
Pour cela, n’hésitez pas à dynamiser vos contenus : faites des stories, des vidéos, des publications afin de créer de l’impact auprès de votre audience et donner envie au public d’assister à votre tournoi.
En outre, veillez à communiquer régulièrement pour maintenir le contact avec les participants.
Communiquer dans les médias locaux
Solliciter les médias locaux pour couvrir votre événement est un bon levier pour votre visibilité. Pour cela, vous pouvez rédiger un communiqué de presse à adresser à la presse locale en mettant en avant les informations clés de votre tournoi sportif.
Cependant, cela peut prendre du temps et il y a toujours une incertitude de publication. Si vous souhaitez que votre tournoi sportif apparaisse facilement et rapidement dans les médias locaux, vous pouvez utiliser Infolocale.
Comment communiquer avec Infolocale ?
Infolocale est une solution gratuite de communication pour les associations. Elle permet d’annoncer vos événements en quelques clics et d’être diffusé dans les médias du groupe Sipa Ouest-France (ouest-france.fr, actu.fr, 20minutes, FranceLive…) ainsi que sur les sites internet de près de 120 collectivités françaises. Vous pouvez annoncer dès maintenant votre tournoi sportif sur Infolocale et obtenir une visibilité dans de nombreux médias locaux.
