Comment organiser un festival : Toutes les étapes
Pour organiser votre festival vous devrez passer par un certain nombre d’étapes incontournables :
- Anticipez cette période,
- Définir une équipe dédiée à la préparation de votre festival
- Organiser votre planning de manière à gérer le temps alloué à chaque tâche,
- Prévoir le financement de votre festival,
- Définir la date, le lieu et le thème de votre festival,
- Contacter les invités (artistes, intervenants…) de votre choix,
- Etablir votre programmation
- Mettre en place un service de billetterie
- Souscrire à une assurance
- Prévoir un dispositif de sécurité
- Lancer votre communication en amont afin de promouvoir votre festival (réseaux sociaux, site internet, affichage…)
- Anticiper vos besoins en termes de bénévoles nécessaires le jour J
Tout d’abord, un festival désigne une manifestation artistique et / ou culturelle éphémère à caractère festif. Il a également pour but de mieux faire connaître votre structure. Il existe une large liste des différents types de festivals autour des arts, de la culture ou encore du sport. On retrouvera le plus fréquemment des festivals de musique, cinéma, lecture, écriture, tatouage, jeux vidéo, photo, gastronomie ou encore sportifs.
Quel lieu choisir pour organiser un festival ? Comment mettre en place un système de billetterie ? Quelles sont les règles et les obligations à suivre en matière de sécurité dans l’évènementiel grand public ? Toutes ces questions sont légitimes et vous aurez à vous les poser lorsque vous vous pencherez sur l’organisation de votre festival. Pas d’inquiétude, nous nous sommes penchés sur le sujet pour répondre à toutes vos interrogations !
Définir une équipe dédiée à votre festival
Vous pourrez tout d’abord commencer par constituer une équipe constituée de :
- Chef de projet pour assurer la coordination
- Responsable comptabilité pour la gestion des tâches administratives et budgétaires de l’évènement
- Une personne responsable de toute la logistique autour de votre festival.
- Une personne en charge de la communication afin d’assurer la promotion de votre évènement.
Celle-ci vous permettra de suivre scrupuleusement le planning des tâches à exécuter durant la préparation de votre festival.
Organiser un planning
Il vous faudra, ensemble être organisé et anticiper les étapes à venir. Ce sera la clé pour gérer vos différentes tâches et le temps qui vous est alloué jusqu’au jour J.
Pour cela, il existe plusieurs possibilités pour vous permettre de planifier vos différentes tâches. Vous pourrez opter pour l’agenda papier, une méthode traditionnelle qui, toutefois continue de faire ses preuves. Aussi, vous pourrez choisir d’utiliser des outils digitaux pour planifier votre évènement. Ces outils sont un bon moyen de travailler en équipe efficacement. Effectivement, vous pourrez observer l’avancée globale de votre évènement en quelques clics.
Organiser le financement de votre festival
Quant à la question du financement de votre manifestation culturelle, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Vous pourrez par exemple être financés grâce au sponsoring, au mécénat ou encore aux subventions.
Pour cela veillez à être rigoureux sur votre budget prévisionnel. Vous devrez y faire figurer vos postes de dépenses, à savoir :
- La location de votre site
- En cas de besoin, la sonorisation, artistes, location de matériel, ingénieurs son…
- L’équipe à prévoir (bénévoles, service de sécurité…)
- La restauration
- Prévoir une marge pour les dépenses imprévues de dernière minute.
N’hésitez pas à demander des devis détaillés à tous les prestataires auxquels vous souhaitez faire appel. Cela vous aidera à choisir, à bien budgétiser votre évènement mais aussi à éviter les mauvaises surprises.
Enfin, veillez à conserver tous vos devis et factures. Cela pourrait vous être utile, si à l’avenir vous souhaitez organiser de nouveaux évènements.
Organiser un festival : définir la date, le lieu et le thème
Pensez ensuite à arrêter la date et le lieu de votre festival. Ayez en tête que certaines périodes seront plus propices à votre manifestation. Par exemple, pour un festival de musique en plein-air préférez une saison estivale à une période hivernale. Concernant le lieu, veillez à ce que celui-ci soit compatible avec vos installations ainsi qu’avec le matériel prévu à cet effet. Aussi, vous devrez être attentif à ce que votre lieu possède une capacité d’accueil compatible avec l’affluence attendue à votre événement.
Choisir un thème vous permettra d’attirer davantage de participants. Pour ce choix pensez à mettre en place un atelier de brainstorming collectif. Ce type d’exercice vous permettra de développer votre créativité. De plus, cela vous aidera à axer correctement votre réflexion quant au choix de votre thème. Pour ce faire, vous devrez donc éclaircir un certain nombre de points :
- Analyser ce que font vos concurrents. C’est grâce à cette analyse que vous pourrez vous démarquer.
- Bien déterminer les personnes que vous souhaitez cibler pour votre festival.
- L’objectif de votre festival
- Le budget alloué pour l’organisation de votre festival. Il est à noter qu’en termes de décoration le budget peut très vite monter. Il conviendra donc définir le budget adéquat et de bien sectoriser les différents postes de dépenses.
Puis, une fois tous ces points établis, pensez à donner un nom à votre manifestation. Vous aurez ensuite la possibilité de protéger votre nom afin qu’il ne soit pas réutilisé par d’autres. Pour cela il vous faudra exécuter un dépôt de votre nom sur le site de l’INPI (Institut national de la propriété industrielle).
Quelles sont les autorisations à obtenir pour organiser un festival ?
Si votre festival se déroule dans un espace public ou s’il rassemble plus de 1500 personnes vous devrez formuler une demande d’autorisation. Votre demande d’autorisation devra s’effectuer auprès de votre mairie ou préfecture de police.
Votre demande devra être faite minimum un mois avant la manifestation, pour cela vous devrez fournir quelques informations :
- L’identité de l’organisateur
- La date et les horaires de votre festival
- Le lieu où se déroulera votre manifestation
- Les sonorisations prévues à cet effet
En revanche, s’il s’agit d’un festival ayant lieu dans un établissement privé recevant du public, une simple déclaration suffira.
Attention, ce n’est pas tout ! Pensez également à prévoir d’autres demandes d’autorisation. Concernant les débits de boissons vous devrez formuler une demande de licence 15 jours avant l’évènement auprès de votre mairie.
Concernant la diffusion musicale soumis à des droits d’auteurs, veillez également à formuler une demande d’autorisation auprès de la SACEM.
Contacter des intervenants et établir une programmation
Puis, viens le moment de choisir vos intervenants pour rendre votre festival le plus attractif possible aux yeux du public. Pensez à lister tous les prestataires dont vous aurez besoin :
- DJ pour l’ambiance
- Ingénieurs son et lumière
- Des groupes musicaux ou chanteurs
- Traiteurs si vous souhaitez organiser un banquet ou autre
- Des serveurs en charge du débit de boissons
- Un service de sécurité
- Artistes (peintres, danseurs, dessinateurs, réalisateurs, écrivains…)
- Des artisans
Cette liste est non exhaustive et vous serez tout à fait libre de choisir les différents prestataires pour votre manifestation culturelle.
Si vous êtes restreints en termes de budget, pensez à travailler en partenariat avec des artistes peu connus. Vous les aiderez ainsi à promouvoir leurs talents et vous étofferez votre programmation à moindre coût.
Attention dès lors qu’il y a rémunération d’un intervenant, vous devrez impérativement établir un contrat signé entre les deux parties.
En ce qui concerne la programmation, celle-ci sera le fil rouge de tout votre festival. En effet c’est elle qui mettra en haleine vos futurs festivaliers.
Dans votre programmation vous devrez prendre en compte vos artistes, prestataires mais aussi vos contraintes techniques afin d’anticiper et rectifier les éventuels soucis.
Mettre en place la billetterie d’un festival
Vous aurez ensuite, à mettre en place du système de billetterie. Dans un premier temps questionnez-vous sur le prix de vente de vos billets. Vous devrez adapter vos prix en fonction de votre programmation, il s’agit-là de trouver le juste équilibre.
Pour cela vous pourrez soit, choisir de les vendre sur place ou en ligne, ou opter pour ces deux possibilités à la fois.
Billetterie en ligne
Une billetterie en ligne vous permettra de gagner du temps et ainsi d’éviter les files d’attentes. De plus, celle-ci vous permettra de connaître précisément le nombre de festivaliers inscrits en temps réel. N’oubliez pas de partager le lien vers votre billetterie sur votre site internet, vos réseaux sociaux mais aussi sur Infolocale. Pensez à indiquer la date de clôture de votre billetterie afin d’inviter les retardataires à ne pas trop attendre pour commander leurs places.
Billetterie sur place
Si vous ne vous sentez pas à l’aise avec l’informatique vous pourrez tout de même organiser une billetterie sur place. Pour cela prévoyez une date pour la vente de vos billets. Pensez à bien communiquer sur cette date afin de compter un maximum d’inscrits à votre festival.
Souscrire à une assurance
Veillez également à contracter une assurance pour vous protéger lors de cet évènement. Cette assurance couvrira à minima la responsabilité civile cependant nous vous conseillons d’assurer également votre matériel (en général très coûteux).
Dans votre pack d’assurance, pensez aussi à prévoir une garantie de remboursement en cas d’annulation de votre festival.
Prévoir un dispositif de sécurité pour votre festival
Assurer la sécurité des festivaliers, artistes, prestataires et bénévoles devra être votre priorité absolue durant cet évènement. Vous devrez donc, rapidement connaître le nombre de participants attendus. Cela vous permettra de mettre en place un dispositif de sécurité adéquat.
Pour garantir la sécurité des personnes présentes sur place pensez d’abord à faire vérifier la conformité de vos équipements et installations. Assurez-vous également de la présence d’extincteurs.
Attention, certains cas particuliers existent. Par exemple, dès lors que votre festival réunit plus de 1500 participants, vous aurez l’obligation de mettre en place un service d’ordre. En effet les dispositifs de sécurité diffèrent selon le lieu et le nombre de participants. Parfois, il vous sera même imposé de mettre en place un poste de secours. C’est pourquoi, pensez à vous rapprocher de la commission départementale de sécurité. Celle-ci vous aidera à connaître toutes vos obligations en matière de sécurité lors de votre festival.
Lancer une campagne de communication pour annoncer votre festival
Il est maintenant temps de penser à votre stratégie de communication ! La communication est une étape très importante dans la préparation de votre évènement. En effet il serait dommage que le succès de votre festival ne soit pas à la hauteur des efforts déployés tout au long de sa préparation. Une communication bien menée vous permettra d’accroître votre visibilité et ainsi la réussite de votre festival. Pour y parvenir vous pouvez, dans un premier temps, rédiger votre plan de communication. Afin d’optimiser votre communication vous aurez la possibilité d’utiliser des canaux classiques et / ou digitaux.
Site internet et blog
Sur votre site vous pourrez ajouter une page dédiée à votre festival par exemple. Si vous n’avez pas encore de site, il est aussi possible d’en créer un à cette occasion. Vous pourrez y relayez un maximum d’informations pratiques :
- Votre programmation
- Présentation des différents artistes, intervenants, invités
- Lien vers la billetterie
- Pourquoi pas un teaser vidéo ?
De même, si vous avez déjà un blog et avez l’habitude de rédiger du contenu, n’hésitez pas à écrire tout ce qu’il faut savoir au sujet de votre festival. Dans ce domaine, nous vous conseillons également de planifier, en amont, la ligne éditoriale de votre site internet.
Réseaux sociaux
Les réseaux sociaux représentent un formidable levier de communication et de visibilité. En les utilisant vous allez accroître la visibilité de votre évènement et ainsi créer de l’engouement. Pensez donc à communiquer sur les réseaux regroupant le plus de personnes susceptibles d’être intéressées par votre festival. Soyez actifs et n’oubliez pas de renforcer le “teasing” par le biais des stories et / ou des publications quelques jours avant votre festival.
Campagne d’affichage
En optant pour une campagne de communication print vous pourrez distribuer vos tracts en créant un contact direct avec du public. Jouer sur la proximité est une excellente stratégie pour vous faire connaître et être apprécié au sein de votre ville. Voyez également si certains commerçants seraient enclins à vous soutenir en affichant des informations de votre festival sur leur devanture.
Presse
N’hésitez pas à contacter la presse locale afin de parler de votre manifestation. Celle-ci, friante d’évènements se fera une joie de relayer votre festival dans ses pages locales. Être diffusé dans la presse vous offrira une grande crédibilité et une meilleure visibilité. Dans le domaine des relations presse, de nombreux outils tels que le communiqué de presse ou la conférence de presse peuvent être actionnés pour promouvoir votre festival.
Vous pourrez d’ailleurs utiliser autant de moyens de communication que vous le souhaitez. Toutefois, prenez le temps d’élaborer une ligne directrice cohérente dans votre discours. Enfin, dans vos différentes communications, veillez à faire ressortir les informations importantes :
- Le nom de votre festival,
- Sa programmation,
- Le lieu, la date, le prix,
- Vos partenaires,
- Le lien vers votre billetterie (si vous disposez d’une billetterie en ligne).
Organiser un festival : quels sont les besoins en bénévoles ?
En amont de votre festival vous devrez également penser au nombre de bénévoles dont vous aurez besoin le jour J.
Pour cela, pensez à établir une liste des différents postes à occuper le jour de votre festival, veillez à prendre en compte les temps de pause, le roulement des équipes et les absences de dernière minute. Dans ce domaine, il est préférable de prévoir un peu plus de bénévoles que ce que vos besoins semblent requérir.
Dernier conseil ; veillez à anticiper au maximum la date de votre évènement afin que vos bénévoles soient sûrs d’être disponibles pour vous aider.
