Vous recrutez des bénévoles et votre association s’agrandit grâce à leur arrivée ? Vous souhaitez les accueillir dans les meilleures dispositions possible ? Voici 7 actions à mettre en place pour accueillir votre nouveau bénévole.
- Préparer l’arrivée de son nouveau bénévole
- Organiser un temps de rencontre avec les autres bénévoles de votre association
- Présenter l’histoire de votre association
- Présenter l’écosystème actuel de votre association
- Echanger sur les futures missions de votre nouveau bénévole
- Se montrer disponible pour accompagner votre nouveau bénévole
- Organiser un temps d’échange pour discuter du bilan et impressions de la première semaine
1. Préparer l’arrivée de son nouveau bénévole
Après avoir reçu votre bénévole lors d’un l’entretien de recrutement et dès lors que vous lui donnez une réponse favorable, il vous faut préparer son arrivée au sein de votre asso. Anticiper l’arrivée d’un nouveau membre va vous permettre de faciliter son parcours d’intégration. C’est ainsi qu’il se sentira attendu ! Pour cela vous pouvez prévoir, en amont de son arrivée, de lui fournir tout le matériel dont il aura besoin. Certaines associations proposent même un kit du nouvel arrivant avec des fournitures utiles. Vous pouvez par exemple lui préparer quelques stylos, cahiers, post it ou pourquoi pas une tasse à café ? Ces attentions font toujours plaisir et de fait votre bénévole se sentira déjà impliqué dans votre équipe !
Il faudra également penser à bien informer tous les bénévoles de l’association de l’arrivée prochaine d‘un nouveau membre dans votre équipe.
2. Organiser un temps de rencontre avec les autres bénévoles de votre association
Le jour de l’arrivée de votre nouveau bénévole, essayez de prévoir un temps de rencontre convivial autour d’un petit déjeuner ou d’un déjeuner d’équipe, avec tous les membres de votre association. De fait, cela vous permettra à la fois de renforcer les liens de vos collaborateurs et également de briser la glace pour favoriser l’intégration de votre nouveau bénévole au sein de son équipe.
Pensez aussi à organiser autant que vous le pourrez ce genre de rencontres. Cela ne peut qu’être bénéfique pour la cohésion d’équipe !
3. Présenter l’histoire de votre association
Lors de l’arrivée de votre nouveau bénévole présentez lui la genèse de votre association. Pensez à présenter plus en détail les différentes missions exercées par les autres membres.
En racontant l’histoire de votre structure, votre nouveau bénévole va mieux cerner les besoins initiaux auxquels vous avez cherché à répondre en créant votre association. Pour cela, transmettez-lui les valeurs de votre asso et discutez des différentes problématiques auxquelles vous êtes confrontées.
En bref parlez-lui en profondeur des projets et des causes qui vous animent durant ce temps d’échange.
4. Présenter l’écosystème actuel de votre association
Faites part de l’état des lieux actuel de votre association à votre nouveau bénévole. Présentez-lui les différentes missions des membres de votre équipe. Aborder l’écosystème de votre asso est un point de compréhension important à présenter :
- La situation actuelle de votre association ?
- Vos besoins d’aujourd’hui ?
- Les dispositifs en place ?
- Les projets en cours de réalisation ?
- Les projets de demain ?
5. Echanger sur les futures missions de votre nouveau bénévole
Prenez un moment pour remercier votre nouveau bénévole de tout l’intérêt qu’il porte à votre association. Souhaitez lui à nouveau la bienvenue !
Tout en le rassurant, présentez-lui les différentes missions sur lesquelles il va être amené à travailler. Si vous le pouvez, préparez en amont une fiche de poste récapitulative pour votre bénévole
De plus, pour simplifier au maximum votre organisation, vous pouvez mettre en place un calendrier des missions, des évènements et des dates butoirs que vous vous fixez.
6. Se rendre disponible pour accompagner votre nouveau bénévole
Être entouré de personnes disponibles est la clé d’une bonne intégration pour un nouvel arrivant. C’est pourquoi, il vous faudra vous rendre disponible pour accompagner votre nouvel arrivant au cours de ses premiers jours. Dans un esprit de bienveillance, prenez le temps nécessaire pour répondre à ses questions dès lors que votre nouveau bénévole vous sollicite.
S’il s’agit d’une reprise de poste liée au départ prochain d’un de vos bénévoles, il vous faudra assurer une période de transition. Faites collaborer vos bénévoles sur des missions communes afin de former votre nouvel arrivant. La personne en charge de cette transition pourra donc lui donner accès à un certain nombre de documents indispensables : ceux liés à sa mission, à l’usage des logiciels, à l’organisation de son groupe de travail, aux process et méthodes qu’il aura à mettre en place.
7. Organiser un temps d’échange pour discuter du bilan et des impressions de la première semaine
A la fin de la première semaine dressez un bilan des premiers jours avec votre nouveau bénévole. Son retour d’expérience vous aidera à connaître son ressenti. Ainsi, vous pourrez également répondre à ses éventuelles interrogations et poursuivre son parcours d’intégration. Rapidement votre nouveau bénévole sera autonome dans ses missions, cependant si vous le pouvez, n’hésitez pas à faire un point individuel de temps à autres. C’est en privilégiant ce type d’initiatives dans la durée et en créant un lien de confiance que vous allez fidéliser vos bénévoles.
