Mener un entretien avec un nouveau bénévole

Pour mener un entretien avec un bénévole pour votre association, vous devez veillez à ne pas confondre entretien professionnel et entretien pour une mission de bénévolat. Une mission de bénévolat doit être un échange gagnant gagnant. Aussi, votre entretien ne doit-il pas être descendant, mais plutôt construit comme un échange.

Votre entretien doit être préparer en amont, vous devez savoir qui vous recevez, pourquoi vous le recevez, où vous le recevez. Si vous êtes désorganisé et peu préparé, votre candidat s’en rendra compte.

Demandez-vous si votre candidat a les compétences et le temps nécessaire pour s’investir dans votre asso. Veillez à ce que son comportement et sa personnalité soient en mesure de s’intégrer dans votre équipe.

La recherche, l’entretien avec un nouveau bénévole et l’intégration de celui-ci est une mission centrale dans la vie de votre association. En effet, un recrutement non structuré peut aboutir à une perte de temps, à l’arrivée d’une personne ne correspondant pas aux missions et vous faire passer à côté des meilleurs profils.

Vous vous demandez comment effectuer un entretien en association ? Comment faire passer un entretien à un nouveau bénévole ? Voici quelques éléments de réponse.

Adapter son entretien : un bénévole n’est pas un employé 

Vous avez réussi à trouver des candidat pour faire du bénévolat dans votre association, très bien ! Vous allez maintenant devoir les rencontrer afin d’évaluer leur motivation. Il peut être tentant de mener un entretien avec un nouveau bénévole, de la même manière qu’un entretien d’embauche. Pourtant, s’il existe des similitudes, il faut garder à l’idée que ces deux exercices sont, par nature, très différents.

La rencontre avec un nouveau bénévole doit être basée sur l’échange

Vous ne pourrez jamais attendre d’un bénévole ce qu’une entreprise attend de ses futurs salariés. Aussi, un entretien en association doit-il être piloté de manière plus horizontale.

Gardez en tête que vos candidats s’apprêtent à s’engager et à donner de leur temps sans qu’aucune rémunération ne leur soit versée. Un nouveau bénévole cherchera autant à savoir s’il veut s’investir pour votre association que vous, s’il s’intégrera bien dans votre environnement.

Adapter vos entretiens aux profils des bénévoles

En outre, chaque bénévole a ses propres motivations. Cela peut-être un retraité qui cherche à occuper son temps libre, un étudiant qui cherche à gagner en expérience, cela peut être un actif qui s’engage par passion. Un  entretien en association, doit donc s’aborder de différentes manières selon le profil qui se présente à vous.

Préparer son entretien. Rencontrer le nouveau bénévole

Sans préparation, vous vous reposerez uniquement sur votre instinct. Or, cette méthode est le meilleur moyen d’oublier des éléments importants.

L’entretien avec un nouveau bénévole se prépare en amont

Avant l’entretien, prenez du temps pour réfléchir et couchez vos idées sur papier. Demandez leur avis aux membres de votre équipe. Ensemble, préparez une fiche des missions que les nouveaux bénévoles auront à effectuer.

En outre, pensez à tout ce que votre futur bénévole doit savoir pour bien comprendre votre structure et son identité. Soyez clair sur vos besoins qu’il n’y ait aucune zone de flou ou d’incompréhension. Soyez ludique, ne soyez pas descendant. Pensez aussi à rester à l’écoute de votre interlocuteur, de ses besoins et de ses attentes. N’en soyez pas moins professionnel et veillez à doter votre association des bonnes personnes.

1. Qu’attendez-vous de vos bénévoles ?
2. Quelles sont les compétences dont vous avez besoin ?

Anticipez ses questions pour pouvoir lui répondre pendant l’entretien.

1. Quelle sera sa couverture en termes d’assurance ?
2. Quelle est la règle sur les frais et dépenses des bénévoles dans votre association ?
3. mettez-vous des équipements, des logiciels à disposition ?

Rencontre avec un nouveau bénévole : entretien individuel ou en groupe ?

Dans le cadre d’un entretien avec un nouveau bénévole, vous pouvez aussi penser à la question du format. Un entretien individuel vous permettra de mieux cerner la personnalité du futur bénévole et d’avoir des discussions un peu plus personnelles.

Vous pouvez aussi recevoir vos candidats collectivement. Sous ce format, vous pourrez envisager les synergies, voir ceux qui s’entendent le mieux, ceux qui sont à l’écoute, ceux qui s’intègrent plus facilement à un groupe. En outre, vous pourrez ainsi constituer des binômes et repérer ceux qui sont moins à l’aise en public ou en travail d’équipe.

Entretien avec un nouveau bénévole

Ne laissez pas votre affect guider votre décision. Concentrez-vous sur les attributions du poste. Avoir des passions, des hobbits, ou des points communs ne font peut-être pas de votre candidat la personne idéale pour la mission que vous cherchez à pourvoir. Pendant l’entretien avec votre futur bénévole, demandez-vous si :

1. Votre candidat a les compétences requises pour la mission ?
2. Son emploi du temps lui permettra-t-il de s’investir pour vous ?
3. Est-ce que sa personnalité saura s’intégrer à votre équipe actuelle ?
4. Son comportement général correspond-t-il aux attentes de vos publics ?
5. Votre bénévole sera-t-il en mesure de porter les responsabilités de la mission ?
6. Est-il plutôt bon dans les missions en équipes ou individuelles ?
7. Saura-t-il vous représenter et porter la voix de votre association ?

Le jour de l’entretien, soyez prêt

On n’a pas deux fois l’occasion de faire une première impression et ce qui est vrai pour le candidat l’est tout autant pour vous. Le jour J, soyez à l’heure, vous devez paraître organisé et préparé. Votre candidat doit sentir que sa future association est active et impliquée dans son recrutement. Si l’entretien se tient dans vos locaux, vous aurez réservé une salle pour l’occasion et celle-ci devra être prête le moment venu.

Il faut absolument éviter de faire passer un entretien avec un nouveau bénévole sur un coin de table libéré à la va vite de la pile de documents qui l’encombraient. Plus le bénévole est sérieux dans sa recherche, plus il sera sensible à ces détails.

Entretien à l’extérieur de vos locaux

Si l’entretien se tient à l’extérieur vous devrez vous assurer préalablement que vous aurez la place nécessaire pour l’effectuer dans de bonnes conditions.

Il n’est pas rare de voir de petites associations faire passer les entretiens dans un café. Si c’est votre cas, pensez à téléphoner pour réserver la table. Par ailleurs, pensez à vous renseigner sur l’endroit et demandez-vous si celui-ci est assez calme pour ce type de rendez-vous. De même, vous devrez arriver en avance. Si votre futur bénévole se doit d’être à l’heure, en aucun cas vous ne devrez arriver après lui. A son arrivée, proposez-lui de s’asseoir et de commander quelque chose.

Faites passer votre entretien pour un nouveau bénévole à deux

Idéalement, faites passer l’entretien secondé par un autre membre de votre association. L’un d’entre vous sera là pour mener la discussion, pendant que l’autre prendra des notes et fera le compte rendu de la rencontre. 

Cette méthode vous permettra de garder la mémoire de vos échanges. En outre, cela vous évitera, par exemple, d’oublier d’envoyer les documents complémentaires que vous avez promis à votre candidat pendant votre discussion.