Organiser un vide-greniers : toutes les étapes

Pour organiser un vide-greniers, vous devez : 

• Effectuer une déclaration de vente au déballage auprès de votre mairie, 
• faire une demande d’autorisation d’occupation temporaire du domaine public. 
• Vous devez impérativement tenir un registre des vendeurs.
• Les particuliers peuvent participer à un maximum de deux vides greniers par an.
• De plus, ils ne peuvent vendre que des objets usagés.
• Un même site ne peut recevoir de braderie que sur une durée cumulée de deux mois maximum par an.
• Mettre en place une campagne de communication : vers les vendeurs et vers le public.
• Planifier vos besoins en services : buvettes, points d’info, premiers secours, etc. 
• Quantifier les besoins en bénévoles. Pensez à l’amplitude horaire, au roulement.

Prenez du temps pour bien préparer votre vide-greniers  

Organiser un vide-greniers demande une certaine préparation, la mobilisation de vendeurs, de bénévoles et la venue du public. Il est important d’anticiper vos besoins afin que tout soit prêt le jour J. 

Sur le plan des délais, donnez-vous entre 3 à 6 mois pour organiser votre vide-greniers. Logiquement, cette période varie selon la taille de votre événement, le nombre de vendeurs et de public attendu. Dans tous les cas, prévoyez large et ce d’autant plus si c’est votre première édition. N’oubliez pas que vous aurez à piloter : 

• les démarches administratives nécessaires,
• organiser le site, numéroter les espaces, prévoir les stands de buvettes et autres services sur l’événement,
• penser une campagne de communication pour vous faire connaître des vendeurs, 
• mettre en place une campagne de communication pour faire venir le public, 
• recruter les bénévoles pour vous aider à l’organisation et sur l’événement.

A quelle date organiser un vide-greniers ?

Prenez un peu de temps pour penser à la date. La plupart des vide-greniers s’organisent sur une période allant des premiers beaux jours, au printemps, jusqu’à la rentrée de septembre. Veillez à ne pas organiser votre vide-greniers au même moment qu’un événement majeur de votre territoire. 

Pensez à la météo, surtout si votre événement se passe en extérieur. Evidemment, il est impossible de savoir à l’avance le temps qu’il fera dans quatre mois. Néanmoins, les statistiques de la météo vous permettent d’envisager les moments où celle-ci est le plus susceptible d’être favorable à l’organisation de votre événement.

Aussi, prêtez attention aux périodes de vacances, aux jours fériés et aux ponts qui peuvent en découler.

Quel sera le lieu de votre vide-greniers ?

Pour commencer, sachez que légalement, un même endroit ne peut recevoir de vide-greniers que sur une durée cumulée maximale de deux mois par an. 

De plus, certains facteurs auront une influence sur le choix de votre site. Ce sera par exemple le cas de la taille, du nombre de vendeurs attendus et de la renommée de votre événement.

Allez-vous faire un événement en extérieur, dans une rue passante, sur une place publique, un parking ?

Le lieu que vous choisirez peut influer sur le nombre de places pour les vendeurs. Ainsi, vous pourriez préférer un site plus petit pour la première année, puis, avec les années, vous étendre dans les rues voisines.

Dans tous les cas, il est préférable de partir sur un endroit moins ouvert si vous souhaitez limiter le nombre d’exposants. Mieux vaut une petite rue bien garnie qu’une grande place toute vide. Vos visiteurs n’en retiendront pas la même expérience.

Pensez également à la manière dont viendront vos visiteurs et vos vendeurs. Les vendeurs auront-ils la place de circuler avec leur voiture pour installer leur stand ? Auront ils un endroit pour garer leurs voitures ou camionnettes ? Votre site est-il bien desservi ? Vos visiteurs pourront-ils venir en bus ?

Pour répondre à ces points, il existe deux méthodes. 

Premièrement, vous avez déjà trouvé l’endroit parfait. Vous devrez alors estimer sa capacité pour obtenir la taille de votre événement. 

Deuxièmement, vous pouvez déterminer le nombre maximum de vendeurs que vous souhaitez attirer. Cela vous permettra d’estimer la taille de votre événement. Vous pourrez alors utiliser ce cadre pour déterminer l’endroit idéal où organiser votre vide-greniers.

Quelles démarches administratives pour organiser un vide-greniers ?

Ça ne vous surprendra pas, nul ne peut s’installer sur la place du village, en louer des parcelles et organiser une braderie sans quelques démarches administratives préalables. Avant toute installation et communication officielle, vous aurez deux démarches à effectuer. 

• La première, consiste à déposer une déclaration de vente au déballage auprès de votre mairie.
• La seconde, ne sera à remplir que si vous occupez un espace public. Il prendra la forme d’une demande d’autorisation d’occupation temporaire du domaine public. Cette demande devra parvenir à votre mairie au moins trois mois avant la date de votre vente au déballage. Vous y indiquerez le type d’événements, les dates, le lieu et heures sur lesquelles celui-ci se déroulera. Vous y ajouterez également les coordonnées de votre association ou personnelles si vous effectuez cette opération hors d’un cadre associatif. 

En cas d’oubli, vous vous exposez à de fortes amendes pouvant aller de 15 000 à 30 000 euros. Pour être tranquille, prenez bien soin de faire l’ensemble des déclarations demandées.

Parcelliser et numéroter les emplacements de votre vide-greniers

Maintenant que vous avez le lieu, vous allez pouvoir réfléchir à l’organisation générale de votre événement. Cette étape doit se faire avant de rentrer dans la communication et avant de pouvoir envisager d’allouer les emplacements à vos vendeurs. Elle portera sur deux éléments distincts : 

• La parcellisation et numérotation de votre site
• Identifier les stands et différents services dont vous aurez besoin sur place

Parcelliser et numéroter votre site

Pour commencer, prenez un plan de la zone sur laquelle se déroulera votre braderie. Découpez la zone en parcelles de la taille qui vous semble la bonne. Les parcelles sont le plus souvent découpées en lot de un mètre, un mètre cinquante et plus rarement deux mètres.

La numérotation doit être claire, intuitive et permettre à vos bénévoles comme aux vendeurs de se retrouver facilement le jour venu.

Quelques jours avant votre vide-greniers, vous souhaiterez probablement numéroter votre site de manière à ce que vos vendeurs puissent facilement retrouver leur espace. Cette étape est également cruciale. Prenez un soin particulier à cette mise en place afin de bien faire correspondre votre plan et les marquages au sol.

Pensez au placement des différents services de votre braderie : point info, buvettes, secours

C’est également à l’étape de la parcellisation de votre site que vous devrez penser au placement des autres acteurs de votre vide-greniers :

• Où seront les débits de boisson, les stands ou les camions restaurants ? 
• Où sera placée l’estrade de l’animateur ?
• Allez-vous placer un point d’information ?
• Quel est l’endroit le plus stratégique pour la tente des secours ? 
• Comment placer l’ensemble de ses besoins sans entraver la circulation des visiteurs sur le site ?
  

Cette étape vous sera également utile quand vous devrez quantifier vos besoins en bénévoles. On en parle un peu plus tard dans cet article.

Tenir un registre des vendeurs

Une fois les inscriptions ouvertes, vous allez recevoir des demandes de réservations d’emplacements. A cette étape, vous devez impérativement tenir un registre des vendeurs. Ce registre aura pour mission de lister l’intégralité des participants. En cas de besoin, il sera mis à la disposition des services de la répression des fraudes. Enfin, une fois votre braderie terminée, vous devrez, sous huit jours, déposer le document à la préfecture ou sous-préfecture de votre territoire. 

Le registre devra renseigner sur : 

• les noms et prénoms des participants,
• leur adresse,
• la nature, le numéro et l’autorité ayant produite la pièce d’identité présentée lors de l’inscription.
• l’attestation sur l’honneur de non-participation à deux autres événements de cette nature au cours des douze derniers mois.

En outre, les professionnels devront délivrer quelques informations supplémentaires : 

• leur raison sociale,
• leur numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés. 
• S’il est autoentrepreneur, le numéro du récépissé de déclaration au CFE. 

Du côté des vendeurs non professionnels. Ceux-ci ne peuvent vendre que des produits personnels et usagés.

L’attestation sur l’honneur à délivrer pour participer à un vide-greniers

Il est important que vos vendeurs non-professionnels sachent qu’ils ne peuvent participer qu’à un maximum de deux vide-greniers par an. Pour en certifier, mais aussi pour protéger votre association des éventuels fraudeurs, les vendeurs devront fournir une attestation sur l’honneur de non-participation à plus de 2 vide-greniers dans les douze mois précédant votre événement. Ce document sera à joindre au registre des vendeurs. 

Organiser un vide-greniers, quelle assurance ?

Le plus souvent, les assurances multirisques des associations couvrent également la responsabilité civile de celle-ci et de ses membres. Cependant, si votre association n’a pas pour objet d’organiser des braderies, celle-ci peut être considérée comme une activité extraordinaire. Dès lors, votre assurance pourrait ne pas couvrir cette manifestation. 

Avant l’événement, tournez-vous vers l’assureur de votre association. Voyez avec lui dans quelle mesure vous êtes déjà couvert et pour faire le nécessaire afin que vous, votre association et vos bénévoles soient à l’abri de tout problème. 

Organiser un vide-greniers, une communication en deux temps

La communication pour un vide-greniers à ceci d’original qu’elle se passe en deux temps et en direction de deux types d’audiences différentes. 

La communication vers les vendeurs

La première phase est celle de la communication à destination des professionnels et des vendeurs. L’objectif de cette phase est de louer la totalité de vos emplacements pour garantir une braderie dynamique et animée. 

Plus vos emplacements seront nombreux à partir, plus vous aurez de chance d’avoir un événement qui, le jour J, paraîtra animé, capable de proposer de bonnes affaires à l’ensemble de votre public et de laisser un bon souvenir.

La communication vers le public

La seconde phase de votre communication sera à faire en direction du public. Ici, l’objectif est de faire venir le plus grand nombre de personnes sur votre braderie. Une belle affluence permettra non seulement de satisfaire les vendeurs qui se sont déplacés, mais aussi d’assurer l’ambiance de votre événement. 

Si vos vendeurs sont satisfaits, s’ils vendent bien et font un bon chiffre, il est fort probable qu’ils souhaitent revenir l’année suivante. D’autre part, si votre public trouve de bonnes affaires, si l’ambiance est bonne, il sera, lui aussi, plus à même de revenir lors de la prochaine édition. 

Les différents leviers de communication pour une braderie

La communication est l’un des éléments clés de la réussite de votre vide-greniers. Dans ce domaine, il existe de nombreux leviers d’action pour communiquer pour un événement et attirer vos différentes cibles.

Constituez une équipe pour communiquer sur votre vide-greniers

Pour commencer, vous devriez constituer une équipe de bénévoles dédiés à votre communication. Cette équipe portera une grande responsabilité, elle fera la communication vers les vendeurs, celle vers le public ainsi que les relations presse. Selon la taille de votre événement le nombre de personnes dédiées à cette mission peut évoluer, mais il semble difficile de réaliser l’ensemble des tâches à moins de deux ou trois personnes. 

Ceci fait, votre équipe devra constituer deux plans d’action distincts afin de bien répondre à vos besoins qui sont de faire venir des vendeurs d’une part et du public d’autre part. Sur le plan des outils, communiquer pour un vide-greniers vous demandera un grand nombre de logiciels, mais aussi des bénévoles dotés de compétences pour les utiliser. 

Les réseaux sociaux, levier de communication pour votre vide-greniers

Pour commencer, on peut citer les réseaux sociaux sur lesquels il peut être utile d’avoir une présence afin de constituer une communauté qui grandira avec les années. Ces plateformes peuvent mettre du temps à obtenir la taille nécéssaire pour devenir un levier important. Néanmoins, une fois cette taille atteinte, elles peuvent être en mesure d’assurer, à elles seules, une partie de votre communication. 

De plus, les réseaux sociaux peuvent être un formidable levier publicitaire. Des publicités ciblées sur votre ville, sur les abonnés de vos pages faciliteront probablement votre communication.

Votre site internet

Bien sûr, la mise en place d’un site internet semble être indispensable. Cela vous permettra de diffuser vos dates, de mettre en ligne vos formulaire d’inscription et de pouvoir être plus facilement trouvé par les gens qui vous cherchent sur les moteurs de recherche.

Les vendeurs des années précédentes

Aussi, constituez-vous une base de données des vendeurs des années précédentes. Cela vous permettra de pouvoir facilement les recontacter lors de vos prochaines éditions. Ici aussi, la première année est la plus difficile, plus vous avancerez dans le temps, plus votre listing sera grand et plus vos emplacements se loueront rapidement.

Les relations presse

La constitution d’un fichier presse, la mise en place de relations presse, l’envoi de communiqués de presse et l’organisation de conférences de presse sont des indispensables. Une couverture de la presse locale devrait vous permettre de capter l’attention d’un grand nombre de personnes sur votre territoire.

Influenceurs locaux et agendas en ligne

Ensuite, vous pouvez aussi penser aux influenceurs, aux agendas en ligne, à vos besoins en contenus vidéo et photo le jour J, aux lives sur les réseaux sociaux, etc. Le contenu est central ! N’oubliez pas que vous aurez besoin de vidéos et photos pour faire la promotion de votre prochaine foire à tout. Et ça ; vous devez y penser un an à l’avance.  

Organisation de votre vide-greniers : éléments à prévoir pour le jour J

Il y a différents éléments liés à l’organisation et au déroulé général de votre vente au déballage que vous devez anticiper et préparer avant le jour J. Ces points concernent vos besoins en bénévoles, l’animation, la restauration, la sécurité, mais aussi les secours dont vous pourriez avoir besoin. Ces éléments varient énormément en fonction de la taille de votre événement, selon le nombre de visiteurs, la surface couverte et le nombre de vendeurs.

Sécurité et secours

Est-ce que la brocante que vous organisez devra mettre en place un dispositif de sécurité ? De combien de personnes sera-t-il constitué ? De même, vous aurez probablement besoin de mettre en place une tente pour recevoir les éventuels bobos qui peuvent survenir dans ce genre de rassemblement et des équipes formées pour gérer ce type de problèmes. Ici, il s’agira le plus souvent de faire appel à des prestataires extérieurs, des entreprises de sécurité et la croix rouge par exemple.

Dans le domaine de la sécurité et des secours. Vous devez également prévoir un accès facile des secours si ceux-ci devaient avoir à se déplacer au cœur de votre événement.

L’animation sono sur un vide-greniers

C’est aussi une question sur laquelle vous devrez trancher. Allez-vous doter votre manifestation d’une animation ? Nombre de braderies s’attachent les services d’un animateur professionnel et d’une sono. Cela vous permet de dynamiser votre événement, d’organiser des animations, des jeux durant la journée, de mettre en avant certains vendeurs et leurs objets. De plus, elle permet de passer des messages utiles au sujet d’objets trouvés ou d’enfants perdus par exemple. 

Point d’accueil pour guider vendeurs et visiteurs

Combien de bénévoles devez-vous mobiliser sur votre événement ? Pour quelles missions ? Vous devriez envisager de placer un point d’accueil repérable sur votre site. Ici vous pouvez envisager des personnes pour aider au placement le matin, des bénévoles pour renseigner vos visiteurs, pour recevoir les enfants perdus.

Anticiper vos besoins en bénévoles

Votre besoin en bénévole sera probablement important. Pour bien faire, commencez par lister le dispositif que vous souhaitez mettre en place (buvette, sono, accueil…). Ensuite, déterminez le nombre de bénévoles utiles pour chaque poste. Après cela, vous devrez prendre en compte l’amplitude horaire de votre vide-greniers, les temps de pause et le roulement de vos bénévoles. Cela vous permettra de déterminer vos besoins et d’anticiper la recherche des bénévoles.

Buvette et restauration

Le public de votre vide-greniers s’attendra probablement à pouvoir trouver une buvette et un point de restauration. 

Si vous en dotez votre braderie, vous devrez décider si ceux-ci seront délégués à des professionnels ou si votre organisation préfère les mettre en place par elle-même. 

Les deux options ont leurs avantages. Une buvette peut souvent générer une certaine rentrée d’argent pour l’association organisatrice. Cependant, c’est aussi du temps, de la gestion de stock, de denrées périssables, de la gestion de caisse et d’argent… Déléguer cette mission peut aussi vous permettre de vous faire économiser pas mal de temps et de soucis.

Hygiène et ramassage des ordures

Un vide-greniers génère de nombreux déchets. Cela peut être des déchets alimentaires provenant des points de restauration. Cela peut aussi être des objets abandonnés par les vendeurs, des cartons et autres emballages. 

Il peut être utile de mettre en place une brigade de bénévoles ayant pour mission de ramasser les déchets tout au long de votre braderie. En effet, sans ce dispositif, il se peut que votre site se retrouve encombré par les déchets. Ce sera d’autant plus vrai si votre braderie dure plusieurs jours.

Dans ce domaine, il peut être utile de vous rapprocher de votre mairie afin d’aborder le sujet ensemble. Vous pourrez comprendre les exigences de votre commune mais aussi voir si celle-ci peut vous offrir des services particuliers. 

Mobilier, équipements et signalétique

Des tables, des chaises, des barrières, la signalétique… Ce point est également un détail d’organisation qu’il vous faudra anticiper. Sans forcément avoir à équiper les vendeurs de votre événement, vous devez disposer du minimum pour vos services et bénévoles.

Vous devrez peut-être équiper votre point d’accueil, le stand d’animation, la buvette et les points restauration. Tous ces besoins seront à lister afin de s’assurer de leur présence le jour J.

Former et informer les bénévoles de votre vide-greniers

La formation de vos bénévoles est un point important qui est très souvent négligé. Avant votre événement, vous devrez vous assurer que tout le monde est bien formé à sa mission et est en mesure de représenter votre événement, votre association, aux yeux des personnes qu’elles auront en face d’elles durant la journée. C’est aussi une question d’image pour vous.

En outre, il pourrait être utile de penser à une tenue reconnaissable afin que vos visiteurs puissent facilement savoir à qui s’adresser en cas de besoin.

Finalement, pensez à mettre en place un planning pour l’ensemble des bénévoles et de leur poste.

Faut-il déclarer les revenus tirés d’un vide-greniers ?

Pour les particuliers. Si les ventes sont occasionnelles, vos revenus ne sont pas imposables. Elles seront considérées comme occasionnelles si le vendeur ne participe pas à plus de deux vide-greniers par an. 

De plus, il ne sera autorisé à vendre que des objets personnels et usagés. Ainsi, il est interdit de profiter d’une brocante pour vendre des objets de votre création. Il en sera de même pour le produit de la vente de métaux précieux ou pour la vente d’un bien pour un prix supérieur à 5 000 euros qui devront systématiquement être déclarés.

Du côté des associations. Si votre structure à pour objet l’organisation de vente au déballage et qu’elle en organise jusqu’à un maximum de 3 par an, celle-ci peut-être exonérée d’impôts commerciaux (TVA, impôts sur les sociétés) si les critères suivants sont remplis : 

• la majorité de ses activités sont non-lucratives
• la gestion de son association est désintéressée
• si l’une de ses activités est lucrative, le montant des recettes de celle-ci ne doit pas dépasser les 72 000 euros sur l’année civile.