Qui prend les décisions dans une association ? En général, plusieurs parties sont décisionnaires dans une association. En effet, les décisions sont votées à la majorité lors de réunions qui regroupent les membres de l’association.
Il existe plusieurs formes d’organes décisionnels chargés de prendre des décisions importantes :
– L’assemblée générale (AG) : c’est l’organe suprême de l’association, elle est composée de l’ensemble des membres et sert à prendre des décisions qui ne concernent pas la gestion courante de l’association.
– Le conseil d’administration (CA) : constitué par des membres élus par l’assemblée générale, il est l’organe de gestion courante de l’association.
– Le bureau : c’est un organe exécutif restreint du conseil d’administration, composé de membres clés comme le trésorier, le secrétaire, le président.
– Commissions ou comités spécialisés : elles servent à traiter des sujets spécifiques et à faire des propositions soumises lors des AG et des CA.
Dans le cadre associatif, la prise de décision revêt une importance cruciale pour garantir le bon fonctionnement et la pérennité de l’association. Mais qui sont réellement les acteurs de cette prise de décision ? Nous vous répondons dans cet article.
Comment fonctionne une association ?
Une association est une organisation créée par un groupe de personnes dans le but de réaliser un projet commun ou de défendre des intérêts communs, sans chercher à faire de profits.
Création et déclaration
En règle générale, les fondateurs définissent l’objet de l’association, c’est-à-dire sa raison d’être, et rédigent ses statuts. Ces derniers forment un document officiel qui établit les règles de fonctionnement de l’association. Ensuite, lors d’une assemblée générale constitutive, les membres adoptent les statuts et élisent les dirigeants. D’autre part, les fondateurs doivent déclarer l’association à la préfecture ou à la sous-préfecture du département où elle se situe (ou où son siège social se trouve). Cette déclaration est essentielle, car elle permet à l’association d’obtenir une existence juridique et d’être reconnue par l’État.
Pour certaines catégories d’associations, comme les associations agréées de pêche et de protection du milieu aquatique, la loi peut fixer des statuts types.
Fonctionnement
Étant donné que la loi de 1901 ne stipule rien sur les organes administratifs d’une association, les associations sont libres de définir leurs instances de fonctionnement, leurs attributions et l’instance compétente pour les représenter vis-à-vis des personnes extérieures à l’association.
Les instances de l’association sont généralement les suivantes :
Qui prend les décisions dans une association ?
Dans une association, il existe plusieurs parties qui peuvent être décisionnaires. En effet, les décisions sont souvent votées à la majorité des voix lors des réunions qui rassemblent les membres de l’association.
Les organes décisionnels dans une association
Les organes décisionnels dans une association sont les structures responsables de prendre les décisions importantes concernant la gestion et le fonctionnement de l’association.
1. Assemblée Générale (AG)
L’assemblée générale (AG) est l’organe principal de l’association, réunissant tous les membres. Habituellement, elle a lieu une fois par an pour prendre des décisions importantes qui dépassent la gestion quotidienne. Lors de cette réunion, l’AG approuve les comptes de l’année précédente, vote le budget de l’année à venir, élit les membres du conseil d’administration et parfois ceux du bureau.
Par ailleurs, elle prend également des décisions stratégiques majeures comme modifier les statuts, dissoudre l’association, engager des actions en justice ou encore exclure des membres. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés, avec les modalités de vote précisées dans les statuts de l’association. Si les statuts ne donnent pas de détails, tous les membres doivent être convoqués à l’AG.
Certaines associations doivent obligatoirement tenir une assemblée générale. C’est le cas pour :
- Les associations reconnues d’utilité publique
- Les associations cultuelles
- Les fédérations sportives agréées
- Les fédérations départementales, interdépartementales et régionales
- La fédération nationale des chasseurs
2. Conseil d’Administration (CA)
Cet organe, composé de membres élus par l’assemblée générale, gère les affaires courantes de l’association. Le conseil d’administration (CA) se réunit régulièrement pour mettre en œuvre les décisions de l’assemblée générale, gérer les affaires courantes, préparer les budgets et les comptes annuels, et proposer des orientations stratégiques. Généralement, les décisions du CA sont prises lors de réunion, à la majorité des membres présents.
Néanmoins, le CA n’est pas obligatoire pour les associations, excepté celles dont le statut l’impose. Dans ce cas, elles doivent respecter la composition et les attributions du CA définies dans les statuts. Ceux-ci précisent également la périodicité des réunions, les conditions de vote, etc.
3. Bureau
Le bureau, un organe exécutif restreint du conseil d’administration. Il comprend des membres clés tels que le président, le secrétaire et le trésorier. En général, il se réunit plus fréquemment que le conseil d’administration. Ainsi, le bureau gère la vie quotidienne de l’association, assure le suivi des activités et des projets, et prépare les réunions du CA et de l’assemblée générale.
Le président représente l’association légalement et moralement. De ce fait, c’est lui qui dirige les réunions, et supervise l’ensemble des activités. D’autre part, le secrétaire assure la gestion administrative, rédige les procès-verbaux des réunions, et tient les registres à jour. Enfin, le trésorier gère les finances de l’association, tient la comptabilité et présente les rapports financiers.
Au même titre que le conseil d’administration, le bureau n’est pas obligatoire pour les associations. S’il est mis en place, ce sont les statuts ou le règlement intérieur qui fixent sa composition. Bien que les missions du bureau relèvent de la gestion courante, elles doivent être distinctes de celles du conseil d’administration.
4. Commissions ou Comités Spécialisés
Certaines associations créent des commissions ou comités spécialisés pour traiter de sujets spécifiques (finances, événements, communication, etc.). Ces organes ont un rôle consultatif et préparent des propositions soumises au conseil d’administration ou à l’assemblée générale pour décision.
Fonctionnement
Les réunions de ces organes sont planifiées selon les besoins (annuellement pour l’assemblée générale, mensuellement ou trimestriellement pour le conseil d’administration, et plus fréquemment pour le bureau). Chaque réunion fait l’objet d’un procès-verbal qui consigne les décisions prises et les discussions tenues.
Ces organes sont d’une grande importance, ils permettent d’assurer la démocratie interne de l’association. En effet, ils garantissent une gestion transparente et efficace en permettant aux membres de participer activement à la vie de l’association.
Comment sont prises les décisions au sein d’une association ?
La prise de décision dans une association repose sur une structure démocratique où les membres ont un rôle clé, comme évoqué précédemment à travers des assemblées générales, des conseils d’administration et des bureaux exécutifs. Les statuts de l’association définissent les modalités spécifiques, y compris les majorités requises et les procédures de vote.
Types de décisions
Différents types de décisions peuvent être prises au sein d’une association.
Décisions Stratégiques :
Ces décisions concernent la direction à long terme de l’association. Elles incluent la définition de la mission et des objectifs, l’approbation des grandes orientations, les partenariats stratégiques, et les projets de grande envergure. Par exemple, décider de lancer une nouvelle initiative ou de fusionner avec une autre association.
Décisions Opérationnelles :
Elles touchent aux activités quotidiennes de l’association. Cela inclut la gestion des projets, l’organisation des événements, la communication avec les membres, et les tâches administratives courantes.
Par exemple, planifier un événement ou distribuer des responsabilités parmi les membres.
Décisions Financières :
Concernant la gestion des ressources financières de l’association, ces décisions incluent l’approbation des budgets, la gestion des dépenses, la recherche de financements, et la supervision des comptes. Par exemple, décider d’acheter du matériel ou de lancer une campagne de collecte de fonds.
Décisions Structurelles :
Relatives à la structure et au fonctionnement interne de l’association, ces décisions concernent la modification des statuts, la création de nouveaux postes ou comités, et les questions de gouvernance. Par exemple, réviser les statuts pour les adapter à une nouvelle législation.
Outils et méthodes
Pour encadrer la prise de décision, les associations assurent une préparation adéquate et une documentation précise des discussions et des décisions. En parallèle, les votes et système de scrutin garantissent une prise de décision démocratique et transparente.
Ordres du Jour et Procès-Verbaux :
- Ordre du Jour : Il précise les points à discuter lors des réunions. Il est préparé et communiqué aux membres pour permettre une préparation adéquate.
- Procès-Verbaux : Ils consignent les décisions prises et les discussions tenues lors des réunions. Ils doivent être approuvés lors de la réunion suivante et archivés pour référence future.
Votes et Systèmes de Scrutin :
- Votes à Main Levée : Une méthode courante pour les décisions simples en petit comité.
- Votes à Bulletin Secret : Utilisés pour des décisions sensibles ou pour les élections de personnes, pour garantir l’anonymat et la confidentialité.
- Votes Électroniques : De plus en plus utilisés, surtout pour les associations avec des membres dispersés géographiquement. Ils permettent une participation plus large et facilitent le dépouillement.
Qu’est-ce qu’une délibération pour une association ?
La délibération est un élément central du fonctionnement d’une association. C’est un processus par lequel les membres de l’association discutent, échangent des idées et prennent des décisions collectives sur des sujets qui concernent l’organisation. Cela assure que les actions de l’association reflètent la volonté collective.
Ce sont les procès-verbaux qui retranscrivent cette délibération.
Pourquoi rédiger un procès-verbal ?
Le procès-verbal est un document essentiel après le déroulement d’une assemblée générale. En effet, celui-ci permet de retranscrire le contenu de la réunion et de faire état des décisions prises. Il est important de bien le conserver car, en cas de contestation, il permet de prouver le respect de l’ordre du jour, des conditions de majorité et de l’ensemble des décisions votées et adoptées lors de l’assemblée générale.
De façon plus générale, il garantit la transparence et la traçabilité des actions de l’association.
Où trouver le procès-verbal d’une association ?
Le secrétaire de l’association conserve souvent le procès-verbal au siège de l’association, où les membres peuvent généralement le trouver. Les participants peuvent également consulter et approuver ce document lors des réunions de l’assemblée générale. Par ailleurs, les membres ont la possibilité de le consulter dans l’espace membre du site web de l’association ou de le demander par écrit au secrétaire ou au président. Certaines associations partagent leurs procès-verbaux en utilisant des services de stockage en ligne ou des outils de gestion de projet.
