L’assemblée générale ordinaire est-elle obligatoire ?

L’obligation d’assemblée générale en association loi 1901 n’est fondée sur aucun texte de loi. Dans les faits, rien ne vous oblige à l’organiser. Le plus souvent, ce sont les statuts qui fixent la règle à appliquer. Cependant, il peut arriver qu’une association soit obligée de convoquer son assemblée générale. Ce sera le cas pour faire une demande d’agrément, en cas de dissolution de l’association, pour les associations d’utilité publique, ou encore, si vous devez valider vos comptes annuels… Dans le domaine de la gouvernance d’une association, ni le bureau, ni l’assemblée générale, ni le conseil d’administration ne sont obligatoires. La seule obligation qui s’impose aux association est celle de mettre en place au moins un représentant légal.

Quelle gouvernance pour votre association ?

L’assemblée générale est l’un des quatre modes de gouvernance les plus communément mis en place par les associations. Pour autant, ce ne sont pas les seuls et votre association est libre, via ses statuts, de se doter du fonctionnement qui lui conviendra le plus. Ces organes de gestion peuvent être seuls à la tête de votre association comme ils peuvent s’en partager les responsabilités.

• Le représentant légal

C’est le seul poste imposé par la loi 1901. Le plus souvent, il prend le titre de président. S’il est le seul dirigeant, il aura tous les pouvoirs pour prendre les décisions de la vie courante de l’association.

• Le bureau

Il n’est pas une obligation légale tout comme les postes de trésorier et de secrétaire, qui forment le triptyque classique des dirigeants d’une association, ne sont pas mentionnés dans la loi 1901. Aussi, adopter un bureau est un choix délibéré de l’association.

• Le conseil d’administration

Comme le bureau, il n’est pas obligatoire. Le conseil d’administration s’impose souvent aux associations, quand celles-ci atteignent une certaine taille ou lorsqu’elles font face à des besoins et des compétences précises.

• L’assemblée générale

Sans précision dans vos statuts, l’obligation d’assemblée générale et celui de la réunir, ne s’applique pas à votre association. Cependant, beaucoup d’associations convoquent annuellement l’assemblée générale, sans que cela ne soit inscrit dans les statuts.

Les trois derniers organes cités ici sont mis en pace par choix délibéré de l’assemblée générale ou l’assemblée générale constitutive. C’est également à l’AG de définir les rôles et compétences de ces organes et de leurs représentants.

Obligation d’assemblée générale : quelle est la règle ?

L’organisation de l’assemblée générale peut être utile au bon déroulement de vos activités ainsi qu’à l’expression de la démocratie au sein de votre structure. Cependant, la loi 1901 ne vous impose pas d’organiser une assemblée générale.

Dans ce domaine, vous êtes libre, à la création de votre association, de décider du mode de gouvernance que vous souhaitez adopter.

Dans quels cas, y a t-il une obligation d’assemblée générale ?

Malgré cette absence d’obligation légale, il est des exceptions qui peuvent mener une association à devoir convoquer son assemblée générale. C’est par exemple le cas :

• Si votre association demande le statut d’utilité publique ou pour certains agréments de l’Etat.
• Si vos statuts n’ont pas tranché sur la question, vous devrez également réunir l’assemblée générale en cas de dissolution de votre association. Cette assemblée aura alors pour ordre du jour, de décider du devenir des biens de votre association.
• Les associations se trouvant dans l’obligation de valider leurs comptes annuellement doivent également consulter l’assemblée générale.
• Pour émettre des titres de créance sur un emprunt contracté par l’association.
• Pour valider le rapport de votre commissaire au compte si votre association est sous le coup d’une procédure d’alerte. 
• Si votre association est réglementée, reconnue d’utilité publique.

Différence entre assemblée générale ordinaire et extraordinaire

Le concept d’assemblée générale extraordinaire et ordinaire n’est pas prévu dans la loi 1901. Ici aussi il s’agit plus d’un mode de fonctionnement adopté par les associations elles-mêmes.

En pratique, l’idée est de séparer les réunions régulières traitant des sujets liés à la gestion courante de l’association et les réunions exceptionnelles traitant de sujets importants et inhabituels dans la vie de l’association.

Dans ce domaine aussi, c’est à votre association au travers de ses statuts, de décrire précisément la différence entre l’assemblée générale ordinaire et l’assemblée générale extraordinaire.

Comment organiser votre assemblée générale ?

Votre association peut donc faire le choix de se doter de ce type de réunion. Dans ce cas, ce sera à vous, dans vos statuts, d’en fixer la règle d’organisation et le déroulement.

Nous vous proposons, dans les lignes qui suivent, une méthode d’organisation de votre assemblée générale. Ce cadre n’est pas obligatoire. Néanmoins c’est un process qu’il est courant de retrouver en association.

Avant l’assemblée générale

Pour organiser l’assemblée générale d’une association, vous devriez :

Pour commencer, arrêtez une date et un lieu. A partir de là, vous pouvez écrire l’ordre du jour de l’AG. Souvent, les statuts vont préciser comment l’écrire, qui peut l’écrire et si oui ou non les membres de l’association peuvent y faire figurer un point.

Ceci fait, vous pouvez rédiger la convocation. A celle-ci, vous pouvez joindre des documents utiles à la préparation de votre AG. Souvent, on considère que le délai d’envoi de la convocation devrait être de 15 jours avant l’événement.

Pendant l’assemblée générale

Le jour J, vous pouvez commencer par faire émarger les personnes présentes. L’émargement est particulièrement utile si votre association utilise une règle de quorum pour valider les décisions de l’assemblée générale. Ensuite, vous pouvez nommer un président ou un secrétaire de séance. Cependant, le plus souvent, ce sont le président et le secrétaire de l’association qui occupent ces postes.

Pendant la réunion, vous allez dérouler les différents points figurant à l’ordre du jour. Souvent, le président présente un bilan moral et le trésorier un rapport financier. A l’issu de ces deux présentations, l’assemblée générale est consultée pour un vote de confiance que l’on appelle le quitus financier et le quitus moral.

Une fois tous les points figurant à l’ordre du jour abordés, l’assemblée générale se termine. Il reste au secrétaire de préparer le procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire.