Exemple d’ordre du jour pour votre assemblée générale

Vous trouverez dans cet article un exemple d’ordre du jour pour l’assemblée générale d’une association.  

• Le délai avant lequel l’ordre du jour doit parvenir aux participants est généralement précisé dans les statuts. On estime toutefois, que pour bien se préparer, une période de deux semaines est nécessaire. 
• La méthode de rédaction devrait être inscrite dans vos statuts. Elle précise généralement : qui écrit l’ordre du jour et comment les membres peuvent y faire figurer un point. 
• Si la règle n’est pas inscrite dans vos statuts, c’est généralement le président qui s’occupe de la rédaction de l’OdJ. 
• Les points qui figurent à l’ordre du jour doivent impérativement être ouverts au débat durant l’assemblée générale. 
• Il est interdit de placer des délibérations contraignantes dans la catégorie des questions diverses, si c’était le cas, vous vous exposeriez à un risque d’annulation des décisions prise par votre assemblée générale.

Qui écrit l’ordre du jour de votre assemblée générale ?

Lorsque vous avez écrit les statuts de votre association, vous avez peut-être pensé à y faire figurer les règles encadrant le mode de rédaction de votre ordre du jour. Dans le cas contraire, ce sera généralement le président qui s’occupera de rédiger la convocation, de fixer l’ordre du jour de l’assemblée générale et de l’envoyer aux participants.

Cependant, si aucune mention n’est faite à ce sujet, vous devriez envisager de modifier vos statuts afin d’y faire figurer les règles encadrant la rédaction de l’ordre du jour.

Ainsi, le plus souvent, cet article de vos statuts précise,

• Le délai avant lequel l’ordre du jour doit parvenir aux participants de l’assemblée générale,
• nommer le responsable en charge de rédiger l’ordre du jour
• et préciser comment les membres d’une association peuvent faire ajouter un point à l’ordre du jour.

En outre, ce document devra être conservé dans les archives de votre association pour une durée d’au moins cinq ans. 

Comment l’envoyer aux participants ?

Vous devez organiser l’assemblée générale d’une association et vous cherchez les différentes façons légales d’en communiquer l’ordre du jour à vos membres ?

Ces moyens sont nombreux. Le plus souvent, il sera attaché à la convocation. Dans tous les cas, évitez de transmettre l’information uniquement de manière orale. En effet, vous devez conserver une trace prouvant que vous avez effectué votre travail de convocation. La parution dans le journal, l’affichage dans les locaux de votre association sont des moyens acceptables. Néanmoins, il est courant de privilégier : 

• un envoi par email,
• le courrier postal,
• ou le courrier recommandé.

Exemple d’ordre du jour d’assemblée générale

L’ordre du jour est un élément central dans l’organisation de l’assemblée générale de votre association. En effet, il aura pour objectif de permettre au participant de préparer les débats. Par ailleurs, il sera impossible au président de séance de fermer la session sans avoir ouvert l’intégralité des points figurant sur la convocation. Ainsi, vous devrez veillez à choisir ces points avec attention et à ne faire figurer que les éléments réellement importants, méritant que votre assemblée générale mobilise son temps pour délibérer dessus.

Vous trouverez dans cet article un exemple d’ordre du jour pour l’assemblée générale de votre association. Pour avoir le détail des points liés à la convocation à l’assemblée générale d’une association, nous vous renvoyons à la lecture de cet article. 

Retenez également que les éléments listés ci-dessous ne forment pas une liste exhaustive. Il s’agit de points que l’on retrouve le plus souvent. En fonction des besoins de votre association, vous pouvez décider d’ajouter ou de soustraire des éléments.

Enfin, veillez à ce que vos différents points soient clair et sans ambiguïté. Evitez de manier le négatif et le positif dans une même question. “Souhaitez-vous oui ou non voter le budget de l’année passée”. Cela pourrait entraîner une incompréhension de la part des participants et remettre en cause la validité du vote.

Les différents points présents à l’ordre du jour d’une assemblée générale sont :

1. Présenter le bilan moral de l’association. 

Il s’agit ici de présenter le bilan de la gestion de l’association, pour l’année passée. Il est généralement présenté par le président.

On y fait généralement figurer :

• le bilan des activités,
• les projets mis en place,
• les raisons des échecs éventuels. 

2. Présentation du bilan financier

Le rapport financier sera présenté par le trésorier. Il s’agit d’un document donnant le détails des finances de l’association sur l’exercice passé. Ainsi, vous pourrez faire le détail sur :

• les recettes,
• les dépenses,
• l’origine des fonds permettant de financer l’association,
• éventuellement de faire l’inventaire des biens de l’association.

3. Présentation du projet pour l’année à venir

A cette étape, vous devrez présenter le projet pour l’année à venir. Cela peut prendre la forme d’un plan d’action détaillant, selon les différents domaines, les différentes actions que vous souhaitez faire prendre à l’association.

4. Election des administrateurs pour les postes arrivés à échéance

Selon les besoins, l’assemblée générale peut être le lieu de l’élection du bureau d’une association ou des membres du conseil d’administration dont les mandats arrivent à expiration. Pour la mode de fonctionnement des ces deux types d’événements, nous vous renvoyons à la lecture des articles en lien. Ces informations peuvent aussi se retrouver écrits dans vos statuts ou dans votre règlement intérieur.

5. Questions diverses

Cet exemple d’ordre du jour pour l’assemblée générale d’une association comporte une ligne « questions diverses”. C’est une possibilité que vous pouvez mettre en place pour votre document. Cependant, sachez qu’il est impossible de passer un vote contraignant dans la partie des questions diverses. Seuls les points clairement inscrits à l’ordre du jour peuvent l’être. Si vous passiez outre cette règle, vous vous exposeriez à une annulation des décisions prises par votre assemblée générale.