Déroulement de l’assemblée générale en association

Il n’y a pas de règle imposant un déroulé strict de l’assemblée générale d’une association. Le plan qui suit est donc une suggestion basée sur les pratiques régulièrement observées en associations. Le déroulement de l’assemblée générale ordinaire est constitué des étapes suivantes :

1. Si la règle du quorum est appliquée dans votre asso, les participants doivent émarger,
2. Le président fait son discours d’ouverture et rappelle les points présents à l’ordre du jour,
3. Le président présente le rapport moral. Il peut être suivi du quitus moral,
4. Le trésorier défend le rapport financier. Il peut être suivi du quitus financier,
5. Présentation du projet pour l’année à venir,
6. Présentation du prévisionnel de l’exercice à venir,
7. Déroulé des autres points présents à l’ordre du jour,
8. Questions divers,
9. Après la réunion, le secrétaire rédige le procès-verbal de l’assemblée générale,

L’assemblée générale ordinaire en association loi 1901

Le plus souvent, vous organiserez l’assemblée générale ordinaire de votre asso, une fois par an. Ce n’est pas une obligation légale, cependant, la plupart des associations choisissent tout de même de la tenir.

Avant de l’organiser, vous devez la préparer ; rédiger l’ordre du jour, le joindre à la convocation et l’envoyer dans un délai suffisant pour permettre aux membres de l’assemblée générale de se préparer aux débats. 

Vous organisez une AG ? Vous vous demandez comment vous allez gérer le déroulement de l’assemblée générale de votre association ? Pas de panique ! Nous vous proposons ici le plan classique du déroulement de l’assemblée générale ordinaire.

Dans cet article, nous sommes partis du principe que le président et le secrétaire de séance sont les mêmes personnes que le président et le secrétaire de l’association. Ce n’est pas une obligation, mais dans les faits, c’est ce que l’on observe le plus souvent.

Le jour J, l’assemblée générale se déroule comme suit. 

1. Les participants émargent

Si vos statuts font référence à une règle de quorum alors, l’émargement des participants fera obligatoirement parti du déroulement de l’assemblée générale ordinaire de votre association.

Le quorum est un filet de sécurité permettant de s’assurer de la représentativité d’une assemblée générale. Mis en place, il impose à votre assemblée la participation minimum d’une certaine proportion de vos adhérents. Elle peut être de 50%, 75%…

S’il est atteint, les décisions de votre assemblée sont validées. Dans le cas contraire, votre assemblée sera invalidée.

2. Discours d’ouverture du président et lecture de l’ordre du jour

Si vous être le président de votre association, c’est généralement vous qui ouvrirez l’assemblée générale. Le plus souvent, vous le ferez par un discours.

Ici, vous pouvez aborder, dans les grandes lignes, les actions mises en place durant l’année écoulée. Cependant, veillez à ne pas entrer dans le déroulé du bilan moral. En effet, le bilan est un point à l’ordre du jour que vous aborderez après votre discours.

Dans votre discours, commencez par remercier vos partenaires, les bénévoles, les gens qui s’investissent dans l’association ainsi que les partenaires publics qui vous soutiennent et mettent des infrastructures à votre disposition. Ensuite, prenez une minute pour rappeler les différents points présents à l’ordre du jour. Ceux-ci sont normalement déjà connus des participants. Néanmoins, il peut être utile de le rappeler en début de séance.

Enfin, veillez à faire un discours clair, dynamique et court ! Evitez de faire un discours pour faire un discours et de meubler. Sachez vous arrêter ; quelques petites minutes suffisent.

3. Présentation du rapport moral

C’est généralement le président qui présente le rapport moral. Néanmoins, selon vos statuts et votre organisation interne, il est possible que cette mission reviennent à votre secrétaire ou à une autre personne.

Le rapport moral présente le bilan des actions entreprises durant l’année écoulée. Logiquement, ce document est préparé en amont de l’assemblée générale. Souvent, le président s’aidera d’un support au format power point pour illustrer son propos.

Une fois la présentation terminée, vous devrez ouvrir un vote pour valider le rapport moral et les actions du bureau. Ici, il s’agit d’obtenir le quitus de l’assemblée générale. Le quitus est un vote de confiance de l’assemblée générale envers ses dirigeants. Souvent, les statuts des associations prévoient les conséquences d’un vote négatif. Le plus souvent, celui-ci entraîne la démission du président.

4. Présentation du rapport financier par le trésorier

Cette partie est dédiée aux finances de votre association. A cette étape, vous devrez, par l’intermédiaire de votre trésorier, présenter le rapport financier et faire le bilan comptable de votre organisation.  

Ce point peut, lui aussi, être soumis à un vote de confiance de l’assemblée générale. En cas de refus, les conséquences devraient avoir été enregistrées dans les statuts. Comme pour le rapport moral, un vote négatif du rapport financier peut entraîner la démission du trésorier. 

5. Projet pour l’année à venir

Le président reprend la parole et présente le projet pour l’année à venir. Il s’agit généralement d’un plan d’actions dans lequel l’équipe dirigeante propose un cap et des objectifs. Selon le type d’association, ce peut être l’ouverture de nouvelles sections, de nouveaux créneaux pour les entraînements, de répétitions. Ce peut aussi être l’achat de locaux, l’obtention de nouvelles infrastructures, de terrains, de salle… Ce point, comme tous les autres, peut être ouvert aux questions et aux discussions.

Le projet peut aussi être mis au vote de l’assemblée générale.

6. Le prévisionnel de l’exercice à venir

A l’issue du vote de confiance du bilan financier, le trésorier peut présenter le prévisionnel pour l’année à venir. Ce document est généralement réalisé en accord avec le projet pour l’année à venir présenter plus tôt par le président.

Le prévisionnel fait le détail des actions à venir et du coût qu’elles auront pour l’association, prévoit le budget en fonction :

• des cotisations,  
• du nombre de licenciés,  
• des sponsors,  
• des subventions publiques.  

7. Déroulement de l’assemblée générale : autres points présents à l’ordre du jours

Cette partie dépend des besoins de votre association et de ce que vous avez décidé de faire figurer à l’ordre du jour. Il est une multitude de sujets que vous pouvez aborder en assemblée générale ordinaire :  

• Le renouvellement des administrateurs en fin de mandat 
• L’élection des postes vacants au bureau 
• La modification des statuts 
• Le renouvellement des comités (communication, gestion des bénévoles) 

Parfois, pour certains sujets plus délicats, les statuts peuvent prévoir un traitement en assemblée générale extraordinaire. Il n’y a pas de règle absolue, mais ce sera souvent le cas de :  

• L’acquisition immobilière
• La vente de bien foncier 
• La création d’un emploi 

8. Questions divers 

Avec les questions diverses vous allez permettre aux participants de votre assemblée générale de poser des questions sur des sujets ne figurant pas à l’ordre du jour. Cependant, vous ne devriez pas ouvrir ces questions diverses à un vote contraignant.

En effet, seuls les points clairement inscrits à l’ordre du jour peuvent découler sur de tels votes. En cas de vote d’une motion basée sur une question diverse, vous vous exposez, en cas de réclamation, au risque d’annulation de votre assemblée générale.

9. Rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale 

A l’issue de votre assemblée générale ordinaire, vous devez procéder à la rédaction du procès-verbal. Généralement, c’est le secrétaire de votre association qui s’occupera de cette mission. Le procès-verbal est un compte-rendu de réunion. Il permettra de faire le point sur le contenu des débats et le résultat des votes.
 
Il n’est pas une obligation légale. Cependant, il le devient si vous inscrivez la rédaction de ce compte-rendu dans les statuts de votre association ou dans son règlement intérieur.
 
En outre, le procès-verbal peut être utile pour certifier de la présence du quorum et renforcer la légitimité de votre assemblée générale. Ce sera d’autant plus utile si votre association fait face à des réclamations ou une demande d’invalidation des décisions prises durant votre assemblée générale.

Pensez également à conserver votre procès-verbal dans les archives de votre association.