Combien de temps conserver les archives de votre association ?

Vous êtes dans l’obligation légale de conserver un certain nombre de documents dans les archives de votre association. Les délais de conservation varient selon la nature du document. En outre, si vous contrevenez à cette obligation, les sanctions peuvent varier selon la gravité des faits. Les documents relatifs à la création de votre asso sont à conserver tout au long de son existence. Ceux liés à la vie de votre association sont à conserver pendant 5 ans. Les documents financiers sont à garder pendant 5 ans. Les documents fiscaux devront être archivés pendant 6 ans. De nombreux autres documents dans les domaines du salariat, de l’acquisition immobilière et bien d’autres encore sont également à conserver.

La conservation documentaire en association

La question de la transmission de la mémoire est souvent au cœur du fonctionnement d’une association. Dans les faits, elle découle généralement de deux besoins distincts.

Elle peut venir d’un besoin organisationnel lié à la conservation de la mémoire, des processus et de l’expérience acquise par une association. Cependant, elle peut aussi venir d’une obligation légale. Si ce point est moins connu, il n’en est pas moins important. 

Il est donc obligatoire de créer des archives en association. Mais alors, que risque une association se soustrayant à son obligation de conservation documentaire ?

Les sanctions en cas de non conservation des documents d’une association

Il n’y a pas de sanction gravée dans le marbre. Tout dépendra du cas pour lequel la justice se penche sur vos documents. Néanmoins, dans le domaine fiscal, la loi précise que l’absence d’archivage, la destruction avant les délais ou le refus de communiquer des documents peut être punie d’une amende. Par ailleurs, la production de faux et l’usage de faux par un ou des administrateurs d’une association loi 1901 peut également entraîner des poursuites pénales.

Il y a donc un certain nombre de documents que votre association est dans l’obligation de conserver. La durée de conservation, pour sa part, varie selon la nature du document.

Archives en association : conserver les documents liés à la création de votre association

Lorsque l’on se lance dans la fondation d’une association, il est un certain nombre de documents que les membres fondateurs doivent rassembler. La plupart de ces documents sont à conserver tout au long de la vie de votre association. Dans ce domaine la liste comprend : 

• la copie du dossier déposé en préfecture,
• le récépissé de déclaration,
• la copie de la demande d’insertion dans le journal officiel,
• l’extrait du journal officiel
• les statuts actuels ainsi que les anciennes versions dans l’ordre chronologique,
• le règlement intérieur de votre association et les versions antérieures dans l’ordre chronologique,
• la liste des dirigeants successifs,
• la liste des membres successifs par ordre chronologique,
• la copie du procès-verbal de l’assemblée générale constitutive.

Documents à conserver liés à la vie de l’association

Tout au long de son existence votre association va connaître des événements, des réunions, des assemblées. Vous devez également garder la traces des ces événements. 

Les raisons sont multiples. Par exemple, les feuilles d’émargement vous permettent de prouver que le quorum était bien présent lors de votre assemblée générale. Cette preuve pourra vous protéger contre d’éventuelles réclamations par des membres opposés aux décisions prises par votre AG. Il en sera de même pour les pouvoirs (les procurations) que vous devrez conserver avec à la feuille d’émargement. 

Ces documents sont à garder dans les archives de votre association pour une période de cinq ans. Il s’agit de :  

• convocation à l’assemblée générale de votre association
• feuille d’émargement de l’assemblée générale
• document de procuration ou pouvoir pour chaque assemblée générale
• les bilans financiers présentés en assemblées générales
• les rapports moraux présentés en assemblées générales
• les rapports du commissaire aux comptes

Documents financiers et fiscaux que votre association doit archiver

Les documents financiers et fiscaux sont parmi les plus importants. Ce sont ceux que vous serez le plus susceptible d’avoir à utiliser si vous aviez à vous justifier de votre gestion auprès de l’administration compétente. 

Dans ce domaine, pensez à regrouper vos données, à organiser vos pièces comptables dans des classeurs annuels par thèmes. Afin de facilement retrouver vos documents, pensez également à immatriculer vos pièces comptables et à reporter ces numéros dans vos bilans. 

Les documents financiers de votre association sont à archiver pour une durée minimum de dix ans. Ici il sera question :

• des comptes annuels de votre association
• des livres comptables
• de l’ensemble des pièces justificatives
  

Les documents fiscaux seront conservés pendant 6 ans. Ici il sera question : 

• des documents justifiant de la situation de l’association vis à vis des services fiscaux
• les reçus des dons faits par vos donateurs

Autres documents à conserver selon les cas

Selon les cas, selon la taille de votre association, il est possible que vous ayez à produire et archiver des documents particuliers. Ce sera par exemple le cas si votre association emploie du personnel ou si vous faites l’acquisition de biens fonciers.

Dans ce cas, vous devrez conserver :

Documents à archiver pour une durée illimitée

• les actes de ventes immobilières
• les titres de propriété des biens immobiliers acquis par votre association

Documents à archiver pendant cinq ans

• les bulletins de paie
• le registre du personnel
• les contrats de travail
• les documents liés à la vie ; carrière de vos employés : salaires, primes…
• les déclarations d’accidents de travail communiquées à la CPAM

Documents à conserver pendant au moins trois ans

• les documents liés à la vie ; carrière de vos employés : salaires, primes…
• les documents liés aux prélèvements obligatoires

Pendant un an

• les relevés des heures de travail
• les astreintes éventuelles

Garder en mémoire l’expérience de votre association

On s’éloigne ici de l’obligation légale pour aborder le sujet de la mémoire de votre association. En effet, vos membres, vos bénévoles et vos administrateurs accumulent tout au long de leur engagement un certain nombre d’informations. 

Lorsque votre association perd un bénévole, c’est aussi un morceau de sa mémoire qui est perdu en même temps.

Dans ce domaine aussi il peut être important de mettre en place un système permettant de conserver la mémoire des process, des métiers et des actions menées par les bénévoles de votre association.

Archives en association : garder l’expérience de vos bénévoles

Tout au long de l’existence de votre association, pensez à demander aux responsables de missions de produire des documents détaillant leurs actions. Ces documents peuvent détailler les tâches, les outils utilisés mais aussi les objectifs à plus ou moins long terme. 

Cet archivage de la mémoire de votre association peut aussi passer par des notes dans lesquelles vous pouvez relever les personnes et structures avec lesquelles vous entretenez de bonnes relations.

Par exemple : si votre communication entretient un lien particulier avec un journaliste de la rédaction de votre titre local. Il peut être important de le noter. L’équipe qui prendra le relais pourra ainsi faire perdurer ce lien et le renforcer.

Ces archives de votre association vont aussi passer par la mise en place de fichiers dans lesquels seront enregistrés les login et mots de passe des différentes applications, logiciels ou encore de vos comptes sur les réseaux sociaux.

D’une manière générale, si vos équipes tournent, il est préférable de prévoir une période de transmission durant laquelle les anciens renseigneront les nouveaux bénévoles auxquels ils cèdent leur place. Cette période de transmission est d’autant plus importante si la personne sur le départ occupait un poste à responsabilités. 

Ici aussi vous devrez organiser vos archives, stocker les documents et responsabiliser le bureau ou des comités de votre association pour qu’ils prennent connaissance et entretiennent la mémoire de votre association.