Les outils permettant d’organiser une assemblée générale en ligne ont longtemps été à l’usage quasi exclusif des entreprises. Il aura fallu attendre la crise sanitaire pour que leur usage se démocratise dans les associations. Pourtant, il existe de nombreux cas où ce types d’outil peut vous être utile.
Vous organisez une réunion mais certains de vos membres ne peuvent pas se déplacer ? Vous êtes une associations active sur différents territoires et il est difficile de réunir tout le monde au même endroit ? Pour toutes ces raisons, vous pouvez utiliser des outils d’organisation de réunion en ligne.
Dans cet article, nous vous montrerons comment utiliser les outils gratuits de visioconférence tels que Teams, Zoom, et d’autres encore. Plus largement, nous verrons comment ces outils peuvent être utilisés afin d’organiser l’assemblée générale et autres réunions en ligne de votre association.
Organiser l’assemblée générale d’une association
Pour commencer, voici un petit rappel des règles qui encadrent l’organisation de l’assemblée générale, pour une association, dans des conditions ordinaires.
Avant toute chose, sachez que pour une association de loi 1901, la tenue d’une assemblée générale n’est en aucun cas imposée par la loi. Cependant, si les statuts de votre association prévoient son organisation alors, celle-ci devient obligatoire.
Pour organiser votre assemblée générale, vous devrez passer par quelques étapes que nous vous décrivons ci-dessous :
- trouver une date et un lieu
- écrire l’ordre du jour
- envoyer les convocations à l’assemblée générale
Vous pourrez noter également que les statuts d’une association fixe très souvent les personnes auxquelles revient la charge d’écrire la convocation, de l’envoyer ou encore, la façon dont les membres de l’association peuvent proposer un point à l’ordre du jour. A ce sujet, il est important de savoir que l’intégralité des points figurant à l’ordre du jour devront obligatoirement être débattus pendant l’assemblée générale.
Aussi, pour ce qui est du délai avant lequel vous devrez faire parvenir les convocations, prévoyez au minimum de 15 jours. Ces deux semaines permettront aux participants de prendre connaissance des documents éventuellement joints à la convocation et de se préparer au débat.
Assemblée générale en ligne : comment l’organiser ?
Depuis le 1er octobre 2021 ; il est possible pour les associations l’ayant prévu dans leurs statuts, d’organiser une Assemblée Générale en visio ou audio conférence. En effet, en raison de la crise sanitaire, le gouvernement a mis en place la loi n°2022-46 qui permet aux associations de se réunir à distance et de voter électroniquement même si les statuts ne prévoient pas cette possibilité.
Ainsi, s’il vous est difficile de rassembler tout le monde au même endroit, si certaines personnes ne sont pas dans la même ville/pays, il vous est désormais possible, même sans disposition statutaire préalable, d’organiser une assemblée générale en ligne.
Pour le reste, le déroulement de votre assemblée générale en ligne, devra se tenir dans le respect des règles imposées par vos statuts.
Assemblée générale en ligne : comment dynamiser votre AG ?
En ligne ou en présentiel les règles de l’assemblée générale ordinaire sont les mêmes. Ce sont celles que vos dirigeants ont fait figurer dans vos statuts. Ainsi, vous devez préparer les supports que vous pourriez souhaiter projeter ou encore, définir les rôles du secrétaire et de président de séance. Cependant, il existe des points qui méritent une adaptation un peu plus poussée ; Il s’agit du format et de la participation.
Le format, il sera souvent plus court lors d’une réunion en ligne. En effet, il peut-être est plus difficile de garder l’attention d’un auditoire qui est généralement seul, chez lui, devant un écran d’ordinateur. Aussi, évitez d’être trop descendant ; cela pourrait vous mener à perdre l’attention de votre public. Trouvez des moyens de faire participer votre audience, posez lui des questions, facilitez les prises de parole. Vos participants se sentiront ainsi plus concernés par les débats et seront plus concentrés sur ce qui s’y passe.
En début de session, prévoyez un temps pour permettre à chacune et chacun de se connecter à la session. Certaines personnes peuvent être moins à l’aise avec l’informatique, ce temps leur sera très utile. De votre côté, vous pourrez employer ce moment pour casser la glace avec vos participants, les faire parler. Cet « ice breaker » est un moment important qui facilitera les prises ultérieures de parole.
Enfin, toujours dans l’idée de faciliter l’échange, vous pouvez également animer la conversation dans le tchat. Ce peut même être un rôle à part entière que vous déléguerez à une personnes de votre association. Cette participation en tchat, peut avoir pour rôle de favoriser les interactions, permettre à tout le monde de faire des suggestions ou de poser des questions.
Pour visioconférer comme des professionnels
Ici, nous vous proposons de faire un focus sur les fonctionnalités de quatre applications permettant l’organisation de réunions en ligne. Toutefois, il en existe une multitude d’autres, tout aussi utiles et performantes les unes que les autres.
Par le biais Teams :
- Teams est un service gratuit avec des fonctionnalités payantes.
- 5 Go d’espace de stockage en ligne par utilisateur.
- 100 participants au maximum par réunion.
- conversations illimitées avec vos collègues.
- partage de fichiers, tâches et sondages.
- réunions de groupes illimitées d’une durée maximale de 24 heures.
Avec Zoom :
- Avec la version Zoom free (gratuit en anglais), organisez un nombre illimité de réunions jusqu’à 40 minutes et jusqu’à 100 participations.
A travers Adobe Connect :
- essai gratuit pour faire de petites réunions jusqu’à 3 participants.
- réunions de 25 à 1500 participants dès 52€ par mois et par hôtes.
- outil très complet et spécialement adapté à la réalisation de webinaires.
Assemblée générale en ligne : comment assurer les votes ?
A distance, voter en assemblée générale
Maintenant que vous avez préparé l’organisation de votre assemblée générale en ligne, il va falloir que vous pensiez aux votes. Selon la règle prévue dans vos statuts. Ceux-ci peuvent se faire à main levée ou à bulletin secret. Dans une réunion en ligne, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de l’application pour simuler le vote à main levé. En revanche si le vote doit se réaliser secrètement, vous pourrez passer par une plateforme spécialisée ou un formulaire en ligne.
D’autre part, si vous vous questionnez sur la confidentialité des votes ou sur la validité effective ou non du scrutin. Nous vous partageons ci-dessous, quelques options de vote et leurs spécificités.
Klaxoon :
- outil pour augmenter la collaboration au sein des réunions digitalisées
- possibilité de faire des sondages, des tests, des sessions de brainstorming, des questionnaires et quiz
- création de réunions
- réaliser des votes en direct et en interactivité
- booster la participation en organisant plus visuellement les idées de la réunion pour gagner en efficacité
- responsabiliser et individualiser chaque membre dans un projet commun
- possibilité d’écrire, de dessiner, d’envoyer des photos & vidéos pouvant apparaître sur un tableau blanc infini
- création de fichiers tableurs, de traitements de texte, de présentations, etc.
Framavox :
- logiciel libre, complet et ergonomique
- s’adapte à toutes les modalités de prise de décision du collectif
- permet de rendre visible les décisions à un grand nombre et de les historiser pour en garder des traces
- permet de discuter des sujets de fond
- les votes peuvent évoluer au fil des discussions de la réunion et des avis des uns et des autres
- possibilité d’ajouter des pièces-jointes
- possibilité d’ouvrir l’espace de discussion avant de lancer le vote
- possibilité de décisions disponibles (proposition, vérification, sondage, vote à points, sondage réunion)
Framaforms :
- service gratuit et bienveillant
- concevoir des enquêtes en ligne facilement
- création de formulaires simples et rapides
- contrôle de vos données
- créer des écosystèmes résilients
- contribuer aux voix de chaque membre
Democracyos :
- s’informer sur une proposition
- exprimer une opinion
- débattre avec les autres participants
- voter pour, contre ou s’abstenir sur les décisions en vigueur
De même que pour les assemblées générales physiques, vous devrez penser à respecter le quorum. En d’autres termes, respecter le seuil de présence afin de valider les décisions énoncées lors de cette AG en ligne.
