Organiser l’assemblée générale constitutive de son association

L’assemblée générale constitutive en quelques mots

Une association est dans l’obligation de rédiger ses statuts et de désigner ses administrateurs. Aussi, l’assemblée générale constitutive, bien qu’elle ne soit pas toujours une obligation, est une étape quasi incontournable. Elle est l’occasion de rassembler vos membres fondateurs et de voter les décisions qui fixeront la création de votre association.

Elle n’intervient qu’une fois dans l’histoire de votre projet. Ainsi, si la naissance de votre association est effective à la publication au journal officiel, l’assemblée générale constitutive en sera la genèse.

Voici les 8 principales étapes de l’assemblée générale constitutive. 

1. Convoquer les membres fondateurs de votre association
2. Joindre les documents utiles à la préparation de l’assemblée
3. Au début de l’assemblée, élire un président et un secrétaire de séance
4. Le secrétaire devra rédiger le procès-verbal de la séance
5. Le président énonce l’ordre du jour, les actions déjà menées
6. Voter les statuts
7. L’assemblée générale constitutive désigne les dirigeants de votre association
8. Reprendre les actes passés par les fondateurs

Pour son déroulement : après avoir élu le président de séance et le secrétaire de séance, vous pouvez débuter officiellement l’assemblée. Alors, plusieurs grandes décisions seront à prendre. Pour commencer, vous voterez les statuts de votre association. Ensuite, vous élirez vos premiers dirigeants. Finalement, vous rédigerez un procès-verbal de séance. Celui-ci sera signé par au moins un dirigeant élu et joint aux documents envoyés au greffe des associations.

Assemblée générale constitutive : est-elle obligatoire ?

Seules les associations communales et intercommunales de chasse agréées sont tenues de l’organiser. Pour les autres associations, c’est un événement auquel vous pouvez tout à fait vous soustraire.

Toutefois, malgré cette absence d’obligation, nous vous recommandons vivement d’organiser une assemblée générale constitutive. En effet, elle sera une étape fondatrice dans la vie de votre association. En outre, elle vous permettra d’aborder de nombreux sujets et de valider des décisions dont vous ne pouvez vous passer pour obtenir la création de la personne morale.

Comment l’organiser ?

1. Envoyez une convocation aux membres fondateurs (personnes physiques, morales)
2. Informez de la date, de l’heure et du lieu de l’assemblée générale constitutive
3. Joignez l’ordre du jour de l’événement
4. Vous pouvez joindre le projet de statuts et le nom des candidats au bureau s’ils sont connus

Il n’existe pas de cadre légal fixant le déroulement de l’assemblée générale constitutive d’une association. C’est à vous, organisateurs et participants que revient la charge de décider du déroulement de cette première réunion.

Trouvez une date, rassemblez les personnes impliquées en un lieu déterminé. Votre assemblée générale peut débuter.

Qui participe ?

En premier lieu, votre assemblée générale constitutive rassemblera les personnes à l’origine du projet. Vous pouvez convoquer le noyau des premiers membres et ceux qui souhaitent vous rejoindre dans vos activités. L’ensemble de ces personnes forme le corps des membres fondateurs.

Des personnes morales peuvent également être représentées à votre première réunion. Ce sera par exemple le cas si vous souhaitez fonder une association d’associations, une union ou une fédération.

Convoquer les membres fondateurs de votre association

Une fois rédigés, les statuts de votre association fixeront les normes de convocation des participants aux assemblées générales. Mais, à cette étape, votre association n’a aucune existence officielle. Vous n’êtes donc pas tenus d’effectuer une convocation écrite. Cependant, c’est le format le plus souvent retenu. La convocation permet d’officialiser l’assemblée et de communiquer les informations utiles aux membres fondateurs.

Ainsi, si vous choisissez d’envoyez une convocation, sachez qu’il est d’usage de joindre différents documents. Par exemple, vous pourriez envoyer l’ordre du jour de votre assemblée générale constitutive, un exemplaire du projet de statuts ou le nom des candidats aux différents postes du bureau. 

Déroulement de l’assemblée générale constitutive

1. Élire un secrétaire de séance
2. Élire un président de séance
3. Le président annonce les points à l’ordre du jour
4. Débat et mise au vote

Avant le début de l’assemblée, élisez le secrétaire de séance. C’est lui qui sera chargé de rédiger le procès-verbal de l’assemblée. Ce document est capital, il vous sera demandé lorsque vous effectuerez la déclaration de votre association en préfecture. Ensuite, élisez le président de séance. Ceci fait, l’assemblée générale constitutive de votre association peut débuter.

En début de séance, le président énumère les points présents à l’ordre du jour. Il peut également lister les actions entreprises pour l’association, par ses membres fondateurs, avant l’organisation de l’assemblée.

Ensuite, vous pourrez débattre des textes. Ceux-ci portent généralement sur : le vote des statuts de l’association, l’élection des membres du bureau, la reprise des actes déjà engagés par les membres fondateurs.

Voter les statuts de votre association

Le vote des statuts est le point le plus important de l’assemblée générale constitutive d’une association. C’est ici que vous allez décider du fonctionnement général de votre asso.

A cette étape, les sujets tels que pourront être abordés des sujets tels que :

• les noms des administrateurs,
• le mode d’élection,
• la durée des mandats,
• les modes de radiation des membres,
• les conditions de dissolution,
• les pouvoirs des administrateurs…

Pendant l’assemblée, procédez à la lecture de chaque article. Si besoin, débattez ensemble des points litigieux. Une fois les discussions terminées, mettez le texte au vote.

Peut-on voter contre les statuts d’une association ?

La loi 1901 définit les statuts d’une association comme un contrat de droit privé, passé entre deux personnes ou plus. Par ailleurs, en signant les statuts, les fondateurs fixent le cadre légal de la structure en création. Ainsi, il est impossible d’être membre d’une association sans en valider les statuts.

Pendant l’assemblée générale constitutive, si un membre fondateur vote contre les statuts de votre association, il sera considéré comme ne pouvant être membre.

Par la suite, le simple règlement de la cotisation de votre association aura force de validation des statuts par vos nouveaux membres.

L’assemblée générale constituante n’est pas l’acte de naissance de votre association

Procéder à l’assemblée générale constitutive n’acte pas la naissance de la personne morale de votre association. Cette création prendra effet à la publication dans le journal officiel. 

Les informations à ne pas intégrer aux statuts de votre association

Au sujet des statuts, il est certaines informations que vous devriez éviter d’y intégrer. Vos statuts forment un texte qui possède la valeur légale d’un contrat. Ceux-ci doivent être tenus à jour de tous les changements qui interviendront dans les données qu’ils contiennent. Ces corrections de statuts peuvent être une tâche chronophage que les membres du bureau, généralement bénévoles, auront à cœur de s’épargner. 

Ainsi, évitez de faire figurer des informations susceptibles de régulièrement changer. Cela peut par exemple être les noms et prénoms des membres du bureau. Cela peut aussi être le montant des cotisations et autres éléments liés aux avantages procurés par l’adhésion à votre association.

L’Assemblée générale constitutive désigne les dirigeants de votre association

Trois corps différents peuvent être installés à cette étape. Dans la plupart des cas, les associations en cours de création se limiteront à l’élection des membres du bureau, mais, selon les cas, il est aussi possible de mettre en place le conseil d’administration et quand le contexte l’impose, les mandataires qui représenteront les responsable élus dans les démarches officielle à venir.

Le conseil d’administration d’une association

Seules les associations souhaitant être reconnues d’utilité publique ou obtenir un agrément sont obligées d’élire un conseil d’administration. Dans les autres cas, il n’y a pas d’obligation à le mettre en place. D’ailleurs, le plus souvent, les associations optent pour une administration par les deux corps que constituent le bureau et l’assemblée générale.  

Les différences entre le bureau et le conseil d’administration sont nombreuses. Pour résumer, on peut dire que le conseil d’administration est souvent créé dans les associations qui prennent de l’ampleur et qui ressentent le besoin d’élargir le cercle de leurs dirigeants. Il peut aussi être adopté dans les association ayant des représentations sur différents territoires et rencontrant des difficultés à réunir l’assemblée générale. Enfin, ce peut aussi être pour simplifier la gestion d’association ayant atteint une telle taille qu’il devient difficile de réunir le Quorum lors des assemblée générale. Cette forme offre en effet un plus large panel de représentants et de compétences. Ce sont les statuts qui fixent les règles d’élection du conseil d’administration ainsi que la durée du mandat. 

Élire le bureau de votre association

Dans la plupart des cas, l’assemblée générale constitutive procède à l’élection du bureau. Celui-ci doit être constitué d’au moins deux personnes. Aussi, retenez que l’un des deux représentant devra endosser le rôle de président. 

Les autres postes et les responsabilités des membres du bureau de votre association sont à la discrétion de l’assemblée qui les met en place. Vous pouvez décider des postes ouverts dans votre bureau et en décrire l’étendue des responsabilités.

Votre bureau est à considérer comme une émanation du conseil d’administration. Le président exécute les décisions du conseil, suppléé par les autres membres du bureau.

Nommer les mandataires

Dans le cas où les administrateurs fraîchement élus de votre association seraient dans l’incapacité d’effectuer les démarches faisant suite à l’assemblée générale constitutive de votre association, vous pouvez nommer des mandataires. Il pourront, par exemple, déposer l’association en préfecture. 

Reprendre les actes passés par les fondateurs

Il est possible que votre association, avant qu’elle n’ait acquis sa forme légale, ait déjà eu à engager des démarches. Elle pourrait par exemple avoir à : signer un bail, un contrat ou même effectuer des dépenses. Dans ces cas-là, ce sont très probablement les membres fondateurs qui ont eu à porter la responsabilité des signatures de ces actes et à avancer l’argent à l’association. Lors de la création officielle de votre association, celle-ci va devoir reprendre ces actes à son compte. 

A cette étape de votre assemblée générale constitutive, énumérez et justifiez les dépenses effectuées. Précisez le montant ainsi que l’identité des membres ayant supporté la dépenses. Reportez l’ensemble sur un document séparé que vous ferez signer par les membres fondateurs. Ce document sera à joindre en annexe des statuts de votre association.

Ainsi, les dépenses engagées seront-elles assumées et validées par l’association. Vous pouvez les intégrer dans la comptabilité de votre association. A la suite de quoi, votre trésorier pourra se charger d’effectuer les remboursements des sommes avancées.

Rédiger le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive d’une association

Il s’agit, là aussi, d’un document important. Le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive est un compte rendu de séance. Vous devrez le joindre au dossier envoyé au greffe des associations. C’est au secrétaire de séance de le rédiger. Si sa forme n’est pas imposée, il est toutefois certaines informations que vous devez veillez à y intégrer. 

1. Pour commencer, pensez à utiliser un papier à entête, au nom de votre association.
2. Préciser le type de document : “Procès verbal de l’assemblée générale constitutive”
3. Prenez un paragraphe pour énumérer les personnes présentes lors de l’assemblée. Préciser la date, l’heure et le lieu où les participants à la fondation de votre association se sont rassemblés.
4. Prenez un nouveau paragraphe pour nommer les deux représentants qui ont endossé les responsabilités de “président de séance” et de “secrétaire de séance”. 
5. Vient alors la description de la séance elle-même. Rappelez que le président de séance a énuméré l’ordre du jour.
6. Si nécessaire, vous pouvez décrire un peu plus en détail les débats et le contenu des échanges
7. Rendez-compte des décisions des délibérations sur les sujets tels que : le vote des statuts, le conseil d’administration.
8. Le document doit être signé par au moins un des dirigeants de l’association. Portez également son nom et prénom sur le document. Souvent, le procès-verbal sera signé par le secrétaire et le président de séance.