Organiser l’assemblée générale de son association

Pour organiser une assemblée générale dans une association loi 1901, vous devez : 

1. Convoquer les participants,
2. joindre l’ordre du jour à la convocation, ainsi que les documents utiles à la préparation.
3. Le jour J, faire signer une feuille d’émargement pour confirmer le quorum.
4. Désigner le président et le secrétaire de séance,
5. obtenir le quitus sur les bilans financier et moral de l’année passée,
6. aborder les points présents à l’ordre du jour : propositions, débats, votes,
7. rédiger le procès-verbal d’assemblée générale.
8. Selon les cas, faire une déclaration en préfecture dans les trois mois.

C’est quoi une assemblée générale ?

L’assemblée générale d’une association loi 1901 est une réunion, souvent organisée de manière annuelle, qui rassemble l’ensemble des membres de votre organisation. Elle peut être ordinaire ou extraordinaire. L’assemblée générale ordinaire d’une association loi 1901 a pour objectif de statuer sur les décisions courantes de la vie de l’association. 

Les missions de l’assemblée générale d’une association sont de :

• présenter le bilan comptable et moral,
• élire les dirigeants pour les postes arrivés en fin de mandat ou démissionnaires,
• décider du cap et des orientations pour l’année à venir,
• délivrer les quitus aux dirigeants en place.

Est-il obligatoire d’organiser une assemblée générale ?

La loi reste très ouverte au sujet de son organisation. Aussi, les règles en application dans les associations tiennent plus de la pratique que de l’obligation légale. Cependant, ces règles deviennent obligations dès lors qu’elles sont inscrites dans les statuts de l’association, mais dans les faits, l’assemblée générale n’est pas obligatoire.

Pour éviter l’aspect contraignant, certaines organisations préfèrent enregistrer les règles encadrant l’organisation de l’assemblée générale dans le règlement intérieur de l’association. Cette démarche permet d’économiser les mises à jour de statuts auprès de la préfecture.

Cependant, il existe un certain nombre d’associations qui sont dans l’obligation d’organiser une assemblée générale. 

• les associations reconnues d’utilité publique,
• si au moins un dirigeant est rémunéré,
• les associations bénéficiant de subvention publiques,
• agréées par un ministère,
• association de cultes,
• si l’association génère une activité économique,
• les associations de courses hippiques et leurs fédérations régionales,

Différence entre une assemblée générale ordinaire et une assemblée générale extraordinaire

Il existe de grandes différences entre une assemblée générale ordinaire et une assemblée générale extraordinaire. Ainsi, dans une association loi 1901, l’assemblée générale ordinaire s’occupe le plus souvent des décisions dites de vie courante. Une AGE, elle, sera convoquée pour prendre des décisions importantes et exceptionnelles.

Ainsi, l’assemblée générale ordinaire délibère :

• sur le rapport d’activité,
• approuve le bilan financier,
• donne leur quitus aux dirigeants,
• élit les dirigeants.

L’assemblée générale extraordinaire agira pour sa part sur des décisions menant à :  

• modifier des statuts,
• voter un acte d’achat immobilier,
• voter une décision d’emprunt pour acquisition,
• fusionner ou dissoudre l’association.

Peut-on forcer une assemblée générale sans l’accord du bureau ?

Il peut arriver qu’une mauvaise gestion ou un refus des dirigeants en place, entraîne une absence d’assemblée générale. Dans ces contextes, comment faire pour imposer la convocation d’une assemblée générale à un bureau ou à des dirigeants peu coopératifs ?

Pour commencer, il peut-être utile d’enregistrer dans vos statuts une règle permettant aux membres de convoquer l’assemblée générale. En suite, il vous est possible de contraindre vos dirigeants via le juge des référés. Celui-ci sera en mesure de nommer une personne habilitée à convoquer l’assemblée générale.

Afin de permettre d’envoyer la convocation à l’assemblée générale, les dirigeants en place pourront également se voir ordonner de communiquer la liste des membres de l’association.  

Rédiger l’ordre du jour

La convocation à l’assemblée générale doit être accompagnée de l’ordre du jour. L’ordre du jour est un document qui fixe les points qui seront abordés durant l’assemblée générale de l’association. Il en constitue le programme et doit être préparé avec attention.

L’assemblée générale ne peut délibérer que sur des points présents à l’ordre du jour. Ainsi, une proposition votée par l’assemblée générale mais absente de l’ordre du jour peut se voir invalidée en cas de contestation.

De même, il est impossible au président de clore l’AG sans avoir abordé la totalité des points présents à l’ordre du jour. 

Le processus menant à la rédaction de l’ordre du jour peut être décrit dans les statuts ou dans le règlement intérieur de l’association.  

L’ordre du jour de l’assemblée générale d’une association comporte :

• la présentation du rapport moral du président,
• la présentation du rapport financier de l’année passée,
• présentation du projet pour l’année à venir, 
• présentation du budget prévisionnel de l’année à venir,
• Questions diverses,
• des points spécifiques à votre assemblée générale (élection du bureau…).

Une fois l’ordre du jour de l’assemblée générale de votre association rédigée, vous devrez le joindre au courrier de convocation.

Qui peut ajouter des points à l’ordre du jour ?

Il peut arriver que des membres de l’association souhaitent faire apparaître des points particuliers à l’ordre du jour de votre AG. Dans ce cas, il faut vous référer aux statuts de votre association. Ils prévoient, souvent, le mode de rédaction et les personnes habilitées à proposer des points. 

Envoyer la convocation pour l’assemblée générale de votre association

La mission de convocation à l’assemblée générale sera généralement une tâche dévolue au président ou au secrétaire de l’association. Cette convocation forme, en quelque sorte, l’invitation à l’assemblée générale de votre association.

Il n’y a pas de modèle officiel de convocation. Cependant, les statuts peuvent avoir tranché sur les détails liés à son organisation, le délai pour convoquer l’assemblée générale, son déroulement.

Dans le cas contraire, il semble correct de faire parvenir la convocation et les documents permettant de préparer l’AG dans un délai minimum de deux semaines avant celle-ci. 

La convocation à l’assemblée générale de votre association peut se faire de diverses manières. Ce peut être par mail, par courrier recommandé ou non. Ce peut être via une annonce dans la presse, affichage dans vos locaux…

La convocation à l’assemblée générale comprendra : 

• la date de l’assemblée, 
• le lieu et l’adresse où elle se tiendra, 
• l’heure à laquelle elle commencera,
• l’ordre du jour. 

La convocation sera souvent accompagnée de documents utiles à la préparation de l’assemblée générale. Il n’y a pas de liste et selon les cas ces documents peuvent varier. Cependant, on peut facilement imaginer ajouter des documents et bilans comptables, des listes de candidats pour les élections au bureau, des projets pour les missions de l’année à venir. 

Déroulement de l’assemblée générale 

Les différentes étapes d’une assemblée générale d’association sont : 

1. Les participants émargent. 
2. Désignation du président et du secrétaire de séance. 
3. Discours d’ouverture de séance par le président.
4. Lecture de l’ordre du jour.
5. Ouverture des débats sur chaque point et vote des décisions. Les différents points de l’ordre du jour sont abordés, discutés et mis au vote (bilan moral, financier, propositions…). 
6. Rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale. Ce point peut très bien être effectué après l’assemblée générale.
7. Clôture de la séance.

Vos statuts peuvent avoir gravé dans le marbre l’ensemble du déroulement de l’assemblée générale de votre association. Cependant, si les informations qui suivent forment une trame souvent appliquée, elle ne sont en aucun cas une obligation légale.

Faire émarger les participants

En premier lieu, vous devez faire émarger les personnes présentes. Cette feuille de présence est extrêmement importante. En effet, elle permet de vérifier et de prouver la présence du quorum lors de votre assemblée générale. Cela assurera la validité des décisions votées.

Présentation du bilan moral et financier

En suite, votre assemblée doit se doter d’un président et d’un secrétaire de séance. Ils sont généralement les mêmes que ceux en poste au sein du bureau de l’association. Cependant, il est aussi possible d’élire un président et un secrétaire spécifiques à l’événement. Enfin, votre AG peut commencer.

Après son discours d’ouverture, le président présentera le bilan de l’année passée. Cette étape est importante, elle permet de s’assurer que les actions mises en place par les dirigeants vont dans la direction des résolutions votées par l’assemblée générale et dans le respect de l’objet de l’association.

En second point, le bilan financier est présenté. C’est généralement le trésorier qui s’en charge. En effet, celui-ci sera probablement plus au fait de son contenu que le président et plus à même de répondre aux questions éventuelles.  

Obtenir le quitus de l’assemblée générale

Le quitus d’assemblée générale d’association, valide le fait que la gestion ait été menée, conformément au mandat confié par l’assemblée générale et en conformité avec l’objet enregistré dans les statuts. Ce quitus peut être moral ou financier.

Souvent, il est demandé à l’assemblée générale de donner son quitus aux responsables de l’association. Néanmoins, ce point ne devient obligatoire que s’il est inscrit dans vos statuts.

L’obtention du quitus prend la forme d’un vote se déroulant à l’issue de la présentation des bilans moral et financier de l’association. Ceci fait, le bureau soumet son bilan à l’approbation de l’assemblée générale.

Les statuts de l’association peuvent prévoir les conséquences d’un vote négatif. Souvent, cela entraîne la démission du président ou du trésorier. 

Le mode de scrutin

Le vote sera-t-il à bulletins secrets ou à main levée ? Quel sera le quorum nécessaire pour valider les décisions ? Toutes les questions liées au mode de scrutin de votre assemblée générale devraient être enregistrées dans les statuts.

Dans tous les cas, chaque point présent à l’ordre du jour de votre assemblée générale devra être délibéré et mis au vote indépendamment des autres.

Rédiger le procès-verbal d’assemblée générale

Le procès-verbal est un compte rendu de l’assemblée générale. Il est rédigé par le secrétaire de séance qui le signe avec le président. Le procès-verbal d’assemblée générale reprend les grandes lignes du déroulé de votre réunion. Il peut faire le détail des débats, pour chacun des points votés durant l’assemblée générale.

Le procès-verbal d’assemblée générale sera conservé dans les archives de l’association.

En outre, selon les décisions votées par l’assemblée générale, il se peut que vous soyez dans l’obligation de faire une déclaration en préfecture. Cependant, cette déclaration n’est pas systématiquement à effectuer. 

Vous serez tenu de faire une déclaration en préfecture si votre assemblée générale décide : 

• Si vous procédez à l’élection de nouveaux dirigeants,
• si vous modifiez le nom de votre association,
• en cas de modification des informations liées au siège social,
• de modifications liées à l’objet de l’association,
• en cas de modification des statuts de votre association, 
• d’adhésion ou retrait de nouveaux membres à une fédération,
• d’acquisition de locaux utilisés pour l’administration de votre association.

Dans ce cas, une copie certifiée conforme devra être adressée à la préfecture dans les trois mois suivant l’assemblée générale. Ces nouvelles règles ne seront officiellement adoptées et opposables qu’une fois la déclaration effectuée. 

De plus, certaines de ces modifications peuvent faire l’objet d’une publication au journal officiel. Ces modifications sont celles attrayant : 

• au nom de l’association, 
• son objet, 
• l’adresse de son siège social.

Archiver les convocations et les feuilles d’émargement

Plusieurs document liés à l’organisation de votre assemblée générale sont à archiver.

Pour commencer, comme tous les documents liés au fonctionnement de votre association, la convocation à votre assemblée générale est à archiver. Aussi, devrez-vous conserver ces documents pendant au minimum cinq ans.

En suite, il en sera de même pour le procès-verbal de votre assemblée générale qui devra également intégrer les archives de l’association. 

Enfin, les feuilles d’émargement seront également à conserver. En cas de contestation, celles-ci vous permettront de prouver que le quorum nécessaire était bien réuni lors des délibérations de votre assemblée générale.

A défaut, vous pourrez voir les décisions de votre AG invalidées.