{"id":13692,"date":"2021-10-01T11:17:23","date_gmt":"2021-10-01T09:17:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.infolocale.fr\/blog\/?p=13692"},"modified":"2022-04-05T10:06:32","modified_gmt":"2022-04-05T08:06:32","slug":"conserver-archives-association","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/infolocale.20minutes.fr\/blog\/conserver-archives-association\/","title":{"rendered":"Combien de temps conserver les archives de votre association ?"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"has-black-color has-text-color has-background\" style=\"background-color:#a1d5f5\"><span style=\"font-size: revert;\">Vous \u00eates dans l\u2019obligation l\u00e9gale de conserver un certain nombre de documents dans les <\/span><strong style=\"font-size: revert;\">archives de votre association<\/strong><span style=\"font-size: revert;\">. Les d\u00e9lais de conservation varient selon la nature du document. En outre, si vous contrevenez \u00e0 cette obligation, les sanctions peuvent varier selon la gravit\u00e9 des faits. Les documents relatifs \u00e0 la cr\u00e9ation de votre asso sont \u00e0 conserver tout au long de son existence. Ceux li\u00e9s \u00e0 la vie de votre association sont \u00e0 conserver pendant 5 ans. Les documents financiers sont \u00e0 garder pendant 5 ans. Les documents fiscaux devront \u00eatre archiv\u00e9s pendant 6 ans. De nombreux autres documents dans les domaines du salariat, de l&rsquo;acquisition immobili\u00e8re et bien d\u2019autres encore sont \u00e9galement \u00e0 conserver.<\/span> <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">La conservation documentaire en association<\/h2>\n\n\n\n<p>La question de la transmission de la m\u00e9moire est souvent au c\u0153ur du fonctionnement d\u2019une association. Dans les faits, elle d\u00e9coule g\u00e9n\u00e9ralement de deux besoins distincts.<\/p>\n\n\n\n<p>Elle peut venir d\u2019un besoin organisationnel li\u00e9 \u00e0 la conservation de la m\u00e9moire, des processus et de l\u2019exp\u00e9rience acquise par une association. Cependant, elle peut aussi venir d\u2019une obligation l\u00e9gale. Si ce point est moins connu, il n\u2019en est pas moins important.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Il est donc obligatoire de cr\u00e9er des <strong>archives en association<\/strong>. Mais alors, que risque une association se soustrayant \u00e0 son obligation de conservation documentaire ?<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Les sanctions en cas de non conservation des documents d\u2019une association  <\/h2>\n\n\n\n<p>Il n\u2019y a pas de sanction grav\u00e9e dans le marbre. Tout d\u00e9pendra du cas pour lequel la justice se penche sur vos documents. N\u00e9anmoins, dans le domaine fiscal, la loi pr\u00e9cise que l\u2019absence d\u2019archivage, la destruction avant les d\u00e9lais ou le refus de communiquer des documents peut \u00eatre punie d\u2019une amende. Par ailleurs, la production de faux et l\u2019usage de faux par un ou des administrateurs d\u2019une association loi 1901 peut \u00e9galement entra\u00eener des poursuites p\u00e9nales.<\/p>\n\n\n\n<p>Il y a donc un certain nombre de documents que votre association est dans l\u2019obligation de conserver. La dur\u00e9e de conservation, pour sa part, varie selon la nature du document.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-horizontal is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-1 wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-luminous-vivid-amber-background-color has-text-color has-background wp-element-button\"><strong>&gt;&gt;Inscrire mon asso \u00e0 Infolocale <\/strong><\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Archives en association : conserver les documents li\u00e9s \u00e0 la cr\u00e9ation de votre association<\/h2>\n\n\n\n<p>Lorsque l\u2019on se lance dans la <a href=\"https:\/\/www.infolocale.fr\/blog\/creer-une-association\/\">fondation d\u2019une association<\/a>, il est un certain nombre de documents que les membres fondateurs doivent rassembler. La plupart de ces documents sont \u00e0 conserver tout au long de la vie de votre association. Dans ce domaine la liste comprend :&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>la copie du dossier d\u00e9pos\u00e9 en pr\u00e9fecture,<\/li><li>le r\u00e9c\u00e9piss\u00e9 de d\u00e9claration,<\/li><li>la copie de la demande d\u2019insertion dans le journal officiel,<\/li><li>l\u2019extrait du journal officiel<\/li><li>les statuts actuels ainsi que les anciennes versions dans l\u2019ordre chronologique,<\/li><li>le <a href=\"https:\/\/www.infolocale.fr\/blog\/reglement-interieur-association\/\">r\u00e8glement int\u00e9rieur de votre association<\/a> et les versions ant\u00e9rieures dans l\u2019ordre chronologique,<\/li><li>la liste des dirigeants successifs,<\/li><li>la liste des membres successifs par ordre chronologique,<\/li><li>la copie du <a href=\"https:\/\/www.infolocale.fr\/blog\/proces-verbal-assemblee-generale-association\/\">proc\u00e8s-verbal de l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale constitutive<\/a>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Documents \u00e0 conserver li\u00e9s \u00e0 la vie de l\u2019association<\/h2>\n\n\n\n<p>Tout au long de son existence votre association va conna\u00eetre des \u00e9v\u00e9nements, des r\u00e9unions, des assembl\u00e9es. Vous devez \u00e9galement garder la traces des ces \u00e9v\u00e9nements.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Les raisons sont multiples. Par exemple, les feuilles d\u2019\u00e9margement vous permettent de prouver que le quorum \u00e9tait bien pr\u00e9sent lors de votre assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale. Cette preuve pourra vous prot\u00e9ger contre d\u2019\u00e9ventuelles r\u00e9clamations par des membres oppos\u00e9s aux d\u00e9cisions prises par votre AG. Il en sera de m\u00eame pour les pouvoirs (les procurations) que vous devrez conserver avec \u00e0 la feuille d\u2019\u00e9margement.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Ces documents sont \u00e0 garder dans les <strong>archives de votre association<\/strong> <strong>pour une p\u00e9riode de cinq ans<\/strong>. Il s\u2019agit de :&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><a href=\"https:\/\/www.infolocale.fr\/blog\/convocation-assemblee-generale-association\/\">convocation \u00e0 l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale<\/a> de votre association<\/li><li>feuille d\u2019\u00e9margement de l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale<\/li><li>document de <a href=\"https:\/\/www.infolocale.fr\/blog\/delegation-pouvoir-assemblee-generale-association\/\">procuration<\/a> ou pouvoir pour chaque assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale<\/li><li>les bilans financiers pr\u00e9sent\u00e9s en assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales<\/li><li>les rapports moraux pr\u00e9sent\u00e9s en assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales<\/li><li>les rapports du commissaire aux comptes<\/li><\/ul>\n\n\n<div class=\"wp-block-image is-resized\">\n<figure class=\"aligncenter size-large has-lightbox\"><a href=\"https:\/\/www.infolocale.fr\/decouvrir\/deposant\/?utm_source=blog&amp;utm_medium=banner&amp;utm_campaign=blog-content\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"1024\" src=\"https:\/\/www.infolocale.fr\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/banniere-NLDASSO-carree1500x1500-1024x1024.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-23946\" srcset=\"https:\/\/infolocale.20minutes.fr\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/banniere-NLDASSO-carree1500x1500-1024x1024.jpg 1024w, https:\/\/infolocale.20minutes.fr\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/banniere-NLDASSO-carree1500x1500-300x300.jpg 300w, https:\/\/infolocale.20minutes.fr\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/banniere-NLDASSO-carree1500x1500-150x150.jpg 150w, https:\/\/infolocale.20minutes.fr\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/banniere-NLDASSO-carree1500x1500-768x768.jpg 768w, https:\/\/infolocale.20minutes.fr\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/banniere-NLDASSO-carree1500x1500.jpg 1500w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Documents financiers et fiscaux que votre association doit archiver<\/h2>\n\n\n\n<p>Les documents financiers et fiscaux sont parmi les plus importants. Ce sont ceux que vous serez le plus susceptible d\u2019avoir \u00e0 utiliser si vous aviez \u00e0 vous justifier de votre gestion aupr\u00e8s de l\u2019administration comp\u00e9tente.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Dans ce domaine, pensez \u00e0 regrouper vos donn\u00e9es, \u00e0 organiser vos pi\u00e8ces comptables dans des classeurs annuels par th\u00e8mes. Afin de facilement retrouver vos documents, pensez \u00e9galement \u00e0 immatriculer vos pi\u00e8ces comptables et \u00e0 reporter ces num\u00e9ros dans vos bilans.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Les documents financiers de votre association sont \u00e0 archiver<\/strong> <strong>pour une dur\u00e9e minimum de dix ans<\/strong>. Ici il sera question :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>des comptes annuels de votre association<\/li><li>des livres comptables<\/li><li>de l\u2019ensemble des pi\u00e8ces justificatives<br><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Les documents fiscaux seront conserv\u00e9s pendant 6 ans. Ici il sera question :&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>des documents justifiant de la situation de l\u2019association vis \u00e0 vis des services fiscaux<\/li><li>les re\u00e7us des dons faits par vos donateurs<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Autres documents \u00e0 conserver selon les cas<\/h2>\n\n\n\n<p>Selon les cas, selon la taille de votre association, il est possible que vous ayez \u00e0 produire et archiver des documents particuliers. Ce sera par exemple le cas si votre association emploie du personnel ou si vous faites l&rsquo;acquisition de biens fonciers.<\/p>\n\n\n\n<p>Dans ce cas, vous devrez conserver :<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Documents \u00e0 archiver pour une dur\u00e9e illimit\u00e9e<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>les actes de ventes immobili\u00e8res<\/li><li>les titres de propri\u00e9t\u00e9 des biens immobiliers acquis par votre association<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Documents \u00e0 archiver pendant cinq ans<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>les bulletins de paie<\/li><li>le registre du personnel<\/li><li>les contrats de travail<\/li><li>les documents li\u00e9s \u00e0 la vie ; carri\u00e8re de vos employ\u00e9s : salaires, primes\u2026<\/li><li>les d\u00e9clarations d\u2019accidents de travail communiqu\u00e9es \u00e0 la CPAM<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Documents \u00e0 conserver pendant au moins trois ans<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>les documents li\u00e9s \u00e0 la vie ; carri\u00e8re de vos employ\u00e9s : salaires, primes\u2026<\/li><li>les documents li\u00e9s aux pr\u00e9l\u00e8vements obligatoires<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Pendant un an<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>les relev\u00e9s des heures de travail<\/li><li>les astreintes \u00e9ventuelles<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Garder en m\u00e9moire l\u2019exp\u00e9rience de votre association<\/h2>\n\n\n\n<p>On s\u2019\u00e9loigne ici de l\u2019obligation l\u00e9gale pour aborder le sujet de la m\u00e9moire de votre association. En effet, vos membres, vos b\u00e9n\u00e9voles et vos administrateurs accumulent tout au long de leur engagement un certain nombre d&rsquo;informations.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Lorsque votre association perd un b\u00e9n\u00e9vole, c\u2019est aussi un morceau de sa m\u00e9moire qui est perdu en m\u00eame temps.<\/p>\n\n\n\n<p>Dans ce domaine aussi il peut \u00eatre important de mettre en place un syst\u00e8me permettant de conserver la m\u00e9moire des process, des m\u00e9tiers et des actions men\u00e9es par les b\u00e9n\u00e9voles de votre association.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Archives en association : garder l\u2019exp\u00e9rience de vos b\u00e9n\u00e9voles<\/h3>\n\n\n\n<p>Tout au long de l\u2019existence de votre association, pensez \u00e0 demander aux responsables de missions de produire des documents d\u00e9taillant leurs actions. Ces documents peuvent d\u00e9tailler les t\u00e2ches, les outils utilis\u00e9s mais aussi les objectifs \u00e0 plus ou moins long terme.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Cet archivage de la m\u00e9moire de votre association peut aussi passer par des notes dans lesquelles vous pouvez relever les personnes et structures avec lesquelles vous entretenez de bonnes relations.<\/p>\n\n\n\n<p>Par exemple : si votre communication entretient un lien particulier avec un journaliste de la r\u00e9daction de votre titre local. Il peut \u00eatre important de le noter. L\u2019\u00e9quipe qui prendra le relais pourra ainsi faire perdurer ce lien et le renforcer.<\/p>\n\n\n\n<p>Ces <strong>archives de votre association<\/strong> vont aussi passer par la mise en place de fichiers dans lesquels seront enregistr\u00e9s les login et mots de passe des diff\u00e9rentes applications, logiciels ou encore de vos <a href=\"https:\/\/www.infolocale.fr\/blog\/communiquer-reseaux-sociaux\/\">comptes sur les r\u00e9seaux sociaux<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>D\u2019une mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale, si vos \u00e9quipes tournent, il est pr\u00e9f\u00e9rable de pr\u00e9voir une p\u00e9riode de transmission durant laquelle les anciens renseigneront les nouveaux b\u00e9n\u00e9voles auxquels ils c\u00e8dent leur place. Cette p\u00e9riode de transmission est d\u2019autant plus importante si la personne sur le d\u00e9part occupait un poste \u00e0 responsabilit\u00e9s.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Ici aussi vous devrez organiser vos archives, stocker les documents et responsabiliser le bureau ou des comit\u00e9s de votre association pour qu&rsquo;ils prennent connaissance et entretiennent la m\u00e9moire de votre association.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Vous \u00eates dans l\u2019obligation l\u00e9gale de conserver un certain nombre de documents dans les archives de votre association. 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