Le conseil d’administration est un corps intermédiaire dont le rôle est de simplifier le fonctionnement de l’association et de traduire en actions, les orientations données par l’assemblée générale. Le plus souvent, c’est parmi les membres du conseil d’administration que seront nommés les membres du bureau. Le conseil d’administration est obligatoire si vous souhaitez que votre association obtienne le statut d’utilité publique ou un agrément. Dans les autres cas, vous pouvez vous doter de cet organe pour faciliter la gestion d’une structure devenue trop lourde ou pour vous doter de compétences spécifiques, nécessaires à l’administration de votre organisation. Les pouvoirs du conseil d’administration sont déterminés les statuts et l’assemblée générale.
Quand mettre en place un conseil d’administration en association ?
Pour gérer leur organisation, les associations peuvent se doter de trois corps différents : l’assemblée générale, le bureau, le conseil d’administration.
Les deux premiers corps sont les plus connus, ceux que l’on rencontre le plus souvent. Cependant, il existe plusieurs raisons qui peuvent pousser à mettre en place un conseil d’administration en association. Ce peut-être une réponse apportée à un problème de croissance de votre organisation. Ou encore, une obligation légale à laquelle vous devez vous plier pour obtenir une reconnaissance.
Pour obtenir le statut d’utilité publique
Le statut d’utilité publique renforce l’image d’une association. Il prend la forme d’un soutien de l’Etat qui aura pour objectif de rassurer les donateurs et de faciliter les legs et les dons à l’association.
Si vous souhaitez acquérir ce statut mais aussi pour certains agréments, votre association devra se doter d’un conseil d’administration.
Pour les associations qui cherchent à gagner en flexibilité
Le conseil d’administration est un organe dont votre association peut souhaiter se doter à un moment clé de son existence. Par exemple, lorsque celle-ci atteint une taille critique et qu’il devient difficile de mobiliser l’assemblée générale. Ou encore, si vos projets nécessitent des compétences précises pour être menés à bien.
Dans ces moments-là, la réponse adaptée sera bien souvent de mettre en place un conseil d’administration. Celui-ci deviendra l’organe décisionnel et opérationnel de votre association. En outre, il détiendra les compétences, la rapidité et la marge de manœuvre nécessaire au développement de vos projets.
Qui peut devenir membre du conseil d’administration d’une association ?
Le mode d’élection des membres du CA est déterminé par les statuts de votre association. Toutefois il existe certaines règles qui encadre l’accession au conseil d’administration d’une association.
- Ainsi, les salariés d’une association ne peuvent pas être majoritaires.
- En outre, il n’existe pas de contrainte de nationalité, un citoyen européen ou un étranger à l’union européenne peuvent-être administrateurs d’une association en France.
- Pour ce qui est des administrateurs non-membres de votre association, vos statuts peuvent préciser si les membres du CA doivent être ou non à jour des cotisations.
- Une personne morale peut devenir administratrice d’une association. Dans les faits, elle sera représentée par une personne physique lors des réunions du conseil.
Comment élire un conseil d’administration en association ?
Dans le cas d’une association d’utilité publique, il vous sera demandé d’adopter des statuts types.
Dans les autres cas, il n’y a pas de règle absolue. Ce sont les statuts qui bornent le fonctionnement et les prérogatives des organes qui administrent votre association.
Ainsi, les membres de votre conseil d’administration peuvent-ils être élus
- par l’assemblée,
- par cooptation,
- ou par désignation.
Le nombre d’administrateur n’est pas fixé par la loi. C’est à l’assemblée générale de l’association d’en fixer le nombre.
En cas de changement, de démission ou de révocation de l’un de vos administrateurs, vous devez impérativement faire une déclaration, dans les trois mois, à votre préfecture ou sous-préfecture.
Révoquer un administrateur en association
Il est possible qu’une association décide de faire figurer, dans ses statuts, les règles d’élection et de révocation des membres de son conseil d’administration. Dans ce cas, il vous suffit d’appliquer la règle en vigueur.
Dans le cas contraire, on parlera de silence des statuts. Ici, les dirigeants peuvent être destitués sans que l’assemblée générale n’ait à se justifier. Dans ce cas là, la règle est simple.
Un conseil d’administration peut être révoqué ; par l’organe qui l’a mis en place et selon les mêmes règles que celles ayant permis son élection.
Dans ce contexte, il est généralement impossible au conseil d’administration d’une association de révoquer l’un de ses membres.
Démission d’un membre du conseil d’administration
Un administrateur peut démissionner de son mandat au sein de l’association. A la suite de cette démission, votre conseil d’administration devra se réunir afin d’élire un nouveau membre. Cette élection se fera selon les règles précisées dans vos statuts. Vous devrez faire suivre cette réunion d’un compte-rendu et d’une déclaration en préfecture ou sous-préfecture.
Si un administrateur occupant plusieurs postes au sein de votre association, souhaite abandonner l’une de ses casquette. Il lui est possible de quitter un seul de ses postes et de conserver les autres. Toutefois, sa lettre de démission devra être claire quant à ses intentions.
Ainsi, un trésorier membre du conseil d’administration peut-il démissionner du bureau et rester au conseil.
Pour combien de temps le conseil d’administration d’une association est-il élu ?
Mis à par dans les cas ou les statuts sont imposés à une association, il n’existe pas de règle précises fixant la durée du mandat des administrateurs. C’est à votre association, via son assemblée générale, de définir ces règles.
Très souvent, les associations optent pour un conseil d’administration élu pour trois ans et renouvelable par tiers tous les ans. Cette règle n’est pas absolue et vous pouvez adopter un tout autre format si vous le souhaitez.
En outre, si vous optez pour cette formule, vous devrez faire tourner les deux premier tiers avant la fin de leur premier mandat. Dans ce cas, les premiers administrateurs tournent après un an et deux ans. Ils le font sur la base du volontariat ou sur tirage au sort. Dans tous les cas, la règle devra être précisée dans vos statuts.
Quels sont les pouvoirs du conseil d’administration
L’assemblée générale est l’organe qui, par défaut, dirige une association. Les prérogatives du conseil d’administration, à l’instar de celles du bureau, sont déterminées à la création de l’association, lors de l’assemblée générale constitutive et définis dans les statuts. Ces prérogatives peuvent évoluer lors des assemblées générales ordinaires et extraordinaires.
Dans le cas où votre association déciderait de se doter d’un conseil d’administration, vos statuts devront déterminer l’étendue du pouvoir de celui-ci.
Quand il n’est pas obligatoire, le conseil d’administration est un organe dont l’association se dote afin de pallier certains manques dans son organisation. Ses pouvoirs peuvent varier du tout au tout selon les structures. Le plus souvent, l’assemblée générale dotera les administrateurs du pouvoir nécessaire à la gestion de l’association.
Les administrateurs de l’association sont en capacité de :
- convoquer une assemblée générale,
- écrire l’ordre du jour de l’assemblée générale,
- exclure des membres,
- préparer le budget prévisionnel,
- assurer les missions comptables.
- créer ou supprimer un emploi,
- engager des actions en justice,
- élire le bureau et de contrôler ses actions,
- mettre en place la politique décidée par l’assemblée générale
Le pouvoir du conseil d’administration est collectif et ses décisions collégiales. Par ailleurs, il est possible de rémunérer les administrateurs.
Pouvoir des administrateurs. Attention aux statuts trop précis !
Les statuts peuvent préciser les fonctions individuelles des administrateurs. Toutefois, il faut prendre garde à ne pas trop entrer dans les détails, sans quoi, les administrateurs devront demander une décision de l’assemblée générale pour toute action non précisément mentionnée dans leurs attributions.
De même, chaque évolution dans les missions d’un administrateur entrainera une modification des statuts qui devra faire l’objet d’une déclaration en préfecture.
Pour éviter ces problèmes, vous pouvez préciser dans vos statuts que les missions des administrateurs sont détaillées dans le règlement intérieur de l’association. Cela vous épargnera des démarches chronophages qui risquent de se reproduire à intervalle régulier.
Comment convoquer le conseil d’administration ?
Le conseil d’administration d’une association peut se rassembler de manière ordinaire à intervalle régulier. Le rythme est à fixer selon les besoins de votre association. Cela peut-être trimestriel, annuel… entre deux assemblées générales. Ce sont vos statuts et donc, l’assemblée générale qui fixent la règle.
Le mode de convocation est, lui aussi, à préciser dans les statuts. Le plus souvent, c’est au président que reviendra cette charge. Elle pourra prendre la forme d’une lettre ou d’un simple mail.
Compte rendu des réunions du conseil d’administration d’une association
Il est obligatoire pour les associations reconnues d’utilité publique. En outre, comme tous les documents relatifs à la vie de l’association, vous devrez archiver ces documents pour une durée minimum de cinq ans.
Le procès-verbal de réunion a pour rôle de transcrire les échanges des réunions de votre conseil d’administration. Cela permet de s’assurer de la régularité des décisions et des process de fonctionnement de votre association.
Vous pouvez y joindre la feuille de présence en annexe. Le compte-rendu :
- sera rédigé par le secrétaire.
- Il comprendra la date,
- le lieu ou la réunion s’est déroulée,
- l’ordre du jour,
- le contenu des débats,
- les décisions adoptées.
