- Les relations presse en association devraient être la mission d’une personne dédiée, nommée au sein du service communication.
- Construire un fichier presse et influenceurs en incorporant nom, prénom, mail et spécialité du contact.
- Avoir une bonne connaissance des médias de votre territoire.
- Connaître votre correspondant local et en cas d’absence, le nom du responsable des correspondants.
- Connaître l’organisation des médias, savoir qui contacter selon l’importance de l’information à communiquer.
- Les médias ne connaissent pas toujours l’agenda de votre association, il faut communiquer régulièrement avec la presse.
- Entretenir des rapports cordiaux avec votre correspondant. C’est lui qui défendra vos sujets lors des conférences de rédaction.
- Prévenir la presse au moins trois semaines avant votre événement.
- Envoyer vos communiqués de presse aux heures où votre destinataire sera le plus réceptif.
- Ne pas confondre information et publicité.
- Présenter votre sujet sous un angle original, basé sur l’actualité, sur un événement important, sur une personne dans votre association.
- Pour vos communiqués de presse, faire simple, court, concis et écrire directement dans le corps du mail.
- Le titre du mail doit être court et descriptif.
- Il est possible de joindre une photo. Il faut l’accord du photographe et communiquer son nom à la rédaction.
- Dans le cadre des relations presse en association, vous pouvez organiser une conférence de presse. Veillez à manier cet outil avec parcimonie et uniquement en cas d’événement centraux dans la vie de votre association.
Pourquoi faire des relations presse ?
Depuis l’avènement du web et des réseaux sociaux, les médias traditionnels sont souvent considérés comme étant en perte de vitesse. Pourtant, s’il est vrai que les audiences des grands médias se sont érodées sur leurs canaux traditionnels, il est toutefois impossible de parler de baisse d’influence. Via leurs sites internet, beaucoup ont réussi à se convertir, à attirer de nouveaux publics et à battre des records historique d’audience.
Jamais les médias n’avaient touché une telle audience
Pour les associations, au traver de leurs relations presse, les médias traditionnels locaux restent un excellent moyen de toucher une cible nouvelle.
Ceux-ci bénéficient généralement d’une couverture et d’une renommée qui leur permettent de toucher le plus grand nombre. Au-delà du territoire naturel, leurs sites internet pourra d’atteindre les francophones, où qu’ils se trouvent. Enfin, ils bénéficient généralement d’un lectorat fidèle, acquis de longue date. Ces médias restent les supports privilégiés par les politiques et les décideurs locaux et seront également consultés par les nouveaux arrivants sur votre territoire… Bref, ils sont le support sur lequel vous devez apparaître pour toucher vos publics, utilisateurs et décideurs locaux.
Vous cherchez à organiser les relations presse de votre association ? Voici 15 conseils provenant directement du cycle de conférences en ligne Visiolocales donné par des journalistes du journal Ouest-France et Le Maine Libre.
1. Nommer un responsable des relations presse dans votre association
En association, la communication repose souvent sur les épaules chargées des quelques membres du bureau. Dans ce contexte, il est difficile d’avancer sur les chantiers des relations presse qui peuvent être perçues comme secondaires face à des priorités directement liées à l’activité de l’association. Pourtant, les relations presse en association sont un élément moteur de la communication.
Pour aborder ce sujet sereinement, il est souvent conseillé de nommer un responsable communication au sein des associations. Seulement, force est d’admettre que ces dernières années, l’avènement du web, l’explosion du nombre d’outils, le développement des sites, blogs et réseaux sociaux, font que nommer une seule personne ne suffira plus à répondre à vos besoins en communication.
Essayez de mettre en place une équipe de communication. Au sein de celle-ci, nommez un responsable pour les relations presse de votre association.
2. Constituer le fichier presse de votre association
Les relations presse de votre association doivent être structurées. Ainsi, assurez-vous de toujours avoir les contacts des journalistes et influents de votre territoire. Ces informations doivent être organisées et régulièrement mises à jour.
Si vous entretenez de bonnes relations avec d’autres associations sur votre territoire, vous pouvez peut-être leur demander de l’aide dans la constitution de votre fichier presse. Dans d’autres cas, il est possible de trouver des agences qui se proposeront de faire vos relations presse ou, de vous vendre un fichier.
Toutefois, la solution la plus simple et la moins couteuse reste encore de créer votre propre document.
Comment créer le fichier presse de son association ?
- Constituez un fichier excel
- Ajouter le nom, prénom, mail, titre du média, téléphone de vos contacts
- Le roulement est important dans les rédactions, une mise à jour régulière est nécessaire
Pour constituer le fichier presse de votre association, commencez par relever les noms des médias locaux. Sur votre ville, pensez à la presse, aux chaînes de télés locales, à la radio et pourquoi pas aux blogueurs et autres influenceurs. Trouvez les sites web, contactez les et demandez le nom de votre correspondant, du responsable des correspondants, de la personne spécialisé dans votre domaine. Ensuite, élargissez le cercle à votre département, votre région, à la presse spécialisée. Finalement si vous avez des ambitions nationales pensez aux grands médias.
Pour créer un fichier presse. Ouvrez un document Excel. A l’intérieur de celui-ci, classez les informations utiles en colonnes. Intégrez le nom, prénom, nom du média, l’adresse email, le téléphone de votre contact. Vous pouvez également ajouter des informations telles que des notes sur l’organisation de la rédaction, les responsabilités ou spécialité de votre contact.
Attention ! Les contacts tournent vite dans les rédactions. Ce type de document demande une mise à jour régulière et attentive de la part de vos relations presse. C’est une mission qu’il ne faut pas négliger sous peine de se retrouver avec un fichier obsolète après trois ou quatre ans.
3. Relations presse en association. Connaître les médias de votre territoire
« Il y a un certain nombre de sujets qui émergent aujourd’hui sur les chaînes nationales, qui émanent directement de sujets présents sur notre site internet. »
Serge Danilo – Rédacteur en chef adjoint – Le Maine Libre (72)
Source : Visiolocale Collectivité. Communiquez votre information locale dans Le Maine Libre
Il existe de nombreux types de médias. Il peut s’agir de médias locaux ou nationaux ; de presse écrite, de télévision, de radio ou de pure players uniquement présents en ligne. Enfin, il peut être question de médias généralistes ou spécialistes. Dans tous les cas, vous devez connaître vos interlocuteurs.
Bien sûr, il semble difficile de connaître avec précision l’ensemble des médias présents dans votre fichier presse. Toutefois, essayer d’avoir une idée précise de la manière dont sont structurés vos principaux titres.
Dans ce domaine, souvenez-vous que la presse régionale dispose du plus grand maillage de journalistes et correspondants. Par ailleurs, les grands médias nationaux, les télévisions, les radios, puisent très souvent leurs sujets dans les pages de la presse régionale. Enfin, la plupart des associations ont un ancrage local pour une activité qui le sera également.
Bien connaître vos médias locaux, entretenir des relations étroites avec votre correspondant sera le chemin le plus court pour atteindre une couverture presse efficace.
4. Avoir le contact de votre correspondant local
En matière de relations presse, l’échelon territorial le plus proche de vous sera généralement le correspondant. Il est impératif de connaître ses coordonnées qui seront intégrées à votre fichier presse.
Dans la presse régionale, le correspondant sera l’interlocuteur privilégié de votre association. Pourtant, il existe de nombreux territoires dépourvus de correspondants. Si c’est votre cas, renseignez-vous auprès de votre média, celui-ci aura peut-être nommé un responsable des correspondants. Si c’est le cas, essayez d’obtenir son nom et contact. Il deviendra votre interlocuteur privilégié tant que le poste de votre correspondant sera vacant.
D’ailleurs, si vous communiquez régulièrement avec lui, il se peut que le responsable des correspondants cherche rapidement à combler ce manque.
5. Connaître l’organisation de vos médias locaux
Quand une information semble pouvoir rayonner à un niveau supérieur à celui de votre commune. Il peut être utile d’ajouter de nouveaux contacts à vos emails. Dans le cas de la presse régionale, vous pourrez ajouter les responsables des pages départements qui sont généralement le segment se trouvant au-dessus de la commune.
Toutefois, si vous en avez un, n’omettez pas de toujours ajouter votre correspondant à vos mails. Le correspondant sera toujours le lien privilégié entre votre association et le journal et vous devez entretenir vos rapports avec lui.
6. Communiquer régulièrement avec la presse
« Il se passe des choses [dans les associations, sur les territoires] dont nous n’avons pas toujours connaissance et qui pourtant, mériteraient de figurer dans les agendas, dans les idées de sorties du journal.«
Frédéric Barillé – Rédacteur en chef du Maine Libre (72)
Source : Visiolocale Collectivité. Communiquez votre information locale dans Le Maine Libre
Les journalistes ne sont pas toujours au courant de l’activité de votre association. En outre, nombre d’associations pensent que la couverture de leurs événements se fait naturellement, que les journalistes connaissent déjà leurs activités. C’est bien souvent faux. La presse a besoin d’être informée.
Pour ce faire, vous devez systématiquement communiquer votre agenda à vos interlocuteurs, correspondants et journalistes. La clé de la réussite de vos relations presse en association sera la régularité et la qualité de votre communication.
7. Entretenir de bons rapports avec son correspondant
Avant d’être traité, un sujet doit passer en conférence de rédaction et prouver sa légitimité dans les pages, sur les ondes, à l’antenne du média visé. Dans ce domaine, la réussite des relations presse d’une association ne repose pas uniquement sur la qualité de son agenda. Elle pèse également sur la qualité de sa communication et les rapports entretenus avec les médias sollicités.
Pour que vos sujets soient soutenus, vous devez soigner vos rapports avec vos contacts journalistes et correspondants. Mettez l’humain au centre des relations presse de votre association. Plus vos rapports seront bons, plus vous vous assurerez la bienveillance de vos interlocuteurs lorsque ceux-ci auront à défendre votre couverture dans les réunions de rédaction.
8. Relations presse en association. Quel est le bon moment pour communiquer avec la presse ?
« Il y a effectivement un timing. Dans la plupart des cas, les invitations arrivent trop tardivement à la rédaction. Idéalement, envoyez un premier mail décrivant votre événement trois semaines avant. »
Joël Bigorgne – Directeur départemental des Côtes d’Armor (22) – Ouest-France
Source : Associations. Communiquez avec votre rédaction locale Ouest-France 22
Les journalistes sont extrêmement sollicités. Leurs agendas sont généralement chargés et il n’est pas rare qu’ils enchaînent les rendez-vous les uns derrière les autres. L’un des enjeux des relations presse des associations est de parvenir à toucher votre journaliste, de le contacter au bon moment, avec une information présentée aussi clairement que possible.
Que vous organisiez un festival, une conférence ou une rencontre sportive, le délai avant lequel il est bon de contacter la presse peut varier. Toutefois, gardez en tête que les agendas des journalistes se remplissent vite. Si vous prévenez trop tardivement, vous réduisez vos chances d’obtenir une couverture.
Dans ce domaine, les associations ont souvent le réflexe de communiquer leurs événements à une semaine ou 10 jours de la date. C’est beaucoup trop tard ! Lorsque vous organisez les relations presse de vos événements, envoyez un premier mail à la rédaction au plus tard trois semaines avant la date. Les journalistes pourront alors l’inscrire à leur planning et anticiper les besoins rédactionnels
En cas d’absence de réponse, vous pouvez relancer quelques jours après votre premier mail. Ensuite, une piqure de rappelle pourra être effectuée sous la forme d’un nouveau mail, dix jours avant l’événement de votre association.
9. Relations presse en association. A quelle heure envoyer ses emails ?
Dans une journée de travail, il existe des moments durant lesquels il est plus facile de capter l’attention de votre journaliste localier. Si celui-ci reçoit votre mail au milieu d’une série de rendez-vous, votre message ne sera pas lu avec la même attention que s’il est confortablement assis à son bureau.
Bien que les agendas varient d’un journaliste à l’autre, il est plus probable que celui-ci soit dans un environnement plus calme le matin au moment de débuter sa journée et l’après-midi au retour de table. Dans la presse quotidienne régionale, le soir sera souvent un moment de rush et de bouclage à éviter.
10. Ne pas confondre publicité et information
Parmi les points extrêmement importants dans les relations presse de votre association, il en est un sur lequel les journalistes seront à la fois vigilant et intransigeant. Il s’agit de la différence entre une information et une publicité. Dans ce domaine, si l’information que vous communiquez relève d’une dimension commerciale, il est plus que probable que vous n’obtiendrez pas de couverture.
Les associations sont généralement à l’abri de la communication trop commerciale, mais c’est un point qu’il est important de garder en tête si jamais vous dotiez votre structure de volet en mesure de générer des revenus et que vous souhaitiez communiquer dessus.
11. Présenter votre sujet sous un angle original
« Orientez votre correspondant sur les sujets à développer dans l’actualité de votre association. Donnez lui les principaux axes. Vous pouvez aussi lui demander un conseil et voir ensemble ce qui pourrait être l’angle idéal de votre sujet. »
Alain Bihel – Adjoint à la cheffe d’édition – Ouest-France édition de St Brieuc (22)
Source : Associations. Communiquez avec votre rédaction locale Ouest-France 22
En matière de relations presse, les associations les plus grandes, les plus médiatiques et disposant du plus grand nombre de licenciés sont celles qui parviennent généralement aux meilleurs résultats. Pourtant, ne négligez pas la curiosité et l’envie de sujets nouveaux de vos journalistes locaux.
Vous vous demandez comment obtenir une couverture presse pour votre association, quels sont les sujets qui vont intéresser les journalistes ?
Pour commencer, vous devez être en mesure de percevoir les informations émergeant dans la vie de votre association. Ceci fait, vous devez trouvez un angle original ou adapté pour les médias que vous visez.
Si vous souhaitez mettre au point une stratégie média pour votre association. Commencez par réfléchir aux différents événements qui ponctuent la vie de votre association. Existe-t-il des moments que vous pouvez ancrer dans le contexte de l’actualité nationale ? Avez-vous des originalités, un projet, une création de poste, un profil original parmi vos bénévoles ? Les journalistes locaux aiment incarner l’information, c’est souvent au travers de l’un de vos membres ou bénévoles qu’ils parleront de vous.
12. Ecrire un communiqué de presse en association
« Il ne faut pas perdre de vue qu’un journaliste peut recevoir des dizaines de communiqués de presse par jour. Des infos qu’il lui faut trier avec plus ou moins de célérité. Plus on reçoit de communiqués, plus ils doivent être bien ficelés pour attirer l’attention du journaliste. »
Renaud Pelard – Chef de service à la rédaction des sports – Ouest-France
Source : Visiolocale : Associations sportives. Comment rédiger un communiqué de presse
Ecrire un communiqué de presse en association varie selon que vous êtes une grande organisation ou une association locale. Dans tous les cas, soyez clair, concis et précis. Inutile de réaliser un communiqué riche en pdf que vous joindrez à votre mail. Rédigez plutôt votre message directement dans le corps du mail.
Les informations capitales à ne pas oublier dans votre communiqué de presse
« Quand on annonce un événement, il faut donner l’heure, indiquer ou cela se passe, le jour, le tarif. S’il y a une buvette, précisez le. Il faut se mettre dans la tête des gens qui vont venir. Donnez bien vos coordonnées pour que l’on puisse vous recontacter. »
Frédéric Barillé – Rédacteur en chef du Maine Libre (72)
Source : Visiolocale Collectivité. Communiquez votre information locale dans Le Maine Libre
Le contenu de votre communiqué variera selon la nature de l’information que vous souhaitez communiquer. Toutefois, les événements forment le gros des sujets relayés par les associations à la presse. Dans ce cas, il est un certain nombre d’éléments que vous devez veiller à ne pas oublier. Ceux-ci vous paraitront probablement évidents, mais ils sont suffisamment omis pour qu’il soit utile de le rappeler ici.
Quand vous écrivez un communiqué de presse veillez à répondre à ces questions :
- Qui ? Qui organise l’événement ?
- Quoi ? Qu’est-ce qui est organisé ? Ajoutez les têtes d’affiche et autres information de programmation
- Où ? L’adresse du lieu où se tiendra la manifestation
- Quand ? Renseignez les dates de début et de fin si l’événement se tient sur plusieurs jours.
- Combien ? S’il y a des frais d’entrée
Votre communiqué de presse doit se faire remarquer par rapport aux autres
« [Il y a des chargés de communication qui savent] à chaque fois, nous concocter des rendez-vous dans lesquels on aura les bons témoins, on aura tous les éléments chiffrés, on aura la mise en perspective. Après, les journalistes peuvent faire le travail de valorisation de tout ça. »
Frédéric Barillé – Rédacteur en chef du Maine Libre (72)
Source : Visiolocale Collectivité. Communiquez votre information locale dans Le Maine Libre
La place dans le journal est limitée par le nombre de page. Sur le web, elle le sera par le nombre d’articles qu’il est possible d’écrire en une journée de travail. De ce fait, il est évident que les communiqués sont en compétition entre eux pour obtenir leur traitement. Dans ce contexte, un communiqué de presse bien ficelé, dans lequel le journaliste pourra trouver les éléments nécessaires à son traitement, se distinguera forcément des autres.
Pour que votre communiqué de presse sorte du lot : ajoutez l’affluence de vos derniers événements, vos bons résultats, le nombre de licenciés si vous êtes une grosse association. En outre, facilitez le traitement de votre article en intégrant un ou plusieurs contacts. Ceux-ci peuvent être les interlocuteur de choix, des responsables de votre projet, des spécialistes du sujet sur lequel vous souhaitez communiquer.
13. Relations presse en association. Quel titre pour vos mails ?
Lorsque vous envoyez un mail dans le cadre des relations presse de votre association, n’oubliez pas d’en soigner le titre.
Pour écrire un bon titre de communiqué de presse, celui-ci devra être concis et clair. La simple lecture de votre titre doit donner une idée précise sur le contenu du mail au journaliste qui le lira. Soyez descriptif et éloignez vous le plus possible d’un message publicitaire.
14. Quelle photo joindre à son communiqué de presse
« N’hésitez pas à mettre une photo pour le cas où l’on n’aurait pas l’iconographie nécessaire. »
Frédéric Barillé – Rédacteur en chef du Maine Libre (72)
Source : Visiolocale Collectivité. Communiquez votre information locale dans Le Maine Libre
Les médias préféreront toujours utiliser leurs propres photos. Toutefois, il peut arriver qu’ils n’aient pas dans leurs archives, les documents utiles permettant d’illustrer votre actualité. N’hésitez pas à joindre vos propres ressources.
Dans le cas d’une annonce d’événement, vous pouvez joindre une photo de l’édition précédente. Dans ce cas là, pensez au format. Prenez soin de sélectionner une image représentative, esthétique et porteuse de sens et d’information.
Pour une parution papier, la définition du document devra être en haute résolution. Pour une publication sur un site internet. Si la qualité est également importante, la résolution exigée sera plus faible que pour le papier.
Attention au droit à l’image
« Le droit à l’image est très réglementé en France. Si un photographe professionnel voit que son cliché a été publié dans nos colonnes, il peut se retourner contre le journal. Il faut impérativement le nom du photographe et faire porter la mention libre de droit. »
Joël Bigorgne – Directeur départemental des Côtes d’Armor (22) – Ouest-France
Source : Associations. Communiquez avec votre rédaction locale Ouest-France 22
Si vous joignez une photo à votre communiqué, le photographe doit donner préalablement son autorisation pour publication. Pensez systématiquement à donner le nom du photographe et les mentions légales permettant au journal de publier la photo.
15. Quand organiser une conférence de presse autour de mon association ?
Pour une association, la conférence de presse à l’avantage de rassembler tous les médias locaux, au même moment et en un même endroit. C’est un gain de temps évident pour des bénévoles à l’emploi du temps souvent très chargé.
Pour autant, il faut prendre garde à ne pas abuser de cet outil. Pour les journalistes, la conférence de presse peut être un moment chronophage dont ils ne maîtrisent ni le jour, ni l’heure, ni la durée. C’est un moment imposé qui peut venir bousculer un agenda déjà fixé de longue date. Il faut donc veiller qu’un tel événement soit particulièrement légitime.
Pour votre association, la conférence de presse doit être un moment important. Elle doit proposer une vraie valeur ajoutée aux journalistes. Elle doit rassembler un panel d’invités, offrir un accès à des spécialistes auxquels la presse pourra poser ses questions.
Organiser une conférence de presse en ligne
Avec la crise sanitaire, l’organisation de conférences de presse en ligne s’est démocratisée. Elle offre les avantages d’une conférence de presse, permet de rassembler de nombreux interlocuteurs en un seul moment. Aussi, elle permet aux journalistes de gagner le temps des déplacements. C’est peut-être une option à envisager dans les relations presse de votre association.
3 thoughts on “15 conseils de journalistes pour améliorer les relations presse de votre association”
Merci pour ces précieux conseils!j’enregistre pour m’en servir!
Bonne soirée
Mychelle
La Villa de l’accompagnement
Bordeaux
Bonjour. Correspondant de l’association : recontruire le Bonhomme Richard et auteur du groupe facebook « du Duc de Duras au Bonhomme Richard », je vous ai adressée un mail le mois dernier, reste sans réponse.
Avec qui dois-je correspondre ?
Merci beaucoup.
Nadine Lofficial alias Richard Duras
Bonjour,
Si vous souhaitez contacter Infolocale, vous pouvez écrire à cet adresse email : support(at)infolocale.fr (remplacer le (at) par @).
Si vous souhaitez contacter la rédaction de votre journal, vous devez directement contacter le bureau le plus proche de chez vous.
Cordialement,