Comment encadrer des bénévoles ?

Pour assurer le bon fonctionnement de votre association, bien encadrer vos bénévoles est un des piliers fondamentaux.

Voici quelques conseils pour y parvenir facilement.

– Préparez l’accueil de vos nouveaux bénévoles : réunion d’accueil, kit de bienvenue et mise en place d’un temps convivial avec l’équipe pour faciliter leur intégration. Pensez à bien présenter votre association et son écosystème.
– Encadrez vos bénévoles en fixant des objectifs clairs et en mettant en place un suivi régulier.
– Formez vos bénévoles pour les faire monter en compétences. Vous pouvez avoir recours à différents types de formation : interne, structure publique, réseau associatif, entreprise.
– Pour fidéliser vos bénévoles et les engager, veillez à reconnaitre leur contribution et à la valoriser. En parallèle, assurez vous d’offrir des méthodes de bénévolat flexibles et d’accorder des opportunités de développement.
– Enfin, veillez à la bonne ambiance au sein de votre association et donnez du sens aux missions proposées (montrez leur impact concret).
– Pour résoudre les conflits, faites des réunions de médiation et encourager la communication ouverte au sein de l’équipe pour prévenir les conflits et les éviter.

Les bénévoles sont un des moteurs principaux des associations. Cependant, pour assurer une expérience positive pour tous, il est nécessaire de bien les encadrer. Cela implique de les former, de suivre leur évolution et de veiller à leur intégration au sein de l’équipe. Dans cet article, nous vous proposons des conseils pour créer un environnement favorable à l’épanouissement de vos bénévoles afin de les fidéliser et de les faire contribuer pleinement à votre mission. 

Comment accueillir et intégrer vos bénévoles 

Avant d’accueillir vos bénévoles, vous devez préparer leur arrivée au sein de votre association. Le mieux est d’anticiper cette étape suffisamment en amont pour faciliter le parcours d’intégration de vos nouvelles recrues. 

Dans un premier temps, il est recommandé de préparer une session d’accueil pour présenter l’association, ses valeurs, ses missions ainsi que l’équipe. Cette session peut inclure une visite des locaux pour permettre au bénévole de se familiariser avec son environnement. En complément de cela, vous pouvez prévoir un kit de bienvenue avec des informations sur l’association, un guide du bénévole, des contacts utiles ou encore quelques goodies aux couleurs de l’association. 

Le jour de son arrivée, prévoiyez un petit déjeuner ou un déjeuner d’accueil avec les membres de l’association. Ces petites attentions font toujours plaisir et favorisent l’intégration de vos nouveaux bénévoles. 

D’autre part, il est important de prendre en compte que vos bénévoles ne connaissent pas le fonctionnement interne de votre association. Par conséquent, n’hésitez pas à leur présenter votre écosystème et aborder des points essentiels comme : 
– La situation actuelle de votre association
– Vos besoins d’aujourd’hui
– Les dispositifs en place 
– Les projets en cours de réalisation
– Les projets de demain

Cela permettra à vos nouveaux membres d’avoir une vision claire de votre mission et de vos objectifs 

Encadrer et former vos bénévoles 

Une fois que vos nouveaux bénévoles ont bien pris leurs marques, il est nécessaire de mettre en place un encadrement et de les former à leurs missions.

Pour commencer, fixez-vous ensemble des objectifs clairs. Avant le démarrage de la mission, vous pouvez faire un point sur les objectifs à atteindre. Souligner leur importance dans la contribution à la mission globale de votre association.

De plus, il est essentiel de maintenir le lien avec vos bénévoles. Échangez régulièrement avec eux et faites des suivis sur leurs progrès, leurs défis, etc. Ces temps d’échange sont également l’occasion de faire des retours constructifs sur leurs missions. 

Par ailleurs, bien encadrer vos bénévoles passe également par la formation. Pour ce faire, établissez une liste des tâches spécifiques à leur attribuer ainsi que le niveau de compétences attendu pour chacune d’entre elles. En fonction de cela, vous pourrez organiser des formations adaptées qui permettront aux bénévoles d’acquérir des compétences indispensables à la réussite de leurs missions. 

Comment former les bénévoles de votre association ? 

Différentes formes de formation peuvent être adoptées en fonction des besoins et de vos ressources. 

Formation en interne

Vous pouvez solliciter vos bénévoles expérimentés pour former les nouveaux. En effet, un soutien personnalisé sous forme de mentorat ou de parrainage favorise davantage l’apprentissage et l’intégration. En complément, vous pouvez mettre en place des formations de groupe encadrer par des bénévoles expérimentés. Ceux-ci peuvent avoir une expertise spécifique et un retour sur expérience bénéfique pour les nouveaux. 

Faire appel aux structures publiques 

Si vous ne bénéficiez pas des ressources nécessaires pour former vos bénévoles sur des sujets spécifiques, vous pouvez solliciter des organismes externes. Par exemple, de nombreuses structures publiques proposent des formations gratuites pour les bénévoles. 

Si votre association est petite et que vous avez des besoins simples, vous pouvez vous adresser aux maisons de la vie associative et citoyenne (MVAC). Elles peuvent vous apporter des ressources pour le développement de votre association, la gestion ou encore la communication. De plus, les MCAV mettent à disposition des espaces pour la formation de bénévoles ainsi que des permanences dédiées à des thèmes spécifiques : juridique, financier, etc. 

D’autre part, les petites associations ont également la possibilité de s’adresser aux centres de ressources et d’information des bénévoles. Ceux-ci apportent des conseils aux bénévoles dans les domaines qui concernent la vie quotidienne de l’association. Ils proposent aussi des formations pour les bénévoles sur des sujets juridiques, fiscaux, comptables et financiers. Cependant, pour bénéficier de ces ressources, votre association ne doit disposer d’aucun salarié et avoir un budget annuel inférieur à 10 000 €. 

Solliciter votre réseau associatif 

Si vous êtes membre d’une fédération ou d’un réseau associatif, sollicitez-les pour obtenir des formations régulières et aider vos bénévoles à progresser et relever de nouveaux défis. En outre, vous pouvez organiser des formations communes avec d’autres associations pour mutualiser vos conaissances et apprendre ensemble.

S’adresser à des entreprises

Pour former vos bénévoles, vous pouvez aussi choisir de vous tourner vers des professionnels de la formation. Généralement, ces entreprises sont spécialisées et proposent des formations payantes très complètes sur des sujets spécifiques. Pour vous aider à choisir une entreprise, vous pouvez demander des retours sur expériences à d’autres associations. 

Si vous souhaitez former vos bénévoles sur des sujets de communication et autres thématiques, vous pouvez vous inscrire sur Infolocale. Cette plateforme vous permet de communiquer gratuitement sur votre association dans les médias locaux. 

En vous inscrivant sur Infolocale, vous pourrez assister à des webinaires sur différentes thématiques liées à la vie de votre association. Ces webinaires sont conçus pour accompagner vos bénévoles dans l’accomplissement de leurs missions. 

Faites le bilan 

Après chaque formation, il est nécessaire d’établir un bilan. Pour cela, en amont, fixez des objectifs clairs concernant les compétences à acquérir. Ainsi, vous serez en mesure d’évaluer si la formation a été bénéfique pour vos bénévoles ou si elle nécessite un complément. 

De plus, n’hésitez pas à recueillir les retours de vos bénévoles quant à la formation. Des enquêtes rapides auprès des participants permettent d’évaluer le taux de satisfaction et de mettre en place des actions correctrices si nécessaire. 

Comment fédérer et fidéliser vos bénévoles ? 

Fidéliser vos bénévoles est essentiel pour garantir une continuité et un engagement durable au sein de votre association. Pour cela, différentes actions sont à mettre en place. 

Reconnaitre et valoriser les actions de vos bénévoles 

Vos bénévoles donnent de leur temps personnel pour contribuer à votre cause. Il est important de le reconnaitre et de les remercier régulièrement pour leur contribution. Cela peut être par email, dans des lettres personnalisées ou encore lors de réunions. En complément, vous pouvez organiser des récompenses symboliques comme la journée des bénévoles ou des soirées ponctuelles pour célébrer leur contribution. 

Offrir des opportunités de développement

Proposez des formations régulières pour développer les compétences de vos bénévoles dans divers domaines. Beaucoup de bénévoles cherchent une expérience à valoriser sur leur CV. De ce fait, prenez soin de comprendre leurs objectifs et de faire en sorte qu’ils puissent développer des compétences dans les domaines qui les intéressent. Plus vos bénévoles sentiront qu’ils s’enrichissent à travers leur expérience avec votre association, plus ils seront fidèles et impliqués dans leurs missions.

Adopter des méthodes de bénévolat flexibles 

Lors du recrutement de vos bénévoles, assurez-vous de prendre en compte leurs disponibilités et leurs contraintes. En effet, certains sont des étudiants ou des salariés, ils ne possèdent pas le même temps libre qu’un retraité. Il est donc nécessaire d’adapter leur mission à leur disponibilité. Privilégiez par exemple des missions courtes ou basées sur des tâches. 

D’autre part, le télé-bénévolat est de plus en plus courant dans les associations, il offre aux bénévoles une plus grande flexibilité et disponibilité en réduisant leurs temps de trajet. De fait, il est recommandé d’organiser votre structure pour permettre à vos bénévoles de télé-bénévolat. Cela peut être un critère déterminant dans leur engagement envers votre association. 

Assurer une bonne ambiance d’équipe 

Pour les bénévoles, l’aspect humain et les échanges sont fondamentaux. Il est essentiel d’assurer une bonne ambiance générale au sein de l’équipe. Vous devez communiquer régulièrement avec chacun d’eux pour suivre leurs missions, mais également veiller à leur épanouissement et leur bien-être au sein de votre association.

Dans cette perspective, vous pouvez mettre en place un suivi de la satisfaction de vos bénévoles, pour comprendre leurs besoins et noter leurs suggestions. Ces retours vous serviront à améliorer l’expérience de bénévolat et fidéliser davantage les bénévoles. 

Donner du sens à la mission 

Pour renforcer le sentiment d’appartenance et maintenir l’engagement des bénévoles, il est nécessaire de donner du sens à leur mission. Pour cela, n’hésitez pas à montrer régulièrement l’impact concret de leur actions à travers des rapports d’activités ou des témoignages de bénéficiaires par exemple. Vous pouvez aussi impliquer les bénévoles dans la prise de décision en les valorisant régulièrement. Ils se sentiront ainsi connectés et motivés à s’engager durablement dans la mission de l’associaiton. 

Résoudre les conflits entre bénévole

Comme dans n’importe quelle équipe, des conflits peuvent avoir lieu entre les bénévoles. La bonne gestion de ces conflits est primordiale pour maintenir un environnement de bénévolat positif. 

Dès qu’un conflit est détecté, il faut intervenir rapidement en parlant individuellement avec les parties concernées pour comprendre leur point de vue. Organiser une réunion de médiation avec un médiateur neutre peut être une bonne solution pour faciliter la discussion. Réunissez les bénévoles en conflit et encouragez l’écoute active en essayant de déterminer des solutions communes. 

Une fois le conflit résolu, un suivi régulier est nécessaire pour assurer que la solution fonctionne et contrôler le risque d’un nouveau conflit.

En complément, le suivi de formations pour la gestion des conflits peut être bénéfique pour renforcer les compétences de l’équipe en la matière. 

De façon plus générale, la communication possède une place centrale dans la création d’un environnement de bénévolat harmonieux. Vous devez encourager une communication régulière et transparente au sein de votre équipe. L’organisation de réunions où les bénévoles peuvent exprimer leurs préoccupations et discuter des problèmes potentiels permet de gérer des situations avant qu’elles ne dégénèrent en conflit.