Comment promouvoir un événement ?

Vous organisez un événement et vous souhaitez le promouvoir auprès de votre public ? Voici une liste d’étapes à suivre pour communiquer efficacement sur votre événement :

1. Définir vos objectifs et vos cibles : cela vous permettra d’adapter votre message et de structurer votre communication.
2. Déterminez le message de communication : mettez les informations pratiques et les points forts de l’événement en avant.
3. Choisissez vos canaux de communication : sélectionnez des canaux adaptés à votre cible (réseaux sociaux, emails, affiches/flyers, relations presse, Infolocale, etc.).
4. Élaborez vos supports : faites des visuels attrayants, privilégiez les images aux longs discours pour être impactant auprès de votre public.

En parallèle à ces étapes, il existe des bonnes pratiques à mettre en place pour garantir une communication efficace : anticiper la communication suffisamment en avance, mobiliser des ressources en interne et maintenir le contact avec la cible pour créer de l’engagement.

Pourquoi promouvoir un événement ? 

Pour assurer le succès de votre événement, la communication doit occuper une place centrale dans vos actions. En effet, une promotion bien menée vous permet :

• D’attirer du monde à vos événements,
• De mobiliser des bénévoles,
• De faire connaitre votre organisme et sa mission,
• De gagner l’appui des collectivités locales,
• De trouver des sponsors / donateurs.

Quelles sont les étapes clés pour promouvoir un événement ?

Un plan de communication bien ficelé augmente vos chances de toucher votre public et donne une visibilité optimale à votre événement. Pour le mettre en place, vous devez respecter certaines étapes.

Définir ses cibles et ses objectifs

Premièrement, commencez par définir vos cibles et vos objectifs. Pour vous guider dans cette étape, vous pouvez vous poser certaines questions :

• À qui s’adresse mon événement ?
• Quelles sont mes attentes concernant cet événement ?
• Quel message je souhaite communiquer grâce à cet événement ?

Connaître votre public cible vous aidera à adapter votre message, tandis que des objectifs clairs structureront vos actions et orienteront vos choix de communication.

Déterminer votre message

Il est important de réfléchir au message de votre communication en fonction de vos objectifs et de vos cibles. Pour le définir, pensez aux informations clés que vous souhaitez mettre en avant :

• Principale information à transmettre (thème de l’événement, date, objectif…).
• Points forts de l’événement.
• Bénéfices et intérêt pour le public, les participants, les bénévoles.

Le message constitue l’axe principal de votre communication. Il vous sert de guide dans la mise en place de vos actions et dans la création de vos supports.

Choisir ses canaux de communication

Pour optimiser la réception de votre message, choisissez des canaux de communication adaptés à votre public. Avoir une bonne connaissance de votre audience vous facilitera la tâche.

Par exemple, considérez les profils d’utilisateurs spécifiques de chaque réseau social, comme Facebook pour une audience plus âgée et TikTok pour un public plus jeune.

Si votre cible est plus variée, vous pouvez combiner plusieurs canaux physiques et digitaux pour toucher une audience plus large.

Exemples de canaux de communication pour la promotion de son événement 

Réseaux sociaux

Utilisez les réseaux sociaux pour créer des événements et inviter votre communauté à y assister.  N’hésitez pas à faire des mises à jour régulières de votre événement et à publier des contenus en lien avec celui-ci (préparation, présentation de l’équipe, actualités…) afin de tenir votre audience informée. Vous pouvez également vous servir des réseaux pour intégrer votre public à la préparation de l’événement, (sondage, foire aux questions, etc.) cela renforce le sentiment d’appartenance et créer de l’engagement.

Site web

La création d’une page web pour votre événement peut être utile pour créer un point central entre tous vos supports de communication. Vous pourrez fournir des détails et des mises à jour sur l’événement et permettre aux participants de s’inscrire en ligne.

Afin de créer facilement cette page, vous pouvez utiliser des outils gratuits en ligne avec des modèles à personnaliser comme Wix ou HubSpot.

Une fois votre page créée, optimisez-la en utilisant des mots-clés en lien avec votre événement pour capter votre audience cible et bien vous référencer dans les moteurs de recherches.

E-mails

Les e-mails peuvent être un excellent moyen de promouvoir votre événement. En effet, vous pouvez vous servir de votre propre base de contacts en la segmentant pour cibler les personnes susceptibles d’être intéressées par votre événement.

Il existe de nombreux outils gratuits en ligne pour planifier vos campagnes mail et les personnaliser (Mailchimp, Brevo, HubSpot…).

Veillez à bien structurer votre mail :

• Créez un objet accrocheur qui suscite l’intérêt de vote cible. 
• Personnalisez l’envoi pour créer un sentiment d’engagement en utilisant le nom et le prénom du destinataire. 
• Mettez en avant les informations clés dès le début du mail (objectif de l’événement, date, lieu…). 
• Privilégiez un design simple et n’encombrez pas l’email pour garder un visuel agréable (vous pouvez utiliser des modèles déjà conçus sur les outils d’emailing cités précédemment).
• Incluez un appel à l’action en intégrant un lien d’inscription à votre événement ou vers votre page web dédiée.

N’hésitez pas à envoyer des rappels avant la date de l’événement pour maintenir l’engagement et éviter les oublis.

Podcasts et webinaires

Si vous en avez l’occasion, vous pouvez intervenir dans des podcasts en lien avec la thématique de votre événement ou même organiser un webinaire à ce sujet. De cette manière, vous élargissez votre visibilité au-delà des canaux traditionnels de communication. De plus, vous augmentez vos chances de toucher une audience spécifiquement intéressée par votre événement.

Mettez en avant les points forts de votre événement pour susciter l’intérêt, générer des questions et ouvrez le dialogue avec le public en les engageant davantage.

N’oubliez pas de promouvoir cette participation sur vos réseaux sociaux et dans vos communications par mail pour maximiser l’impact.

Publicités en ligne

Pour toucher un public large et augmenter la visibilité de votre événement, vous pouvez utiliser la publicité en ligne.

Assurez-vous de choisir des plateformes pertinentes en fonction de votre audience. Grâce aux fonctionnalités des plateformes publicitaires, vous avez la possibilité de cibler les personnes selon des critères tels que la localisation, l’âge, les centres d’intérêts, etc.

En complément, il faut mettre en place des outils de mesure comme le taux de clics et le taux de conversion pour suivre l’efficacité de votre campagne et ajuster votre stratégie si besoin.

Affiches / Flyers

Les affiches et les flyers sont un bon moyen de promouvoir votre événement de manière physique. Vous pouvez les distribuer dans des endroits stratégiques fréquentés par votre audience cible ou encore dans des événements similaires au vôtre.

Relation presse

Utiliser les médias locaux pour promouvoir votre événement est un excellent moyen de bénéficier d’une bonne couverture. Pour cela, vous devez rédiger un communiqué de presse en mettant en avant les informations les plus importantes de votre événement.

Prenez bien en compte le fait qu’un article n’est pas une publicité. Votre contenu doit donc apporter une valeur ajoutée et de l’information pour maximiser vos chances de paraitre dans la presse. De plus, pour un événement, veillez à envoyer votre communiqué à votre correspondant au moins un mois avant l’échéance.

Communiquez avec Infolocale 

Si vous souhaitez communiquer localement sur votre événement, l’utilisation de la presse est très intéressante. Cependant, cela nécessite du temps et il y a toujours une incertitude de publication. Pour communiquer facilement dans les médias locaux, vous pouvez utiliser Infolocale.

Infolocale est une solution gratuite de communication pour les associations. Elle permet d’annoncer vos événements en quelques clics et d’être diffusé dans les médias du groupe Sipa Ouest-France (ouest-france.fr, actu.fr, 20 minutes, France Live…) ainsi que les sur les sites internet de près de 120 collectivités françaises. Vous pouvez promouvoir dès maintenant votre événement sur Infolocale pour obtenir une visibilité dans de nombreux médias locaux.

Élaborer ses supports

Après avoir choisi les canaux de communication, il est temps de passer à la création des supports que vous allez diffuser.

Cette étape est cruciale, il faut vous assurer que votre message principal soit bien entendu par votre cible. Pour cela, faites des visuels attrayants qui créent de l’impact : éviter les discours trop longs et misez plutôt sur les images.

La création graphique est chronophage et peut s’avérer assez complexe. Si vous n’avez pas le budget pour passer par un prestataire, vous pouvez utiliser de nombreux outils gratuits en ligne comme Canva pour vous aider dans la conception.

Comment bien promouvoir mon événement : les bonnes pratiques

Pour assurer que la promotion de votre événement ait un fort impact et que le monde soit au rendez-vous le jour j, voici quelques bonnes pratiques à suivre.

• Anticiper : préparer l’annonce de son événement ne se fait pas en un jour, aussi, vous devez commencer à organiser vos actions de communication suffisamment en avance. Cela vous permettra d’anticiper votre besoin, mobiliser les ressources nécessaires (financières, humaines, matérielles…) et maintenir une cohérence dans vos actions. Pour vous aider, vous pouvez créer un planning qui cadre votre communication avec des objectifs et des délais.
• Mobiliser des ressources internes : pour garantir que tous les aspects de la communication sont pris en charge, rassemblez une équipe (ou une personne, selon la taille de votre organisation) dédiée à la promotion de votre événement. Cela assure une régularité dans vos actions de communication et un suivi de vos résultats
• Maintenir le lien : communiquez régulièrement sur votre événement, sa préparation et son avancée. Vous pourrez ainsi garder le contact avec votre cible et de maintenir son engagement.