Dans le procès-verbal d’assemblée générale ordinaire de votre association ; précisez la date, le jour et le lieu de votre AG. Ensuite, donnez le nombre de participants. Si votre association applique la règle du quorum, précisez si ce nombre permet de valider votre assemblée générale. Puis, joignez les feuilles d’émargement en annexe. Précisez le nombre de personnes représentées et ajoutez leurs pouvoirs en annexe. Identifiez le président et le secrétaire de séance. Rappelez l’ordre du jour, décrivez le contenu des débats et le résultat des votes. Finalement, le document sera signé par le président et par le secrétaire de séance.
L’assemblée générale en association. Organisation et déroulement
En association, il n’y a pas d’obligation à organiser une assemblée générale ordinaire. Néanmoins, la plupart des associations l’organisent une fois pas an. Souvent, son organisation est encadrée par une disposition enregistrée dans les statuts de l’association et précisant :
- le mode de rédaction de la convocation,
- la façon d’écrire l’ordre du jour,
- le délai de convocation de l’assemblée générale.
Cette réunion permet d’aborder les sujets courants de la gestion d’une association. Le contenu peut varier d’une association à l’autre. Néanmoins, voici les grandes lignes du déroulement d’une assemblée générale ordinaire :
- Tout d’abord, le président présente son bilan moral.
- Ensuite, le trésorier soutient son bilan financier.
- A l’issue de ces deux présentations, l’assemblée générale, en tant que corps électoral, est invitée à s’exprimer lors d’un vote de confiance, en donnant (ou non) son quitus à l’équipe en place.
- Aussi, il y sera décidé du cap à donner pour les actions de l’association pour l’année à venir.
- Finalement, un certain nombre de points spécifiques aux besoins de votre association peuvent également figurer à l’ordre du jour.
Une fois la réunion terminée, votre secrétaire peut se lancer dans la rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire.
Le procès-verbal d’assemblée générale ordinaire : est-il obligatoire ?
Le procès-verbal est un compte rendu de l’assemblée générale d’une association. La loi 1901 ne vous oblige pas à rédiger ce document. Néanmoins, vos statuts ou votre règlement intérieur peuvent vous l’imposer. Si c’est le cas de votre association, alors, celle-ci doit impérativement se plier à la règle qu’elle a elle-même établie.
Tout contournement de cette règle vous expose aux contestations éventuelles et à l’annulation des décisions de votre assemblée générale.
Si vous ne savez pas quelle est la règle en vigueur dans votre association, consultez vos statuts.
Pourquoi l’adopter dans votre association ?
Plusieurs raisons peuvent vous pousser à opter pour sa rédaction.
Pour rapporter les décisions prises en AG
Pour commencer, un procès-verbal vous permettra de garder la mémoire de ce qui s’est dit pendant votre assemblée générale. Il pourra servir de base de travail pour l’équipe dirigeante, mais aussi de support pour juger le travail réalisé par ceux-ci.
Pour certifier du bon déroulement de vos réunions
Aussi, le procès-verbal de votre assemblée générale ordinaire pourra vous servir de preuve validant le fait que votre réunion s’est déroulée dans le respect des règles imposées par vos statuts.
Ce point est particulièrement important. En effet, les membres de votre association sont en droit de contester les décisions de l’assemblée générale. La rédaction d’un procès-verbal vous permettra de rendre compte de la manière dont s’est tenue la réunion et de certifier de son bon déroulement.
Ce document est d’autant plus utile si vos statuts imposent un quorum. Vous devrez alors joindre à votre procès-verbal la feuille d’émargement ainsi que les pouvoirs (les procurations) des personnes ayant choisi de se faire représenter ou encore, les captures d’écrans de ceux ayant participé en visio.
Qui écrit le procès-verbal d’assemblée générale ?
C’est au secrétaire de séance de votre assemblée générale d’écrire le procès-verbal. Le poste de secrétaire de séance est occupé dans la majorité des cas, par le secrétaire de l’association. Cependant, ce n’est pas une règle absolue et il possible d’avoir un secrétaire de séance qui ne soit pas le secrétaire de l’association.
Comment écrire un procès-verbal d’assemblée générale ?
Voici les différentes parties que peut comprendre votre procès-verbal d’assemblée générale.
- L’entête du document
Dénommer votre association, l’adresse de son siège ainsi que le contact mail ou téléphonique.
- Introduction
Dans ce paragraphe d’introduction, précisez le jour, l’heure, le lieu où s’est déroulée la réunion. Précisez également qu’il s’agissait de l’assemblée générale ordinaire annuelle de votre association.
- En cas de quorum
En cas de Quorum, vous pouvez préciser le nombre de personnes en présence, si ce nombre est suffisant pour l’atteindre. Vous devriez également attacher en annexe les feuilles d’émargement.
- Procuration et pouvoirs
Si certains de vos membres n’ont pas pu se déplacer et ont choisi de se faire représenter, vous pourrez en préciser le nombre et ajouter les pouvoirs en annexe de votre procès-verbal.
- Déroulé de l’assemblée générale ordinaire
Enfin, vous pouvez entrer dans le déroulé de votre assemblée générale.
Commencez par nommer le président de séance ainsi que le secrétaire de séance. Rappelez l’ordre du jour, puis résumez le contenu des débats et des votes pour chacun des points.
Une fois l’ensemble des points rapportés, vous pouvez clore votre procès-verbal et le faire signer par le président et le secrétaire de séance.
