Quand envoyer la convocation à l’assemblée générale de votre association ?
Il n’y a pas d’obligation légale. La règle sera généralement inscrite dans vos statuts. Néanmoins, on estime souvent qu’un délai de 15 jours entre la date de l’envoi de votre convocation et le jour de votre assemblée générale ordinaire est suffisant.
L’assemblée générale d’une association
Le plus souvent, l’assemblée générale ordinaire est un événement qui intervient annuellement dans la vie d’une association. Ce n’est pas le seul format d’assemblée à votre disposition. En effet, vous pouvez également, ponctuellement, organiser une assemblée générale extraordinaire. Ce sera par exemple le cas quand vous devrez prendre des décisions spécifiques pour votre association.
L’assemblée ordinaire est l’occasion de faire le bilan de l’année passée. Elle permet aux administrateurs de défendre leurs actions. Le président y présente le bilan moral et le trésorier y soutient son bilan financier.
A l’issu de ces deux présentations, on procède souvent à un vote visant à donner ou non le quitus de l’assemblée générale à l’équipe en place. Cette réunion est aussi l’occasion pour l’assemblée générale d’établir le cap et les actions pour les années à venir.
Parmi les règles importantes encadrant les votes de l’assemblée générale, vous devrez également veiller, dans certains cas, à respecter le quorum imposé par les statuts de votre association.
Délai de convocation à l’assemblée générale
Le plus souvent, vous devriez pouvoir retrouver les règles qui organisent votre AG dans les statuts de votre association. Si c’est le cas, il est tout à fait possible que ces règles apportent des informations complémentaires du type : qui écrit l’ordre du jour, qui envoie la convocation, dans quelle mesure un membre peut-il faire porter un point à l’ordre du jour. Aussi, vous devriez pouvoir y trouver la règle fixant le délai pour convoquer l’assemblée générale.
Dans le cas contraire, sachez qu’il n’existe aucune contrainte légale. Cependant, les convocations à votre assemblée générale doivent arriver dans un délai permettant aux participants :
- d’organiser leur présence,
- de prendre connaissance de l’ordre du jour de l’assemblée générale,
- éventuellement, de lire les documents joints à la convocation,
- En cas de besoin, de préparer la délégation de pouvoir.
Néanmoins, si cette information en est absente de vos documents, sachez qu’il est possible de modifier les statuts d’une association afin qu’une règle de fonctionnement claire y soit inscrite.
Ainsi, on estime souvent que le délai de convocation à l’assemblée générale d’une association loi 1901 devrait être, au minimum, de 15 jours à compter de la daté d’envoi.
