Pour constituer un dossier sponsoring efficace, vous devez :
- Approcher des entreprises dont la cible pourrait être proche de celle de votre projet.
- Faire attention aux fautes d’orthographe et à la mise en page.
- Personnaliser votre dossier pour chaque partenaire contacté.
- Présenter votre asso ou les porteurs du projet, leurs compétences.
- Détailler votre plan média.
- Présenter votre projet dans le détail.
- Fixer le budget de votre projet.
- Proposer différents types de partenariats et les avantages qu’en tire votre sponsor.
Les différents leviers du financement des associations
En association, l’argent est très souvent le nerf de la guerre. Les finances de votre structure vont conditionner sa capacité à agir et à faire aboutir vos projets. Aussi, pour financer votre saison sportive, votre voyage, votre pièce de théâtre, ou une action sociale, vous allez, à un moment donné, avoir besoin de financement. Dans ce domaine, les sources possibles sont multiples. Vous pouvez :
- mettre en place une collecte de dons
- organiser une campagne de crowdfunding,
- obtenir des subventions publiques,
- vous financer avec la billetterie de vos événements,
- utiliser les cotisations de vos membres.
- ou encore, essayer de trouver des sponsors.
Qu’est-ce qu’un dossier sponsoring ?
Le sponsoring est un moyen de financer votre association. Il consiste à faire appel à des acteurs privés, des entreprises, afin que ceux-ci soutiennent un projet ou l’ensemble de vos activités. Le plus souvent, ce financement est un échange gagnant / gagnant qui vise à associer l’image de votre partenaire aux actions de votre association. En cas d’accord entre vos deux organisations, le sponsoring peut mener à différentes formes de soutien. Elles peuvent être :
- une dotation financière,
- prêt de matériel,
- mise à disposition d’un lieu,
- la mobilisation de personnels.
- Ou toute autre bien ou service sur lequel vous choisirez de monter votre partenariat.
Pour parvenir à financer votre projet, votre association devra monter un dossier sponsoring. Celui-ci sera constitué dans le but de convaincre vos interlocuteurs de la qualité de votre projet, pour lui montrer votre sérieux ainsi que de l’adéquation entre votre image et celle de l’entreprise que vous sollicitez. Un dossier sponsoring à pour objectif de :
- présenter votre structure,
- décrire votre projet,
- chiffrer vos besoins,
- présenter le plan média,
- les avantages en termes d’image qu’en tirera le partenaire que vous sollicitez,
- de faire une proposition de partenariat.
Financer son association : plan du dossier sponsoring
Nous allons ici décrire les grandes parties que vous pouvez intégrer à votre dossier sponsoring.
Avant de rentrer dans le détail de l’écriture de votre dossier, gardez en tête que les personnes que vous contactez sont occupées. Ne vous sentez pas obligé de faire des lignes inutiles. Restez concis et clair. Votre dossier doit apporter les informations utiles sans fioriture ni texte de remplissage.
Les entreprises sont régulièrement sollicitées. Dans ce domaine, il peut être bon que vous sortirez du lot. Vos dossiers devront autant que possible être adaptés pour chaque demande. Montrez que vous connaissez votre interlocuteur en utilisant ses couleurs, en intégrant son logo à vos photos.
1. Ecrire un dossier sponsoring : couverture et note du président
Le plus souvent, votre dossier sponsoring débutera par une couverture. Celle-ci peut être soignée et porter un certain nombre d’informations utiles telles que le nom et le logo de votre association, le nom et l’adresse du responsable de la recherche de sponsors pour votre association.
Après la couverture, vient le sommaire. Ici vous reportez l’ensemble des différentes parties. Elle permettra au lecteur de facilement naviguer dans votre document.
Ceci fait, votre dossier s’ouvrira, le plus souvent, sur un mot du président. Celui-ci prendra la forme d’une lettre à l’entreprise qui pourra reprendre les grands axes du dossier sponsoring. Cette introduction est d’autant plus importante si votre dossier est long. Dans ce cas là, elle servira de résumé.
2. Introduire les porteurs du projet
Cette partie devra mettre en confiance votre sponsor. Elle devra le rassurer sur vos capacités à mener ce projet. Elle devra aussi, autant que possible, montrer que vous êtes des personnes d’expérience, de confiance, capable de gérer les ressources que votre partenaire pourrait mettre à votre disposition.
Dans cette partie vous vous présentez. Vous donnez des détails sur votre association, racontez son histoire, donnez des renseignements sur la genèse du projet.
Si vous êtes plusieurs à encadrer le projet, donnez des détails sur les profils de chacun, les compétences et les responsabilités à bord. Donnez des détails sur les expériences collectives ou individuelles sur lesquelles votre association peut compter pour mener son projet à bien.
Pour aller plus loin, vous pouvez également mettre les CV des personnes impliquées en annexe de votre dossier.
3. Votre dossier sponsoring doit présenter votre projet
Cette partie est importante. Vous devrez y raconter l’origine du projet, en décrire les contours, la date de lancement ou la période de temps durant laquelle le projet sera actif.
Ici n’hésitez pas à donner des chiffres qui pourront montrer votre projet sous son meilleur angle. Vous pouvez également donner des détails sur son histoire, son impact.
4. Plan média. Montrer vos efforts pour médiatiser votre projet
Cette partie de votre dossier sponsoring va permettre au partenaire sollicité d’estimer si son soutien peut avoir des retombées positives sur son entreprise.
Ici vous pouvez évoquer :
- la médiatisation de votre événement.
- la proximité de l’audience avec la cible de la marque visée.
- Vous pouvez mettre en avant les ressources que vous mettrez sur vos réseaux sociaux,
- les moyens de communication que vous mobiliserez durant le projet.
Dans vos moyens de communication, vous avez un certain nombre de cartes à jouer. Cela est d’autant plus vrai si vous souhaitez trouver un sponsor pour financer un projet peu médiatisé ou très personnel.
Décrire votre ambition sur le plan médiatique
Si vous le pouvez, ajoutez des éléments des éditions antérieures. Ici vous pourrez démontrer que votre association est un levier de communication via ses réseaux sociaux, son site et autre chaîne sur youtube. Pensez à constituer un plan média qui démontrera votre capacité à attirer l’attention.
- évoquez la stratégie de relations presse de votre association,
- détaillez votre stratégie sur les réseaux sociaux,
- planifiez vos articles et la ligne éditoriale de votre site internet.
Évoquer la proximité entre votre public et la cible de votre sponsor
Dans cette partie, vous pouvez également démontrer que votre projet et votre sponsor s’adressent aux mêmes personnes. Cette proximité sera déterminante. En effet, une marque sera plus susceptible de supporter un projet dont le public est constitué de clients potentiels pour sa marque.
Tous ces éléments vont montrer non seulement que vous êtes organisé, que vous avez compris les enjeux et les attentes de votre partenaire, que vous connaissez votre interlocuteur, mais aussi que vous serez en mesure d’attirer l’attention sur vous et sur sa marque.
5. Budget nécessaire pour boucler votre projet
C’est dans cette partie que vous allez lister les besoins de votre association pour mener à bien son projet. Ici, n’hésitez pas à donner une forme professionnelle à votre document en utilisant un fichier excel et en listant l’ensemble de vos différents besoins ainsi que les ressources ou recettes envisagées.
6. Formuler votre proposition de partenariat
Dans cette partie de votre dossier de sponsoring, vous allez détailler l’offre de partenariat que vous souhaitez proposer à l’organisation que vous contactez.
Est-ce que vous demanderez une contribution financière ? Est-ce qu’il s’agira d’avantage, de mise à disposition de matériel, de personnel, d’infrastructures… C’est à vous de faire une proposition ambitieuse et réaliste, en phase avec les moyens de l’entreprise et les retombées que celle-ci est en mesure d’attendre de votre projet.
Proposez différents types de partenariats.
- Une offre premium avec plus de visibilité,
- une offre intermédiaire,
- une ou des offres plus réduites pour les plus petites structures.
Mettez en place différents niveaux d’association et les contreparties qui vont avec.
Quelle visibilité pour votre sponsor ?
Dans cette partie, vous ferez également le détail des contreparties.
Quelle sera la visibilité de votre partenaire ? Son logo sera-t-il visible sur vos équipements, sur vos réseaux sociaux, sur vos maillots ou sur votre site web ? Sera-t’il possible d’utiliser votre projet dans sa communication ? Ferez-vous des posts spécifiques sur lesquels le logo de votre sponsor sera mis en avant ?
7. Dossier sponsoring : mise en page, écriture et apparence générale
Pour mettre en forme votre dossier, essayez autant que possible d’utiliser des outils professionnels. Après avoir écrit les contenus sous word ou un autre logiciel de traitement de texte, mettez en forme votre document avec un outil dédié.
Dans ce domaine vous pouvez utiliser Indesign qui est un outil conçu pour faire de la mise en page de plaquettes ou de magazines. Si vous n’avez pas les moyens de vous offrir un tel logiciel, vous pouvez envisager d’utiliser scribus, le concurrent gratuit de Indesign.
Soigner la présentation, donner un dossier qui donne envie d’être feuilleté ; c’est aussi se démarquer des autres dossiers. Si votre dossier est bien construit, bien rédigé, dans un français convenable, agréable à lire, qu’il est esthétique, avec une jolie maquette et des photos de qualité… il ne fait aucun doute que vous laisserez une trace dans la tête de celui qui vous lit.
