Les subventions en associations sont encadrées par un certain nombre de règles dont les principales sont :
- Votre association peut obtenir des subventions si elle est déclarées en préfecture et inscrite au répertoire Sirene.
- Vous pourrez trouver le formulaire de demande de subvention sur le site de l’organisme visé ou celui du service public.
- Attention de bien personnaliser votre demande et de ne pas faire un copier/coller pour chaque administration.
- Dans la constitution de votre dossier soyez rigoureux, professionnel. Votre français doit être irréprochable et faire montre de votre sérieux et de votre capacité à gérer un projet et des fonds publics.
- Les associations cultuelles ne peuvent être subventionnées pour leurs actions.
- Certaines subventions sont conditionnées. Par exemple, elles peuvent être réservées aux associations agréées.
- Au-delà de 23 000 euros de subvention, une convention devra être signée entre l’administration et l’association bénéficiaire.
- Si vous obtenez un total de subventions supérieur à 153 000 euros, vous devrez établir des comptes annuels et les publier au journal officiel.
- Vous devrez rendre compte du bon usage fait de vos subventions au travers d’un compte-rendu financier.
- Une association se soustrayant à son obligation de compte annuel encourt jusqu’à 9 000 euros d’amende.
- Une utilisation frauduleuse d’une subvention peut être considérée comme un abus de confiance. Dans ce cas, votre association et ses dirigeants encourent jusqu’à 375 000 euros d’amende et 3 ans de prison.
Qu’est-ce qu’une subvention ?
Plusieurs leviers permettent de financer les activités d’une association. Dans ce domaine, on peut citer :
- le crowdfunding,
- le sponsoring,
- les cotisations,
- la billetterie,
- les dons
- ou encore les subventions.
Selon la nature de votre association, il se peut que vous puissiez faire appel à tout ou partie de ces solutions.
Les subventions aux associations sont des aides accordées par les organismes chargés de missions du service public à l’échelle locale, régionale, nationale ou même à celle de l’Union Européenne. Elles sont octroyées à une association afin que celle-ci puisse financer ses activités courantes ou un projet en particulier. En outre, parmi tous les leviers de financement d’une association, elles sont souvent celui qui vient le plus facilement à l’esprit des porteurs de projets.
Cependant, il ne suffit pas d’en faire la demande pour les obtenir. En effet, une association devra souvent mettre en place une organisation rigoureuse tant en amont, pour monter ses dossiers, qu’en aval, pour rendre compte de l’utilisation faite des subventions.
Enfin, ce point est souvent méconnu, mais sachez qu’une subvention peut revêtir plusieurs formes. Elles peuvent être :
- une contribution financière
- un service,
- du matériel,
- une caution,
- une mise à disposition de personnel,
- des locaux.
Quelles conditions une association doit-elle remplir pour obtenir une subvention ?
Les subventions peuvent être octroyées par de nombreuses structures. Ici vous pourrez vous tourner vers :
- les collectivités, mairies et conseils départementaux,
- les établissements publics administratifs,
- tout autre organisme de service public à l’échelle locale, nationale ou même au niveau des institutions européennes.
Rien n’oblige une administration à octroyer une subvention. En outre, elle n’est pas non plus tenue de répondre à votre demande. De même, une subvention obtenue ne sera pas forcément renouvelée l’année suivante.
Pour autant, vous pouvez recevoir des subventions dès la création de votre association une fois que celle-ci sera en possession d’un numéro Sirene. Certaines subventions sont toutefois réservées aux associations agréées. Enfin, la subvention doit porter sur une action sociale ou avoir des visées d’intérêt général.
Les associations cultuelles ne peuvent percevoir de subventions publiques
Cette règle connaît cependant une exception notable. Il s’agit des associations cultuelles qui selon l’article 2 de la loi de séparation de l’Eglise et de l’Etat, ne peuvent bénéficier d’aucune subvention publique.
Comment faire une demande de subvention ?
Pour faire une demande de subvention, vous devrez préalablement constituer un dossier. Ces dossiers sont téléchargeables sur le site du service public. Souvent, l’administration auprès de laquelle vous souhaitez solliciter une demande de subvention pourra avoir mis à disposition, sur son site, les formulaires utiles.
Quel est le meilleur moment pour déposer une demande de subvention ?
C’est une question récurrente chez les dirigeants d’association. Y a t-il un moment idéal pour faire une demande de subvention ?
Les institutions, quelle qu’elles soient, possèdent généralement un crédit alloué aux subventions. Aussi, est-il conseillé de remettre sa demande le plus tôt possible avant le vote du budget de l’administration concernée. Le budget primitif d’une collectivité territoriale est obligatoirement voté avant le 15 avril (loi du 2 mars 1982).
Soignez votre dossier de subvention
Les demandes sont des documents uniformisés. Néanmoins, certains organismes locaux peuvent proposer leur propre formulaire. C’est ici que votre association doit se distinguer. Votre dossier doit être monté avec précision et professionnalisme. Il doit démontrer votre sérieux, votre motivation et l’utilité de votre projet.
Aussi, il doit être rédigé dans un français correct. Dans ce domaine, des fautes, des approximations peuvent nuire à votre image et faire douter de votre capacité à mener votre projet, à gérer des fonds publics et à rendre compte de vos actions.
A cette étape, soyez irréprochable !
Constituer un dossier de subvention. Nommez une personne dédiée dans votre association
Dans les associations, les dossiers de subventions sont souvent montés par les membres du bureau. Or, ces administrateurs sont souvent déjà très chargés et ne peuvent donc pas se consacrer pleinement à de tels projets qui nécessitent une disponibilité totale.
Ainsi, il peut être utile de nommer une personne responsable au sein de votre association. Celle-ci sera alors chargée de monter et de suivre les projets de subventions.
Le compte-rendu financier. Bilan justifiant l’usage de vos subventions
Dans le cas où votre association percevrait des subventions liées à un projet particulier, vous devrez impérativement produire un compte-rendu financier.
Le compte-rendu donne le détail de l’usage fait de la subvention qui vous a été octroyée. Son rôle sera de démontrer que l’association à bien utilisé les subventions pour financer le projet soutenu par l’administration. Il devra être envoyé dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice au cours duquel celle-ci a été octroyée. A ce document, vous devrez également joindre votre rapport annuel d’activité et les comptes du dernier exercice clos. Le document doit suivre une forme précise dont vous pouvez télécharger un exemple ici.
Le compte-rendu financier prendra la forme d’un tableau faisant le détail des charges et des produits liés au projet subventionné. Aussi, il devra être complété de deux annexes justifiant les écarts éventuels entre le prévisionnel et le budget final et une information qualitative “décrivant notamment la nature des actions entreprises et les résultats obtenus par rapport aux objectifs initiaux du projet.”
Ce justificatif est une obligation légale. En effet, l’administration doit pouvoir justifier de l’utilisation faite de l’argent public donné sous forme de subvention aux associations. Aucune autre demande de subvention ne pourra être reçue tant que ce document n’aura pas été fourni.
Enfin, sachez qu’une association ayant reçu une subvention publique peut également être sujette à un contrôle financier. Celui-ci aura pour mission de vérifier la conformité entre le projet et l’utilisation finale des fonds alloués à l’association.
Convention entre l’association et l’administration
Si votre association perçoit une subvention d’un montant supérieur à 23 000 euros, vous devrez alors signer une convention avec l’administration compétente.
Ce document formera un contrat entre les deux entités précisant :
- le montant de la subvention,
- les conditions de versement
- le détail de ce à quoi cette subvention sera utilisée.
Les associations subventionnées peuvent être obligées de fournir des comptes annuels
Si votre association reçoit un total de subventions dépassant le montant de 153 000 euros, alors, celle-ci devra se plier à l’exercice des comptes annuels. Ces comptes seront à fournir que cette somme soit obtenue par une seule aide ou par l’addition de plusieurs subventions.
Les comptes annuels devront fournir :
- un bilan,
- un compte de résultat,
- une annexe.
Nommer un commissaire aux comptes
Pour signer votre convention, veiller à sa bonne exécution et réaliser ses comptes annuels, vous devrez nommer un commissaire aux comptes ainsi qu’un suppléant au sein de votre association. En outre, pour des raisons de transparence, les comptes annuels ainsi que le rapport de votre commissaire devront faire l’objet d’une publication au JOAFE.
Dans le cas où vous contreviendriez à votre obligation de publier vos compte annuels, vous encourriez une amende pouvant aller jusqu’à 9 000 euros.
Quels sont les risques en cas d’utilisation frauduleuse de subventions ?
Une subvention, c’est de l’argent public qu’une administration octroie à votre association afin que vous puissiez financer vos activités ou un projet en particulier. Votre gestion de ces fonds doit être irréprochable. Dans ce domaine, toute infraction peut entraîner de graves conséquences.
Ainsi, comme nous l’avons évoqué plus tôt, l’utilisation frauduleuse d’une subvention peut être considérée comme un abus de confiance.
Dans ce domaine, l’association, mais aussi ses dirigeants, encourent des peines pouvant aller jusqu’à 375 000 euros d’amende et 3 ans de prison.
Nous avons également abordé le fait que vous étiez dans l’obligation de publier vos comptes annuels. Dans ce domaine, contrevenir à cette obligation vous expose à une amende pouvant aller jusqu’à 9 000 euros.
