Voici un exemple de convocation à l’assemblée générale d’une association. Vous devrez porter une attention particulière à la rédaction de ce document. En plus de comporter les informations utiles à la présence des participants (date, lieu, heure), vous devrez y faire figurer l’ordre du jour. Ensuite, la convocation devra être envoyée par courrier recommandé, courrier postal ou par email. Comme tous les documents liés au fonctionnement de votre association, vous devrez l’archiver pour une durée de cinq ans.
Qu’est-ce qu’une assemblée générale pour une association ?
L’ensemble des règles qui permettent d’organiser l’assemblée générale d’une association est laissé à la discrétion de l’association elle-même. Ce sont les statuts et l’assemblée générale qui en fixent les contours. Cependant, les règles rapportées ici sont celles que l’on retrouve le plus souvent en pratique dans les associations. Elles ne sont pas des contraintes légales et votre association peut très bien avoir fixé son propre cadre. Aussi, n’hésitez pas à consulter vos statuts.
L’assemblée générale d’une association loi 1901 s’organise traditionnellement une fois par an. Elle prend la forme d’une réunion à laquelle sont invités les membres ainsi que les dirigeants de l’association. Elle se distingue de l’assemblée générale extraordinaire. En effet, cette dernière a généralement pour mission de se pencher sur des décisions plus lourdes et engageantes (acquisition de bien foncier et modification des statuts par exemple).
L’assemblée générale ordinaire d’une association permet au bureau de :
- défendre son bilan moral et financier,
- d’obtenir le quitus de l’assemblée générale.
- Aussi, elle permet de s’assurer que les actions mises en place respectent l’objet de l’association.
- Enfin, elle permet d’établir le cap des actions pour l’année à venir.
Qui est chargé d’écrire la convocation ?
Vous aurez probablement tranché ce point à la phase d’écriture de vos statuts. Néanmoins, si ce n’est pas le cas, la tâche revient le plus souvent au président ou au secrétaire.
Rédiger l’ordre du jour
Vous devrez impérativement faire parvenir l’ordre du jour de l’assemblée générale de votre association à ces participants. Ce document est capital. En effet, c’est lui qui fixera le programme de votre réunion.
Le plus souvent, les règles qui fixent le processus d’écriture de votre ordre du jour sont inscrites dans les statuts de votre association. Ainsi, pouvez vous préciser dans vos statuts :
- la personne à qui revient la mission d’écrire l’ordre du jour,
- comment un membre peut y faire porter un point
- et de fixer le délai pour convoquer l’assemblée générale et avant lequel le document doit parvenir aux participants.
Quand envoyer la convocation à l’assemblée générale d’une association ?
Avant l’assemblée générale, vous devez en rédiger la convocation et l’envoyer aux personnes concernées. Généralement, on considère comme convenable de faire parvenir ce document au minimum deux semaines avant la date de l’événement. En effet, ce délai permet aux participants de prendre connaissance de l’ordre du jour, des documents qui pourraient être joints à la convocation et de se préparer aux débats.
De nombreux moyens sont envisageables pour communiquer la convocation à l’assemblée générale. Cependant, les associations privilégient généralement le courrier recommandé, le courrier postal ou l’envoi par email.
Faut-il archiver la convocation ?
Vous trouverez ici un exemple de convocation pour l’assemblée générale d’une association. Le document final, celui que vous utiliserez pour votre convocation, sera à archiver.
Ce n’est pas tout. Durant votre assemblée générale, il est probable que vous procédiez à l’émargement des participants. La feuille d’émargement doit également être intégrée à vos archives. En cas de litige, celle-ci vous permettra de prouver que le quorum nécessaire à la validation des décisions de votre AG était bien atteint.
Légalement, les documents de fonctionnement d’une association loi 1901 sont à conserver pour une durée minimale de cinq ans.
Modèle de convocation pour l’assemblée générale d’une association
Nous vous proposons ici de télécharger un exemple de convocation pour l’assemblée générale d’une association. Bien sûr, ce document ne doit pas être envoyé tel quel à vos membres. Il s’agit d’un exemple que vous devez adapter aux besoins et à la réalité de votre réunion.
Les informations à inscrire sur votre convocation peuvent être :
- L’entête de votre convocation. Vous pouvez y apposer votre logo et renseigner votre nom, adresse du siège social et contact mail ou téléphonique.
- L’objet de votre courrier
- Ici vous donnez les détails de votre AG. Le lieu, la date et l’heure.
- Renseignez l’ordre du jour de l’assemblée générale de votre association.
- Vous pouvez rappeler les règles principales, présentes dans vos statuts et réglant l’organisation de votre assemblée générale. Par exemple : rappeler la règle d’écriture de l’ordre du jour, de délai d’envoi, le mode de scrutin, le quorum… donner les informations utiles, pour identifier le texte dans les statuts.
- Si besoin, vous pouvez lister les pièces jointes à cette convocation. Les pièces jointes permettent généralement de préparer l’AG. Elles sont constituées de bilan comptable, d’action, du projet pour l’année à venir…
- Finalement, faites figurer le nom, prénom et statuts de l’expéditeur du courrier.
Éléments que vous pouvez souhaiter ajouter à votre convocation
Cette partie n’est pas présente dans l’exemple de convocation pour l’assemblée générale d’une association que nous vous proposons de vous envoyer. Cependant, sachez que certaines associations ajoutent dans leur convocation, un encart de délégation de pouvoir permettant de donner procuration de vote à un membre de l’association. Il sera utilisé par les membres ne pouvant être présents à l’AG mais souhaitant tout de même y être représentés.
